Éléments à prendre en compte pour la définition : traitement initial de l’aide financière
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du traitement initial de l’aide financière. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez utiliser le traitement initial de l’aide financière pour traiter les dossiers d’étudiants dans chacune des tâches d’aide financière suivantes pour la première fois, pour une période universitaire donnée :
- Évaluation d'élément d'action ISIR
- Coût de fréquentation
- Ensemble de rémunération au mérite
- Nécessite un emballage
- Communication sur les ensembles
Vous pouvez effectuer le traitement initial de l’aide financière :
- Automatiquement, en créant des planifications de tâches pour indiquer quand et pour qui une tâche d’aide financière doit être exécutée pendant l’orchestration des emplois de nuit des étudiants.
- Manuellement, en exécutant chaque tâche d’aide financière individuellement.
Lorsqu’une tâche d’aide financière est terminée, Workday affecte aux étudiants une instance initiale qui correspond à celle-ci. Exemple : vous exécutez manuellement la
tâche Coût de fréquentation
pour un étudiant individuel pour la période universitaire d’automne 2023. Workday lui affecte un coût des absences initial pour l’automne 2023.Avantages pour l’entreprise
Traitement initial de l'aide financière :
- Vous aide à traiter les montants d’aide financière pour les bons étudiants.
- Offre l’option de traiter plusieurs groupes à des moments différents.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer Workday pour affecter :
- Les éléments d’action ISIR aux étudiants qui entrent les éléments de l’action universitaire pour la première fois et qui attendent qu’ils soient affectés aux étudiants pour lesquels une étape se termine.
- COA aux étudiants qui entrent à l’université pour la première fois au cours du prochain trimestre de trimestre.
- Nécessitent des ensembles d’aide financière pour les étudiants admissibles qui ont également finalisé leurs demandes d’aide financière.
- Accordez de la rémunération au mérite aux ensembles d’aide financière aux étudiants de premier cycle et aux étudiants des cycles supérieurs, que vous souhaitez traiter à des moments différents.
- Des notifications par courriel aux étudiants dont les ensembles ont changé en raison de changements apportés à leur statut de chargement.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous affecter les instances d’aide financière initiales? | Vous pouvez créer des planifications de tâches lorsque vous :
Vous pouvez exécuter manuellement les tâches d’aide financière dans les cas suivants :
|
En quoi le traitement de l'aide financière doit-il différer selon la population d'étudiants? | Vous pouvez créer des planifications de tâches pour différentes populations d’étudiants. Par exemple, vous pourriez avoir :
Chaque population étudiante peut avoir besoin de son propre horaire. |
Vous faudra-t-il mettre à jour ou refaire le traitement initial de l’aide financière plusieurs fois? | Une fois que vous avez connu la date de début d’une période universitaire, vous pouvez créer des calendriers de tâches pour chaque emploi lié à l’aide financière et commencer le traitement initial de l’aide financière. Workday exécute la tâche jusqu’à la date de fin indiquée et ne nécessite aucune mise à jour.
Vous pouvez également exécuter les tâches d’aide financière manuellement. |
Recommandations
Workday recommande de créer une planification de tâches pour chaque emploi d’aide financière sans filtre. Les planifications de tâches sans filtre vous permettent de traiter tous les étudiants éventuellement, y compris ceux qui s’inscrivent en retard ou qui n’ont été traités par aucune autre planification.
Exigences
Assurez-vous que la période universitaire pour laquelle vous traitez une aide financière est active dans les plans de présence des étudiants pour une aide financière.
Limites
Une fois que Workday a traité un étudiant :
- Et crée une instance initiale pour eux pour une période universitaire, ils ne sont plus traités pour cette période universitaire par aucun calendrier de tâches.
- Il n’y a aucun moyen de retirer l’instance initiale qui leur a été affectée.
Exemple : un étudiant répond aux critères de votre planification de tâche
Coût de fréquentation
et Workday lui affecte un coût de l’effectif initial lors de l’exécution de la tâche. Même s’ils continuent de répondre aux critères de la planification de tâches, ils ne sont pas traités à nouveau, car ils ont déjà un coût de l’effectif initial.Locataire
Lorsque vous sélectionnez une date pour commencer le traitement de l’aide financière, Workday exécute le processus :
- À 01:00:00 chaque nuit dans le fuseau horaire configuré pour votre locataire.
- À 01:00:00, heure du Pacifique, si vous n’avez pas configuré de fuseau horaire pour votre locataire.
Sécurité
Pour configurer les processus d’aide financière, vous devez avoir accès aux domaines suivants dans le domaine fonctionnel Financial Aid :
- Définir la planification de la tâche d'évaluation des éléments d'action ISIR
- Définir le coût de fréquentation
- Définir les ensembles de rémunération au mérite
- Définir les ensembles d’aide financière
- Définir les communications sur les ensembles
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher la planification de tâche d'évaluation d'éléments d'action ISIR Afficher la planification d'une tâche liée au coût de présence Afficher la planification d'une tâche liée à un ensemble de rémunération au mérite Afficher la planification de tâches liées à des ensembles de besoins Afficher la planification d'une tâche de communication d'ensembles | Vous pouvez utiliser ces rapports pour réviser les configurations des calendriers de vos tâches d’aide financière. |
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Le traitement initial de l’aide financière interagit avec les autres domaines suivants :
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Plans de présence pour l'aide financière | Workday utilise les informations du plan de présence d’un étudiant pour calculer les montants qu’il doit recevoir lorsqu’il est traité au moyen de l’aide financière. |
Poursuivi le traitement de l'aide financière | Après le traitement initial, la continuation du traitement de l’aide financière permet de s’assurer que l’aide financière des étudiants est à jour.
Après avoir affecté les montants initiaux, Workday utilise les réactions et les politiques de réaction pour suivre les changements qui pourraient avoir une incidence sur l’aide financière des étudiants et mettre à jour les montants de leur aide financière. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.