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Dernière mise à jour : 2025-07-11
Mettre à jour les politiques des programmes fédéraux d'aide financière aux étudiants

Mettre à jour les politiques des programmes fédéraux d'aide financière aux étudiants

  • Définissez les politiques de statut de charge d’aide financière pour les programmes d’études.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies
     dans le domaine fonctionnel Financial Aid.
Vous pouvez définir des politiques sur les programmes d’aide aux étudiants fédéraux pour différents programmes d’études de votre établissement. Vous pouvez préciser des éléments tels que l’admissibilité au Titre IV ou le nombre de semaines d’enseignement qui composent une année universitaire. Workday utilise ces informations pour créer des plans de présence pour l’aide financière pour les étudiants et générer des rapports pour le Department of Education (ED) des États-Unis.
Vous pouvez également créer plusieurs politiques. Exemple : créez une politique sur les programmes de compte de gestion santé FSA pour tous les programmes de premier cycle de 4 ans proposés par le Code des lettres et des lettres. Créez une politique distincte pour ses programmes d’attestation/certificat.
Vous pouvez créer une politique de programme de compte de gestion santé FSA pour :
  • Une entité universitaire et un niveau. La politique s’applique à tous les programmes d’études de l’entité universitaire, ainsi qu’aux programmes proposés par les entités universitaires subordonnées.
  • Un programme d’études précis.
  1. Accédez à la tâche
    Maintain Federal Student Aid Program Policy
     .
    Sélectionnez l’entité universitaire et le niveau ou le programme d’études pour lequel vous souhaitez créer la politique de programme de compte de gestion santé FSA.
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Titre IV - Admissible
    Cochez la case si tous les programmes d’études associés à la politique sont admissibles aux fonds du Titre TV.
    Workday ne crée pas de plans de présence en fonction de la politique si elle n’est pas admissible au Titre IV.
    Identifiants de programmes fédéraux admissibles
    S’ils sont admissibles aux fonds du Titre IV, sélectionnez les programmes fédéraux pour lesquels les programmes d’études sont admissibles.
    Formule Pell
    Si
    la subvention Pell
     est un programme fédéral admissible, sélectionnez une formule. Workday prend en charge :
    • Formule 1.
    • Formule 4, mais uniquement lorsque :
      • Le type d'année universitaire d'aide financière
         est
        BBAY 3
        .
      • Le type de période d'aide financière
         est
        Période non fixe
        .
    Si vous sélectionnez Formule 4, associez la politique à un programme dont la durée est définie en semaines. Workday utilise des semaines d'instructions pour calculer la formule 4.
    Workday ne prend pas en charge les subventions Pell associées aux formules 2, 3 ou 5. Si vous utilisez l’une de ces formules, tenez compte des éléments suivants :
    • Vous ne pouvez pas inclure la subvention Pell dans une stratégie d'emballage.
    • Vous devez modifier manuellement les attributions de subventions Pell.
    • Vous pouvez uniquement configurer les formules 1 ou 4 dans la politique sur les programmes d'aide aux étudiants fédéraux.
    Type de période d'aide financière
    Sélectionnez le type de terme utilisé par les programmes d’études. Workday prend en charge :
    • Durée
      .
    • Période non définie pour la période fixe
      .
    Workday affiche les types de termes ci-dessous comme options, mais utilise uniquement les données suivantes pour la production de rapports :
    • Terme non standard
      .
    • Terme non standard - SE9W
      .
    OP total par défaut
    Sélectionnez l’emplacement à associer à l’entité universitaire et au niveau, ou au programme d’études.
    Assujetti à un emploi rémunéré
    Sélectionnez cette option pour inclure dans les déclarations sur l’emploi rémunéré à ED. Workday utilise ces données uniquement pour la production de rapports.
    Disposition du rapport sur le plan de financement des études collégiales
    Sélectionnez une disposition personnalisée de plan de financement pour les études à utiliser. Créez la disposition personnalisée à l’aide de Report Designer dans Workday Studio.
