Étapes : définir et gérer les changements de statut d’étudiant
- Configurez les processus de gestion et les politiques de sécurité ci-dessous dans le domaine fonctionnel Student Records :
- Événement de congédiement d'un étudiant
- Événement de retrait d'un étudiant institutionnel
- Événement lié aux absences d'un étudiant
- Événement lié à l'interruption d'un étudiant
- Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Student Records :
- Manage: Academic Records
- Reports: Academic Records
Vous pouvez gérer et enregistrer les changements de statut de programme d’études suivants pour les étudiants dans Workday :
- Congédiement
- Retrait institutionnel
- Absences
- Interruption
Vous pouvez également utiliser les services Web suivants pour charger les changements de statut d’étudiant dans Workday :
- Importer des événements de congédiement d'étudiants
- Importer les retraits institutionnels des étudiants
- Importer les absences pour étudiants
- Importer des interruptions pour étudiants
Ces changements de statut :
- S’appliquent à tous les programmes d’études en cours dans le même dossier universitaire.
- Mettre à jour en conséquence les processus associés dans des domaines tels que l’aide financière et la gestion financière étudiante.
Vous pouvez signaler une date différente pour le changement de statut en précisant la
Date de détermination
. Exemple : un étudiant produit des documents pour une absence médicale après le début de son absence. Utilisez la date de détermination pour effectuer le suivi de l’absence en fonction de la date de production des documents.Workday utilise la date de détermination de l’aide financière. Les calculs pour le retour du titre IV doivent être finalisés dans les 30 jours suivant la date de détermination. Le ministère de l’Éducation exige le retour des fonds non gagnés du Titre IV dans les 45 jours suivant la date de retrait ou la date de détermination, selon la dernière de cette date.
Lorsqu’un étudiant a des inscriptions avec des notes finales affectées, mais pas encore publiées, vous ne pouvez pas modifier le statut de son programme d’études. Les administrateurs devront retirer ou publier les résultats d'évaluation en attente pour modifier le statut d'étudiant.
- Définissez les motifs de changement de statut.
- (Facultatif) Configurez les contrôles de dates suivants dans la tâcheMettre à jour les contrôles de dates de périodes universitaires:
- Désinscription sans fin de l'enregistrement
- Désinscription avec fin du niveau W
Ces dates définissent la façon dont Workday gère les inscriptions actuelles et futures lorsque le statut d’étudiant change.Lorsque vous ne configurez pas ces contrôles de date, Workday retire les inscriptions en cours et attribue une note de Retrait. - (Facultatif) Configurer des questionnaires et des questions.Créez des questionnaires pour le processus de gestionDemander une absence pour un étudiant. Les questionnaires vous permettent de recueillir des informations sur les motifs pour lesquels un étudiant demande une absence.
- Dans le menu des actions connexes d’un étudiant, sélectionnezDossier universitaireet sélectionnez l’une des tâches suivantes :
Option Description Lancer le congédiement d'un étudiantLance le processus de gestionÉvénement de congédiement d’un étudiant.Lancer une interruption pour un étudiantLance le processus de gestionÉvénement lié à une suspension d’étudiant.Demander un retrait institutionnel pour un étudiantLance le processus de gestionÉvénement de retrait d’un étudiant institutionnel.Vous pouvez :- Accédez à cette tâche pour les dossiers universitaires actifs ou les dossiers universitaires inactifs ayant une date future.
- Entrez unedate de retraitpassée ou future : .
Les étudiants peuvent demander un retrait à l’aide de la tâcheDemander un retraitet préciser une date de retrait future.Demander une absence pour un étudiantLance le processus de gestionÉvénement lié à une absence d’étudiant.Vous pouvez :- Accédez à cette tâche pour les dossiers universitaires actifs ou les dossiers universitaires inactifs ayant une date future.
- Entrez unedate de début de l'absenceantérieure à l'absence d'un étudiant ().
Les étudiants peuvent demander une absence en utilisant la tâcheDemander une absence.(Facultatif) Précisez ladate de déterminer la date àlaquelle vous souhaitez déclarer un rapport à une date différente.
Une fois le processus de gestion applicable terminé, Workday :
- Change le statut du programme d'études de l'étudiant aux dates précisées.
- Affiche le statut dans le rapportAperçupour le groupe de profil Universitaires du profil d'étudiant.
- Marque l’étudiant pour l’orchestration des emplois de nuit afin d’intégrer les incidences de sa réactivation sur l’aide financière.
Workday retire ou abandonne également les inscriptions actuelles et futures en fonction des contrôles de date que vous avez configurés pour chaque période universitaire. Lorsque la date de la demande de changement de statut est :
- Avant la datede fin de la désinscription sans enregistrement, Workday désinscrit les inscriptions.
- Entre les datesDésinscription sans fin de l’enregistrementetDésinscription avec fin du niveau W, Workday retire les inscriptions et annule les inscriptions sur liste d’attente.
- Une fois la datede fin de la désinscription du niveau W, Workday laisse l’inscription telle quelle.
Workday modifie automatiquement l’enregistrement de déclaration de l’étudiant lorsque :
- L'étudiant a plusieurs dossiers universitaires.
- Un changement de statut désactive leur enregistrement de déclaration.
Vous pouvez utiliser le rapport
View Program of Study History for Student
pour auditer l’historique des transactions du programme d’études d’un étudiant.Pour modifier la date de détermination du congédiement et de la suspension, vous pouvez utiliser :
- Tâche Edit Programs of Study for Student.
- RapportMettre à jour en masse le statut d’étudiant.