Concept : plans de présence pour l’aide financière

Vous pouvez utiliser des régimes de présence pour projeter la présence prévue des étudiants, avant même qu’ils ne s’inscrivent à des cours. Ils peuvent vous aider à déterminer les renseignements à utiliser quand :

Le calcul du coût de la présence.
Regrouper les attributions à des étudiants.
Exécutant d’autres processus d’aide financière.

Workday obtient les informations relatives au régime d’aide financière d’un étudiant à partir de son programme d’études principal et de ses politiques d’aide universitaire et financière. Si l’étudiant a plusieurs dossiers universitaires, Workday utilise le point de vue principal du dossier de déclaration de l’étudiant.

Workday désigne les rangées des régimes de présence comme des enregistrements de période d’aide financière. Les FAPR contiennent des données sur l’aide financière que Workday utilise pour traiter l’aide financière pour une période universitaire, telles que :

Statut du chargement.
Détails du statut de la classe.
Type d’année universitaire d’aide financière.

Les étudiants ne peuvent pas avoir plusieurs FAPR contenant les mêmes dates. Exemple : un étudiant ne peut pas avoir de FAPR pour le trimestre d’été et le semestre d’été lorsque les deux périodes contiennent le 1er août.

Workday crée automatiquement des régimes de présence pour l’aide financière pour les éléments suivants :

Les postulants lorsqu’ils déclarent un programme d’études.
Les étudiants lorsqu’ils sont immatriculés dans un programme d’études.

Lorsqu’un étudiant n’a pas de plan de présence, Workday en crée un pour lui lorsque la tâche

Actualiser un plan de présence

s’exécute pendant l’orchestration de l’emploi de nuit. Workday utilise la date de début prévue de l’étudiant pour créer des plans de présence et ajoute des périodes universitaires aux plans de présence lorsque les conditions suivantes sont réunies :

L’étudiant a l’un des statuts suivants pour son poste principal à la date de début standard de la période universitaire :
En cours
Absences
Finalisation en attente
Soit :
La période universitaire est antérieure à la date de fin prévue ou contient une date de fin prévue.
L’étudiant a une inscription, un contrat d’organisme subventionnaire, une renonciation ou une transaction ISIR pour la période universitaire.
Pour les inscriptions, Workday inclut les inscriptions qui ont été abandonnées avec le statut
Non enregistré
.
Pour les transactions ISIR, Workday ajoute toutes les périodes universitaires de l’exercice d’attribution d’aide financière associées à la transaction ISIR. Exemple : l’étudiant a une transaction ISIR pour l’exercice d’attribution d’aide financière 2022-2023, qui est composé de 4 périodes universitaires. Workday inclut les quatre périodes universitaires dans le plan de présence de l’étudiant.

Si un étudiant a un changement d’enregistrement de déclaration à une date future, Workday crée également des périodes universitaires pour cet enregistrement. Exemple : un étudiant s’attend à terminer son POS de premier cycle au cours du été 2020 et à compter de l’2020, dans le même établissement. Workday crée des périodes universitaires pour les éléments suivants :

Les périodes universitaires du premier cycle, jusqu’au été 2020.
Les périodes universitaires du cycle supérieur, commençant à l’impôt 2020.

Workday remplit la colonne

Période d’entrée

avec

la valeur Oui

pour les périodes universitaires de la première année d’attribution d’un étudiant.

Lorsqu’une modification de l’inscription, du programme d’études ou d’un autre événement peut avoir une incidence sur l’aide financière d’un étudiant, Workday indique que son plan de présence doit être actualisé lorsque la tâche

Actualiser le plan de présence

s’exécute pendant l’orchestration de l’emploi de nuit. Workday orchestre la tâche avec d’autres processus de nuit pour s’assurer que les processus en aval disposent des informations les plus précises et les plus récentes sur le régime de présence.

Vous pouvez également exécuter la tâche

Actualiser un plan de présence

pour des étudiants individuels en dehors de l’orchestration des emplois de nuit à l’aide des rapports suivants :

Exécuter des processus d'aide financière pour étudiants par postulant
Exécuter des processus de services financiers pour étudiants par étudiant

Voir : Référence : exécuter des rapports sur les processus de gestion financière étudiante.