    Disposition du rapport sur les lettres d'attribution d'aide financière
    Sélectionnez une disposition de lettre d’attribution d’aide financière personnalisée pour les programmes d’études à utiliser. Créez la disposition personnalisée à l’aide de Report Designer dans Workday Studio.
    Utilisateur du site externe d'aide financière
    Sélectionnez un utilisateur sans contrainte qui fait partie d’un groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs pour l’aide financière. Le groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs doit également disposer d’un accès pour afficher au domaine
    Manage: Financial Aid Award Letters
     .
    En sélectionnant un utilisateur dans cette invite, les postulants peuvent imprimer leurs plans de financement pour les études collégiales et leurs lettres d'attribution à partir du site externe pour étudiants.
  3. Pour la section
    Définition du statut de la charge
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Configuration du statut de chargement par défaut (POS)
    Sélectionnez les classes dans les programmes admissibles au titre IV qui sont comptabilisées dans le statut de chargement du programme d’études :
    • Classes de tout programme
       : incluez des classes pour l’un des programmes d’études auxquels l’étudiant est inscrit. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de justificatif.
    • Classes vers n'importe quel programme dans le dossier de production de rapports
      : Si l'étudiant a plusieurs dossiers universitaires, incluez dans le dossier de production de rapports uniquement les classes de programmes d'études. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de justificatif.
    • Classes de tout programme dans l'enregistrement de déclaration excluant les cours pouvant être ajoutés
      : Exclut les programmes d'études de l'enregistrement de déclaration que les étudiants doivent remplir avec leur programme d'études principal. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de justificatif.
    • Classes de tout programme dans l'enregistrement de production de rapports excluant les cours empilables
      : Excluez les programmes d'études de l'enregistrement de production de rapports que les étudiants peuvent suivre indépendamment de leur programme d'études principal. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de justificatif.
    • Classes vers le programme d'études principal de l'enregistrement de production de rapports
      : Si l'étudiant a plusieurs dossiers universitaires, incluez uniquement les classes du programme d'études principal de l'enregistrement de production de rapports.
    Configuration de cours répétés pour des comptes de gestion santé FSA
    Sélectionnez le mode d’attribution d’une aide financière pour les cours répétitifs :
    • Logique de répétition de la compte de gestion santé FSA pour tous les cours
      : Si l'étudiant dépasse le nombre maximum de tentatives de cours, il ne recevra pas d'aide financière pour ce cours.
    • Logique de répétition pour tous les cours du compte de gestion santé FSA (sauf les cours répétitives pour un crédit supplémentaire)
      : Identique à l'option
      Logique de répétition pour tous les cours du compte de gestion santé FSA
       , mais exclut les cours
      répétitifs pour les crédits supplémentaires
      .
    • Aucune logique de répétition de compte de gestion santé FSA pour les cours
      : Tous les cours sont comptabilisés dans l'aide financière, quel que soit le nombre de fois qu'un étudiant répète le cours.
    Cette option n’affecte pas le nombre total de tentatives qu’un étudiant peut effectuer, mais uniquement les tentatives qui sont prises en compte dans le statut de charge pour l’aide financière. Vous pouvez déterminer le nombre total de tentatives qu’un étudiant peut effectuer en configurant :
    • La politique de limite de tentatives de cours du programme d’études.
    • Nombre maximum de tentatives ou d’unités configuré pour le cours.
    Niveau universitaire de perfectionnement
    Désignez un niveau universitaire comme perfectionnement. Toutes les unités tentées à ce niveau sont prises en compte dans le calcul du nombre maximum d’unités de perfectionnement.
    Nombre maximum d'unités de perfectionnement
    Si vous définissez un niveau universitaire de perfectionnement, entrez le nombre maximum d’unités de perfectionnement. Les unités dépassant ce maximum ne sont pas prises en compte dans le statut de chargement.
  4. Pour la section
    Définition d’année universitaire
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Semaines d'enseignement
    Entrez le nombre de semaines d'enseignement qui constituent une année universitaire pour les programmes d'études. Cette valeur est différente de la précédente :
    • Il est configuré pour une période universitaire et sert principalement d’information pour le système de traitement FAFSA (FPS).
