Créer de nouvelles factures pour un contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une facture d’organisme subventionnaire pour étudiantset la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Student Financials.
- Sécurité : domaine Manage: Student Sponsor Contract Invoicingdans le domaine fonctionnel Student Financials.
Vous pouvez utiliser la facture d’un organisme subventionnaire pour étudiants pour enregistrer un événement de facturation et créer une comptabilisation des créances pour un organisme subventionnaire en fonction des modalités d’un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants. Vous pouvez créer une facture d’organisme subventionnaire pour étudiants pour :
- Frais de scolarité et frais facturés à un organisme subventionnaire.
- Des lignes de contrat spécifiques dans le contrat d’un organisme subventionnaire pour étudiants.
- Les ajustements des montants facturés précédents.
Workday génère des écritures comptables à l’aide de la facture de l’organisme subventionnaire pour étudiants et les inscrit dans les comptes de grand livre que vous configurez dans vos règles d’inscription comptable.
- Accédez au rapportRechercher des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants.
- Cliquez sur le contrat d'un organisme subventionnaire pour étudiants, puis surCréer des nouvelles factures.
- Exécutez la tâche :
Option Description Contact de facturationWorkday affiche les contacts à partir du profil de l’organisme subventionnaire. Si vous ne définissez pas de contact de facturation par défaut pour un organisme subventionnaire, Workday laisse ce champ vide.Ces contacts reçoivent les courriels de factures d’organismes subventionnaires pour étudiants.Adresse de facturationSélectionnez l’adresse que vous souhaitez utiliser pour la facture de l’organisme subventionnaire pour étudiants. L’invite inclut uniquement les adresses associées à l’organisme subventionnaire sélectionné.Type de factureVous pouvez utiliser la tâcheEdit Student Sponsor Invoice Layout Rulepour configurer les types de factures à sélectionner dans cette inviteDate de la factureWorkday utilise cette date pour inscrire la facture dans la première période de grand livre ouverte. - Dans la grilleLignes de contrat, cochez la case pour chaque ligne que vous souhaitez facturer.Chaque ligne sélectionnée génère une facture distincte.
- Cliquez surOK.
Lorsque vous soumettez la facture, Workday lance le processus de gestion
Événement lié à une facture d’organisme subventionnaire pour étudiants
. Une fois le processus terminé et la facture approuvée, Workday change le statut à Approuvé
et crée les écritures comptables. Les factures au statut Brouillon conservent le statut
En cours
, Approuvé
ou Annulé
. Les validations de comptes de clients standard ne postuler aux factures d’organismes subventionnaires pour étudiants. Par conséquent, des règles de validation de gestion financière non liées n’interrompent pas la facturation automatisée des organismes subventionnaires.- Ajoutez les tâches Remarque,Annuler,Gérer les pièces jointes,Imprimer les factures d'organismes subventionnaires pour étudiantsouModifier une facture approuvéeà partir du menu des actions connexes d'une facture pour la modifier.
- Accédez à la tâcheCreate Consolidated Student Sponsor Invoicepour regrouper plusieurs factures pour un seul organisme subventionnaire en un seul document.
- Accédez au rapportAfficher le contrat d’un organisme subventionnaire pour étudiantspour afficher les factures associées. Vous pouvez également accéder aux rapports suivants pour suivre et surveiller les factures des organismes subventionnaires d’étudiants :
- Rechercher des factures d'organismes subventionnaires pour étudiantspour afficher les détails de chaque facture, notamment le statut de paiement , les dates d'échéance et les renseignements connexes sur l'organisme subventionnaire.
- Rechercher des factures consolidées d’organismes subventionnaires pour étudiantspour effectuer le suivi des factures que nous avons regroupées dans un seul document consolidé.
- Rechercher des lignes de contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants nécessitant une refacturationpour repérer les lignes de contrat qui nécessitent des ajustements ou une refacturation en raison de changements dans les montants du contrat.
- Rechercher des groupes de lots d’impression des factures d’organismes subventionnaires pour étudiantspour surveiller le statut de la livraison et de l’impression en lot de vos lots de factures.
- Imprimez ou envoyez par courriel les factures à l’organisme subventionnaire.
- Imputez les paiements d’organismes subventionnaires aux nouvelles factures d’organismes subventionnaires pour étudiants.
- Sélectionner à partir du menu des actions connexes d’un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants pour corriger les montants de factures après avoir facturé les organismes subventionnaires. Voir Synchroniser les factures et les lignes de contrat.
- Sélectionner à partir du menu des actions connexes du contrat pour ajuster les montants des lignes.