Concept : cohortes d’étudiants

Exemples :

Vous pouvez donner aux administrateurs de votre établissement la possibilité de créer et de mettre à jour des promotions qui servent un objectif fonctionnel précis. Vous créez des ensembles de cohortes afin que d’autres administrateurs puissent créer des cohortes uniquement à des fins fonctionnelles. Exemple : un regroupement de cohortes pour les étudiants faisant l’objet de mesures disciplinaires.

Les recouvrements de cohortes sont fondés sur un ou plusieurs types de cohortes. Le type de cohorte n’est pas limité à une seule collection. Lorsque vous créez la collection, toutes les cohortes qui utilisent le type de cohorte font partie de cette collection.

Vous pouvez ensuite affecter des rôles à la collection de cohortes. Si un utilisateur a un rôle dans un recouvrement, il a automatiquement un rôle dans les cohortes qui font partie du recouvrement.

À l’aide de la tâche

Créer une cohorte d’étudiants pour le recouvrement

, l’administrateur de la collection de cohortes peut créer des promotions en fonction des types de cohortes de la collection. Après avoir créé la cohorte, l’administrateur peut afficher :

Toutes les adhésions actuelles et futures des cohortes de la collection.
Les rôles de soutien affectés à la cohorte disponibles pour l’étudiant dans le rapport
Afficher mon réseau de soutien
. Le rapport est disponible uniquement pour les membres de dossier universitaire dans des promotions.

Un étudiant est membre actif d’une cohorte uniquement lorsqu’un ou plusieurs de ses dossiers universitaires appartiennent actuellement à la cohorte.

Vous pouvez créer :

Cohortes manuelles : ajoutez ou retirez des étudiants manuellement.
Cohortes fondées sur des critères : utilisez une recherche enregistrée ou un rapport personnalisé pour remplir et mettre à jour automatiquement la cohorte.

Vous pouvez également préciser des remplacements temporaires pour les adhésions à une cohorte fondées sur des critères pour une période donnée. Après la date de remplacement que vous avez précisée, Workday continue de réévaluer l’étudiant en fonction des critères de la cohorte.

Pour les rapports personnalisés que vous créez pour des promotions fondées sur des critères, vous pouvez uniquement utiliser les champs de rapport indexés pour les objets de gestion suivants :

Dossier universitaire
Enregistrement d'étudiants inscrits à un cours
Enregistrement de programme d'études d'un étudiant

Vous pouvez utiliser des champs de rapport supplémentaires dans l’objet de gestion Dossier universitaire pour remplir les cohortes fondées sur des critères. Vous pouvez configurer la source de données de rapport Dossiers universitaires en tant que source de données indexées étendue, puis utiliser les champs de rapport supplémentaires suivants dans vos rapports personnalisés :

Champs de rapport existants, non indexés qui conviennent à l’indexation.
Les champs calculés personnalisés que vous créez et qui conviennent à l’indexation.

Les cohortes d’étudiants vous permettent également d’organiser votre population de candidats en toute sécurité. Vous pouvez ajouter une ou plusieurs candidatures pour le même postulant à une promotion. Lorsque l’étudiant inscrit son inscription, les membres de la candidature de l’étudiant sont conservés dans le dossier universitaire de la cohorte. Vous ne pouvez pas apporter de modifications aux membres d’une candidature, mais vous pouvez suivre avec cohérence les détails d’une cohorte d’étudiants de la candidature à l’inscription. Après l’inscription, vous pourrez consulter leur adhésion à une demande ainsi que les informations sur leur adhésion dans un dossier universitaire. Les rapports

Afficher l’historique d’une cohorte d’étudiants pour un étudiant

et

Afficher une cohorte d’étudiants

affichent l’historique des candidatures et les adhésions à une promotion de dossiers universitaires.

Selon les droits d’accès que vous fournissez aux destinataires de l’affectation de rôles dans la cohorte, ils peuvent afficher l’historique de la promotion de l’étudiant par :

Historique de la cohorte d’application
.
Historique de la cohorte des dossiers universitaires
(après l’inscription).

Vous pouvez utiliser les cohortes d’étudiants dans :

Conseil en matière d’études.
Les règles d’admissibilité.
Limites d’unités d’inscription pour des populations précises d’étudiants.
Les nominations d’inscription pour attribuer une priorité à l’inscription.
Rapports personnalisés.
Coût des politiques de réaction aux présences.
Attributions d’aide financière.
Frais étudiants.
Exclusions d’étudiants.

Les cohortes sont des objets avec affectation de rôles activée dans Workday. Vous pouvez utiliser des rôles pour contrôler l’accès aux cohortes. Les utilisateurs doivent avoir un rôle qui est :

Affectable aux cohortes. (Sélectionnez
Cohorte d’étudiants
dans l’
invite Activé pour
de la tâche
Mettre à jour des rôles affectables
.)
Dans un groupe de sécurité affecté au domaine applicable.
Affectés à des promotions précises. (Sélectionnez
RôlesAttribuer
des rôles
dans le menu des actions connexes d’une cohorte ou d’une collection de cohortes.)

Lorsque vous accordez l’accès à l’aide de rôles dans les promotions, les destinataires de l’affectation de rôles peuvent uniquement utiliser cet accès pour les dossiers universitaires actuellement dans la promotion.

Vous pouvez affecter tous les rôles disponibles pour la cohorte à la collection. Vous pouvez également activer les domaines disponibles pour le rôle Student Cohort au rôle Cohort Collection.

Lorsque vous accordez l’accès à l’aide de rôles dans les ensembles de cohortes, les destinataires de l’affectation de rôles peuvent créer et mettre à jour l’adhésion à uniquement ces cohortes dans la collection. Vous pouvez également créer des groupes de sécurité fondés sur des rôles pour le rôle de collecte de cohortes. Vous pouvez affecter au groupe de sécurité :

Politiques de sécurité dans les domaines. Exemples de domaines : Academic Planning, Cohorts, Reports et Student Data.
Les actions de lancement et de traitement dans les processus de gestion. Exemples de processus de gestion : universitaire, accueil et intégration, programme d’études.