Créer des règles de priorité des paiements
Sécurité : domaine
Set Up: Student Payments
dans le domaine fonctionnel Student Financials. Les groupes de priorité vous permettent de contrôler la façon dont Workday impute les paiements aux frais. Le groupe de priorité associé à une attribution, à un paiement, à une renonciation ou à un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants détermine :
- La priorité des paiements peut couvrir, par type de frais, des éléments de frais étudiants précis ou une combinaison.
- La plage de temps d’application pour la sélection des frais admissibles, par exemple la période universitaire actuelle ou toute autre période universitaire.
- La plage de temps de non-imputation pendant laquelle le paiement peut annuler l’imputation.
- L’ordre de paiement des frais, tel que les frais les plus anciens ou la période universitaire la plus ancienne, en premier.
- Tous les éléments de frais exclus.
Vous pouvez donner la priorité aux paiements d’un groupe de priorité par rapport aux autres en les classant.
Exemple : des paiements remboursables et non remboursables peuvent payer les frais de scolarité. Workday recommande d’appliquer d’abord les paiements non remboursables afin de pouvoir rembourser l’étudiant pour tout paiement de frais de scolarité excédentaire. Vous pouvez créer deux groupes de priorité, chacun incluant les frais de scolarité et associant le groupe de priorité ayant le rang le plus élevé à l’élément de paiement non remboursable.
Workday peut également échanger un paiement précédemment imputé en fonction de groupes de priorité.
Exemple : Workday applique un paiement remboursable aux frais de scolarité d’un étudiant. Quelques semaines plus tard, vous recevez un paiement non remboursable qui peut également couvrir les frais de scolarité. En fonction du classement du groupe de priorité ou tant que la priorité ou le classement du groupe de priorité des paiements non remboursables est plus élevé, Workday :
- Imputer le nouveau paiement non remboursable.
- Annule l’imputation du paiement remboursable précédent.
À mesure que vous créez plus de groupes et des règles plus complexes, les groupes de priorité des paiements peuvent être plus difficiles à gérer. Avant de créer des groupes de priorité, déterminez les groupes dont vous avez besoin et s’il existe des dépendances.
- Accédez à la tâcheMettre à jour des groupes de priorité des paiements d’étudiants.
- Sélectionnez l’institution.Toutes les entités universitaires et tous les niveaux universitaires partagent les mêmes règles de groupe de priorité.
- Pour la sectionConfiguration de l’annulation de l’imputation de paiements, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Limiter l’annulation de l’imputation de paiements par exercices d’attribution (tous les groupes de priorité)Sélectionnez cette option pour limiter l’annulation de l’imputation de paiements aux exercices d’attribution d’aide financière les plus récents.Annulez l’imputation de tous les paiements des frais et imputez ces frais à nouveau lors de la réévaluation des frais pour un étudiant.Les imputations de paiements des années d’attribution précédentes changent peu, ce qui fait annuler l’imputation des années d’attribution précédentes pour augmenter inutilement le volume de traitement. Pour améliorer la performance, Workday recommande de limiter l’annulation des imputations de paiements à un an.Nombre d'exercices d'attributionIndiquez jusqu’à quelle date Workday annule l’imputation des paiements.Exemple : entrez2pour limiter les imputations de paiements annulées à l’année d’attribution actuelle et aux années précédentes. - Pour la sectionConfiguration des groupes de priorité de l’imputation des paiements, tenez compte des éléments suivants :
Option Description OrdreDéfinissez l’ordre pour l’échange de paiements. Workday recommande de classer les groupes de priorité à partir des éléments suivants :- Des plus restrictifs au moins restrictifs. Exemple : frais de scolarité avant frais de scolarité et frais.
- Non remboursable au remboursable. Exemple : paiements non remboursables avant les paiements en espèces remboursables.
Exemple : le 15 août, un parent paie tous les frais de chute de son étudiant au moyen d’un paiement remboursable en équivalent d’espèces. Le 15 septembre, l’étudiant reçoit une bourse non remboursable uniquement pour les frais de scolarité. Étant donné que le groupe de priorité de la bourse a un ordre supérieur au groupe de priorité du paiement, Workday échange les paiements. La bourse paie désormais les frais de scolarité et le paiement comporte un solde porté au crédit du compte non imputé.Groupe de prioritéEntrez un nom pour votre groupe de priorité.Description(Facultatif) Vous pouvez entrer une description, ajouter un lien externe vers votre propre documentation ou faire les deux.Plage de temps d’applicationPrécisez les frais qu’un paiement peut couvrir, en fonction de la période universitaire ou de l’exercice actuel d’attribution auquel les frais s’appliquent.- Toutes: Workday paie les frais à partir de n’importe quelle période universitaire.
- Période universitaire actuelle: Workday paie les frais correspondant à la période universitaire du paiement.Exemple : les paiements à l’impôt de 2023 peuvent uniquement couvrir les frais de cette période.
- Périodes universitaires actuelles et futures: Workday paie les frais dans la période universitaire des périodes de paiement et futures.Exemple : les paiements effectués au cours de l’Automne 2023 peuvent satisfaire les frais pour cette période et le été de fin 2024.
- Périodes universitaires actuelles et futures dans l’année d’attribution: Workday paie les frais dans la période universitaire du paiement et dans les périodes futures au cours de la même année d’attribution.Exemple : pour l’année d’attribution 2023-2024, les paiements effectués au cours de l’année d’attribution 2023 peuvent satisfaire les frais pour cette période et le trimestre de fin 2024.