Selon le motif d’actualisation, Workday peut actualiser l’ensemble du plan de présence ou seulement une partie :

Motif d'actualisation	Mises à jour du plan de présence
Les changements suivants :	Workday actualise l’ensemble du plan de présence. Workday met également à jour les autorisations de sécurité des utilisateurs pour garantir que l’enregistrement d’aide financière, les enregistrements de la période d’aide financière et les données d’aide financière de l’étudiant ne sont accessibles qu’aux personnes rattachées à l’entité universitaire et au niveau universitaire correspondants. Lorsque l’enregistrement de rapports d’un étudiant change au milieu d’une période universitaire et que vous actualisez son plan de présence, tout changement touchant les personnes qui peuvent accéder à leurs renseignements sur l’aide financière prend effet au début de la période universitaire suivante. Workday recommande ce qui suit : Vérifiez que les autorisations de sécurité des données d’aide financière de l’étudiant sont cohérentes avec les autorisations de sécurité de son enregistrement de rapports. Actualisant de nouveau le plan de présence au début de la période universitaire suivante pour voir les changements de sécurité de l’enregistrement de production de rapports.
L’étudiant a un événement d’inscription, d’évaluation, d’association interne ou de transfert de crédits.	Workday actualise : Chargez les statuts pour toutes les périodes universitaires pour lesquelles l’étudiant s’est inscrit aux cours. Le statut des classes pour la période universitaire concernée et toutes les périodes universitaires ultérieures.
Vous importez un ISIR, créez un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants ou enregistrez une renonciation pour l’étudiant, et la période universitaire dans laquelle la transaction a lieu n’est pas déjà dans le régime de présence.	Workday ajoute des périodes universitaires au plan de présence.
L’étudiant a l’un des statuts suivants pour son poste principal à la date de début standard de la période universitaire : En cours Absences Finalisation en attente Et soit : La date de fin prévue de l’étudiant est avancée. L’étudiant a une inscription, un contrat d’organisme subventionnaire, une renonciation ou une transaction ISIR pour une période universitaire qui n’est pas incluse dans le plan de présence.	Workday ajoute des périodes universitaires au plan de présence.
La date de fin prévue de l’étudiant est reculée.	Workday désactive les périodes universitaires dans le plan de présence, sauf si : L’étudiant a l’un des statuts suivants pour son poste principal à la date de début standard de la période universitaire : En cours Absences Finalisation en attente La période universitaire comporte une transaction d’enregistrement, de contrat d’organisme subventionnaire, de renonciation ou de ISIR.
Le point de vue principal de l’étudiant change selon les calendriers universitaires.	Workday désactive les périodes universitaires de l’ancien calendrier qui chevauchent les périodes universitaires du nouveau calendrier.
Vous antidatez la date de fin prévue de l’étudiant et le transférez à un POS dont le calendrier universitaire est différent.	Workday recrée les enregistrements de la période d’aide financière dans le plan de présence, sauf si l’étudiant a des décaissements qui ne sont plus nécessaires dans les enregistrements de la période d’aide financière.
Le statut du dossier universitaire de l’étudiant devient inactif.	Workday désactive les périodes universitaires postérieures à la date à laquelle l’étudiant devient inactif.

Si une FAPR devient inactive à la suite de l’actualisation d’un plan de présence et que vous voulez en comprendre la raison, créez un rapport personnalisé pour afficher le statut d’étudiant pouvant être désactivé :

Statut désactivé	Motif
Changement de calendrier	L’étudiant est passé à un programme d’études selon un calendrier universitaire différent.
Inactif	Le statut du dossier universitaire de l’étudiant devient inactif
Matriculation	Le postulant est inscrit à un programme d’études.
Clôture de période	La date de fin de la période universitaire figurant dans le dossier de programme d’études d’un étudiant a été atteinte.
Changement de programme d'études	Le programme d'études de l'étudiant a été modifié.
Reconditionnement	Le résultat de l’ensemble d’aide financière de l’étudiant n’est plus exact et un nouvel ensemble d’aide financière a été créé. Exemple : lorsque l’admissibilité d’un étudiant à une attribution a changé.
Système Workday	L'enregistrement de la période d'aide financière a été désactivé en raison d'une conversion.

Lorsqu’un étudiant change de programme d’études et que les calendriers des nouveaux et des anciens postes ne correspondent pas, il peut y avoir un écart entre la date de fin de la période universitaire de l’ancien poste et la date de début de la période universitaire du nouveau poste. Pour tenir compte de cet écart, Workday reporte la date de fin de la période universitaire pour les POS initiales dans la FAPR.

Exemple : le point de vue actuel d’un étudiant utilise un calendrier avec des trimestres. La période universitaire du trimestre de trimestre se termine le 30 mai. En été, il remplace son point de service par un calendrier avec des semestres. La période universitaire du semestre d’été commence le 5 juin. Pour combler l’écart dans le temps, Workday reporte la date de fin de la période universitaire du trimestre de été dans la FAPR des POS initiaux.

Workday ne prend pas en charge le chevauchement de périodes universitaires ou les changements de calendrier dans les périodes universitaires. Ces situations peuvent entraîner des résultats inattendus dans le plan de présence de l’étudiant.