    • Qui s’affiche dans les plans de présence pour l’aide financière.
    • Utilisé pour calculer la formule de Pell 4.
    Workday déclare ces données aux champs National Student Clearing House (NSC) et Common Lancer and Disimbursement (COD).
    Périodes universitaires
    Entrez le nombre de périodes universitaires standard qui comprennent une année universitaire pour les programmes d'études.
    Le nombre que vous entrez a des répercussions sur le traitement de l'aide financière. Exemple : les montants des attributions de subventions Pell pour la période universitaire sont calculés en divisant le montant d’attribution prévu pour l’année d’attribution par le nombre de périodes universitaires.
    Type d'année universitaire d'aide financière
    Sélectionnez le type d’année universitaire d’aide financière pour le plan de présence d’un étudiant pour l’aide financière :
    • Indicateurs
      de la période universitaire d'été,
    • BBAY 1
       : programmes de crédits d’heures utilisant SAY avec des termes standard ou des termes SE9W non standard. Les étudiants peuvent passer de SAY à BBAY1 en fonction de leur inscription à une période universitaire d’été.
      Vous pouvez traiter automatiquement les prêts directs fédéraux pour les programmes d’études BBAY1 quand vous cochez la case
      Autoriser les prêts fondés sur l’emprunteur
       .
    • BBAY 3
       : programmes horaires, programmes à durée indéterminée ou à durée non standard, ou programmes dont la durée d’utilisation est standard ou non standard qui ne correspondent pas aux types d’années universitaires SAY ou BBAY1.
      Vous pouvez traiter manuellement les attributions de prêts directs fédéraux et de subvention Pell Formule 4 pour les programmes d’études BBAY3.
    Workday utilise votre sélection pour regrouper les périodes universitaires dans les années d’attribution appropriées pour le traitement de l’aide financière.
    Type d'été
    Si le
    type d'année universitaire d'aide financière
     est
    SAY
     ou
    BBAY 1
    , sélectionnez où la période universitaire d'été tombe dans l'année d'attribution d'aide financière :
    • En-tête
      : L'année d'attribution commence par une période universitaire été.
    • Fin d'année
      : L'année d'attribution se termine par une période universitaire été.
    • Pas d’été
       : il n’y a pas de période universitaire considérée comme une période estivale.
    Mappage des attributions à l'exercice
    Si le
    type d'été
     n'est
    pas été
    , sélectionnez la date qui détermine l'année d'attribution à laquelle la période universitaire appartient. Vous pouvez sélectionner la période universitaire :
    • Date de début standard
      .
    • Date de fin standard
      .
    Exemple : votre établissement n’a pas de période universitaire d’été. L’année d’attribution 2023-2024 commence le 1er juillet 2023. La période universitaire d’automne 2023 a une date de début standard au 1er juin et une date de fin standard au 1er décembre. Si vous sélectionnez :
    • Date de début standard
      , Workday regroupe la période universitaire À l’automne 2023 dans l’année d’attribution 2022-2023.
    • Date de fin standard -
      , Workday regroupe la période universitaire À l’automne 2023 dans l’année d’attribution 2023-2024.
    Autoriser les services fondés sur l'emprunteur
    Sélectionnez cette option pour activer l’aide financière pour les années d’attribution fondées sur l’emprunteur. Cochez la case pour traiter les prêts directs fédéraux pour les programmes d’études BBAY 1.
    Nombre minimum d'années universitaires
    Entrez les unités de crédit ou le nombre d’heures de pointage qui définissent l’année universitaire de l’aide financière. Utilisez des nombres entiers.
    Workday utilise cette valeur dans la Formule Pell 4 pour déterminer le paiement au prorata pour la période de paiement.
  5. Pour la section
    Définition de programme
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Niveau de justificatif
    Workday déclare ces données à NSC et à COD.
    Indicateur spécial
    Workday déclare ces données à NSC et à COD.