- Périodes universitaires actuelles et antérieures: Workday paie les frais sans restriction de l’année d’attribution.Exemple : les paiements à l’impôt 2023 peuvent couvrir les frais au cours du trimestre de début 2023.
- Périodes universitaires actuelles et antérieures dans l’année d’attribution: Workday paie les frais dans la période universitaire du paiement et dans toutes les périodes antérieures au cours de la même année d’attribution.Exemple : pour l’année d’attribution 2023-2024, les paiements effectués au cours du été 2024 peuvent satisfaire les frais de l’année d’attribution 2023.
- Exercice actuel de l’attribution: Workday paie les frais pour toute période universitaire qui se trouve dans la même année d’attribution que le paiement.Exemple : pour l’année d’attribution 2023-2024, les paiements effectués au cours du été 2024 peuvent satisfaire les frais de l’année d’attribution 2023.
Plage de temps d’annulation de l’imputation(Facultatif) Vous pouvez ajouter des critères supplémentaires à chaque groupe de priorité pour préciser la plage de temps pendant laquelle le paiement peut annuler l’imputation. Ce champ fonctionne avec les critères de la sectionConfiguration de l’annulation de l’imputation de paiementsau niveau institutionnel et s’applique lorsque les deux sont valides.- Période universitaire: Workday ne peut annuler l’imputation qu’avant la fin de la période universitaire du paiement.
- Exercice d’attribution: Workday ne peut annuler l’imputation qu’avant la fin de l’année d’attribution du paiement.
- Ne pas annuler l’imputation: lorsque le paiement comporte des imputations, Workday n’annule pas l’imputation du paiement. Ce statut permet à Workday d’imputer tout montant restant porté au crédit du compte aux frais. Vous pouvez toujours annuler manuellement l’imputation du paiement.
Ordre de triHiérarchiser les frais admissibles lorsqu’un paiement ne les couvrira pas tous. Avec les trois dernières options, si plus d’un frais a la même priorité, Workday suit l’ordre dans la colonneType de frais.- Ordre des frais: Workday paie les frais selon l’ordre de la colonneType de frais. Lorsqu’il existe plusieurs frais du même type, Workday classe en premier les frais créés par ordre de priorité.
- Période universitaire actuelle d’abord: Workday classe d’abord les frais dans la période universitaire actuelle, puis par l’AP la plus ancienne, en appliquant l’ordre des types de frais dans chaque attribution.
- Période universitaire la plus ancienne d’abord: Workday classe d’abord les frais dans la période universitaire la plus ancienne, en appliquant l’ordre des types de frais dans chaque AP.
- Date d’échéance sur les frais les plus anciennes: Workday paie d’abord les frais avec la date d’échéance la plus ancienne. Lorsque plusieurs frais ont la même date d’échéance, Workday établit la priorité en fonction de l’ordre des frais.
Frais admissibles seulementCochez cette case pour limiter les paiements aux seuls éléments de frais avec une classification de titre TV qui correspondent aux champsType de fraisetCritères de la plage de temps.Vous pouvez appliquer l’aide aux étudiants aux frais non institutionnels avant de générer des remboursements, quand :- Vous décochez cette case.
- Les étudiants autorisent l’autorisation fédérale d’aide aux étudiants.
- Ou les deux.
Pour les établissements qui font l’objet d’un programme d’aide financière Titre 4, votre groupe de priorité doit :- Classez l’élément de frais pour le recouvrement du remboursement en tant que titre TV.
- Cochez la caseTitre TV - Frais admissibles.
- Incluez le type de fraisRecouvrement de remboursements.
Exemple : vous pouvez appliquer l’aide aux étudiants pour les frais de bibliothèque lorsque vous ajoutez le type defrais Frais de bibliothèquedans le groupe de priorité, et soit :- Vous ne cochez pas la caseTitre TV - Frais admissibles.
- Les étudiants autorisent l’autorisation fédérale d’aide aux étudiants.
Type de frais(Facultatif) Vous pouvez préciser les types de frais qu’un paiement peut satisfaire. Répertorie les types de frais par importance lorsque vous sélectionnez l’optionOrdre de fraispour l’ordre de tri.Pour décaisser vos contrats d’aide financière et d’organisme subventionnaire, joignez le type de fraisRecouvrement d’un remboursementà au moins un groupe de priorité par établissement. Le type de fraisRecouvrement de remboursementsdoit être configuré dans le groupe de priorité pour payer les frais de récupération. Workday recommande d’ajouter le type de frais pour le recouvrement d’un remboursement à tous les groupes de priorité des paiements pertinents, à l’exception des suivants :- En tant que type de frais pour des groupes de spécialités comme ceux de l’assurance maladie ou des frais de retard.
- Dans des groupes de priorité non remboursables.
Pour les établissements qui font l’objet d’un programme d’aide financière Titre 4, votre groupe de priorité doit :- Classez l’élément de frais pour le recouvrement du remboursement en tant que titre TV.
- Cochez la caseTitre TV - Frais admissibles seulement.
- Incluez le type de fraisRecouvrement de remboursements.
Exclusion pour l'élément de frais(Facultatif) Vous pouvez préciser les éléments de frais associés au type de frais sélectionné qu’un paiement doit exclure lors de l’imputation. Workday applique uniquement les éléments exclus pour cette rangéede type de frais.Inclusion des éléments de frais(Facultatif) Vous pouvez préciser des éléments de frais à inclure dans une rangée de priorité précise pour le paiement.