Éléments à prendre en compte pour la définition : règles d’aide financière pour les programmes d’études
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des politiques sur les programmes d’aide aux étudiants fédéraux (FSA) pour les programmes d’études. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les politiques de programme de compte de gestion santé FSA définissent les règles d’aide financière pour les programmes d’études, tels que :
- Admissibilité au titre IV.
- Les subventions fédérales, les prêts et le programme travail-études que vous pouvez attribuer aux étudiants.
- Types de termes utilisés dans le programme d’études.
Avantages pour l’entreprise
Les politiques de programme de compte de gestion santé FSA vous offrent la possibilité de prendre en charge diverses règles d’aide financière pour différents programmes d’études. Les programmes d’études et les entités universitaires peuvent hériter des politiques des entités universitaires supérieures, ce qui vous évite de devoir définir une politique pour chaque programme d’études. Vous pouvez également remplacer l’héritage d’une entité universitaire ou d’un programme d’études, ce qui vous donne un niveau de contrôle plus précis lorsque cela est nécessaire.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer différentes politiques de programme de compte de gestion santé FSA pour prendre en charge les règles d’aide financière pour chaque programme d’études. Exemples :
- Les programmes du collège des lettres et des lettres sont admissibles à l’aide au titre IV, mais les programmes du département des études agricoles ne le sont pas.
- Certains programmes incluent l’été comme première période universitaire de l’année universitaire, tandis que d’autres l’ont comme dernière période.
- Certains programmes prennent en charge les modalités de l’année universitaire 1 fondée sur l’emprunteur, tandis que d’autres exigent des modalités de l’année universitaire 3 fondées sur l’emprunteur (BBAY 3).
- Les programmes du département d’anglais ont une exigence de cours minimum pour que le processus de progression universitaire satisfaisante (SAP) soit différent de ceux des programmes du département de partition.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelle est la structure universitaire de mon établissement? | La hiérarchie des entités universitaires au sein de votre structure universitaire détermine l’héritage des politiques. Si des entités universitaires subordonnées ou des programmes d’études nécessitent une politique différente, vous devez remplacer l’héritage en lui créant une politique différente. Chaque remplacement ajoute de la complexité et présente des occasions d’héritage involontaire de la mauvaise politique. |
Quels programmes d’études sont admissibles à l’aide du Titre IV? | L’admissibilité au titre TV Le fait d’avoir de nombreuses instances d’entités universitaires admissibles et non subordonnées augmente le risque qu’un étudiant non admissible à l’aide au Titre TV la reçoive. Réfléchissez bien aux incidences de l’héritage lorsque vous configurez vos politiques. |
Comment voulez-vous calculer les statuts de charge pour les étudiants appartenant à plusieurs programmes d’études? | Vous pouvez préciser si Workday doit inclure tous les cours qui répondent aux exigences universitaires, ou juste un sous-ensemble, lors du calcul des statuts de charge. Vérifiez que vous comprenez les différents scénarios de dossiers universitaires pris en charge par votre établissement et leur incidence sur les calculs du statut de chargement. |
Recommandations
- Tenez compte de l’héritage des politiques lorsque vous définissez votre structure universitaire afin de réduire au minimum le nombre de politiques que vous devez remplacer.
- Évaluez votre structure universitaire pour déterminer le nombre de politiques dont vous avez besoin. Au minimum, la plupart des établissements scolaires exigent des politiques distinctes pour les programmes d’études qui :
- Sont admissibles à l’aide du Titre IV.
- Ne sont pas admissibles à l’aide liée au Titre IV.
- Calculer les statuts de chargement différemment.
- Définir l’année universitaire différemment.
- Définir les programmes différemment.
Workday vous recommande d’avoir une politique pour tous les programmes d’études afin de vous aider à mieux définir vos plans de présence.
Exigences
Configurez les politiques de programme de compte de gestion santé FSA pour tous les programmes d’études, y compris ceux qui ne prennent pas en charge le compte de gestion santé FSA. Workday utilise les définitions de statut de chargement et de période universitaire précisées dans les politiques de programme de compte de gestion santé FSA pour générer des rapports sur l’aide financière.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Les utilisateurs ayant accès au domaine
Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies
dans le domaine fonctionnel Financial Aid peuvent configurer et mettre à jour les politiques relatives aux programmes de compte de gestion santé FSA.Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Vous pouvez utiliser le rapport
Academic Unit Policy Viewer
pour :
- Affichez les dates d’effet de vos politiques de programme de compte de gestion santé FSA pour une entité universitaire ou un programme d’études précis.
- Explorez les détails d’une politique relative aux programmes de compte de gestion santé FSA.
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Les politiques relatives aux programmes de compte de gestion santé FSA interagissent avec d’autres domaines dans Workday :
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Plans de présence pour l'aide financière | Workday utilise la configuration de statut de chargement par défaut (POS) dans les politiques de programme de gestion santé FSA pour calculer les statuts de charge du programme d’études (POS) dans les régimes de présence pour l’aide financière.
Les plans de présence ont un rôle important dans le calcul du coût de fréquentation, des attributions dans les ensembles d’attributions et dans le décaissement des attributions. Ils prennent également en charge les frais étudiants et les paiements des étudiants. |
Ensemble d'attributions | Les programmes d’études admissibles à l’aide du Titre IV peuvent attribuer un compte de gestion santé FSA. Si vous attribuez des subventions Pell, les politiques des programmes de gestion santé FSA précisent la formule de Pell et la définition d’année universitaire utilisée pour les calculs Pell. |
Progression universitaire satisfaisante (SAP) | Lors de l’évaluation de la composante de la paie pour un étudiant, Workday utilise la politique de programme de gestion santé FSA de son programme d’études pour calculer la vitesse et la plage de temps maximum. |
Rapports sur l’aide financière | Les politiques de programme de compte de gestion santé FSA fournissent les détails obligatoires du programme d’études lors de la déclaration aux :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.