    Prêt professionnel supplémentaire non subventionné pour la santé
    Sélectionnez cette option si les programmes d’études avec cette politique sont des programmes pour des professionnels de la santé admissibles à des prêts non subventionnés supplémentaires. Workday déclare ces données à COD.
    Palier d'attestation approuvé par un professionnel de la santé
    Workday utilise la valeur que vous sélectionnez dans ce champ pour associer aux étudiants des prêts non subventionnés supplémentaires pour des professionnels de la santé lorsque :
    • Vous ne configurez aucun remplacement pour le niveau de classe.
    • Aucun remplacement pour la classe ne s'applique à l'étudiant.
    Durée du programme d'année universitaire de la santé
    Workday utilise la valeur que vous sélectionnez dans ce champ pour associer aux étudiants des prêts non subventionnés supplémentaires pour des professionnels de la santé lorsque :
    • Vous ne configurez aucun remplacement pour le niveau de classe.
    • Aucun remplacement pour la classe ne s'applique à l'étudiant.
    Workday intègre les étudiants pour ces montants de prêts supplémentaires non subventionnés en fonction du palier d’attestation et de la durée du programme que vous sélectionnez.
    Pour les programmes de palier 1 :
    • 20 000 $ sur 9 mois
    • 10 mois 22 222 $
    • 11 mois 24 444 $
    • 12 mois 26 667 $
    Pour les programmes du palier 2 :
    • 12 500 $ sur 9 mois
    • 10 mois 13 889 $
    • 11 mois 15 278 $
    • 16 667 $ sur 12 mois
    Valeurs de remplacement du niveau de classe
    (Facultatif) Embauchez les étudiants avec des montants de prêts supplémentaires non subventionnés pour des professionnels de la santé en fonction de leur niveau de classe. Workday regroupe l’attribution en fonction de l’admissibilité des prêts supplémentaires non subventionnés pour des professionnels de la santé selon votre politique lorsque :
    • Vous ne configurez aucun remplacement.
    • Aucun remplacement ne s'applique à un étudiant.
    Workday vous recommande uniquement :
    • Utilisez les valeurs de remplacement du niveau de classe pour les programmes de soins de santé dont la durée du programme varie et qui s’échelonnent sur une année universitaire.
    • Configurez les remplacements de classe de classe pour les politiques au niveau du diplôme.
    • Exécuter des ensembles pour les périodes universitaires au cours desquelles l’étudiant a le même niveau de classe. Exemple : si un étudiant est un étudiant de première année à l’automne et une deuxième année au été, regroupez-le séparément pour les périodes universitaires d’automne et de été.
  6. (Facultatif) Dans la section
    Jours d’enseignement de fin de semaine du R2T4
     , cochez les cases des jours pendant lesquels votre établissement offre des cours de fin de semaine.
    Votre sélection a une incidence sur le nombre de jours de pause utilisés dans les calculs de la feuille de calcul de retour du titre IV d’un étudiant.
  7. Dans la section
    Cours minimum du programme par défaut
     , entrez les unités de crédit ou le nombre d’heures de pointage pour le programme.
    Utilisez l'option (unités de crédit ou nombre d'heures de pointage) que vous avez utilisée pour la
    définition d'année universitaire
    .
    Workday utilise d’abord la valeur de cours minimum du programme définie dans le programme d’études pertinent pour traiter l’aide financière. S’il n’existe aucune valeur dans le programme d’études, Workday utilise la valeur de cette politique comme valeur par défaut.
Pour vous assurer que Workday utilise le programme d'études le plus mis à jour pour les statuts de charge des étudiants, accédez à la tâche
Actualiser l'aide financière en fonction des changements de configuration
 et sélectionnez
Actualiser les programmes d'études pour le statut de chargement
. Exécutez toujours cette tâche lorsque vous mettez à jour l’un des champs suivants dans une politique de programme de compte de gestion santé FSA :
  • Titre IV - Admissible
  • Configuration du statut de chargement par défaut (POS)
  • Niveau de justificatif
Pour consulter les politiques de vos programmes de compte de gestion santé FSA pour une entité universitaire et un niveau, ou un programme d’études, accédez au rapport
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