Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-03-13
Créer des éléments d’attribution à un étudiant

Créer des éléments d’attribution à un étudiant

Lorsqu’un étudiant est admissible à une aide financière, il peut accepter un ensemble d’aide financière avec différentes attributions.
Les éléments d’attribution représentent les différents types d’aide financière de votre établissement, comme une bourse universitaire ou un prêt fédéral. Pour inclure l’aide financière, vous devez d’abord créer les différents éléments d’attribution qu’un étudiant peut recevoir. Pour chaque élément d’attribution, vous pouvez définir des détails, notamment :
  • Type d’attribution.
  • Les exigences en matière d’admissibilité.
  • Calculs des attributions.
  • Les règles de décaissement.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un élément d’attribution à un étudiant
     .
  2. Pour la section d’en-tête, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Date d'effet
    Sélectionnez la date à laquelle l’élément d’attribution prend effet.
    Pour faire correspondre le début de l’année de l’attribution d’aide financière, entrez le 1er juillet comme mois et comme jour. La première date d'effet que vous pouvez entrer est
    le 1949-07-01
     .
    Plusieurs champs de cette tâche utilisent également la date d’effet que vous avez sélectionnée. Workday répertorie les champs avec date d’effet dans chaque en-tête de section.
    Si vous devez apporter des changements comptables, Workday recommande ce qui suit :
    • Créant un nouvel élément d’attribution. La modification d’éléments d’attribution antérieurs peut interrompre les processus comptables actuels.
    • Ne pas effectuer de changements au milieu de l’année d’attribution. Exemple : le changement de worktags a une incidence considérable sur la comptabilité.
    Inactif
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday d’entrer l’attribution en paquet. Vous ne pouvez désactiver les éléments d’attribution que s’ils ne sont pas utilisés dans un ensemble d’aide financière actif.
    Type
    Sélectionnez le type d’élément d’attribution. Workday affiche des champs supplémentaires en fonction du
    Type
     que vous sélectionnez.
    Débours
    Désélectionnez la case à cocher si vous ne pouvez pas décaisser l’attribution. Exemple : vous ne pouvez pas décaisser les attributions du programme travail-études.
    Seules les attributions que vous pouvez décaisser s’affichent comme paiements d’aide financier prévus.
    ID de programme fédéral
    Sélectionnez une option dans cette invite lorsque la
    source
     de financement est
    fédérale
     .
    Workday fait référence au
    type
     et
    à ID de programme fédéral
     d’une attribution pour désigner les subventions Pell, les prêts directs fédéraux, les prêts PLUS et d’autres sources fédérales d’aide financière. Les champs supplémentaires s’affichent en fonction de l’
    ID de programme fédéral
     que vous sélectionnez.
    ID de programme de l'État
    Utilisez ce champ dans les services Web pour la production de rapports externes. Ce champ est destiné uniquement aux fins de production de rapports et n’a aucune incidence sur le traitement.
    Exemple : vous créez un élément d’attribution à un étudiant pour la subvention du Wisconsin, une attribution fondée sur l’État pour les résidents du Wisconsin avec un ID de programme d’État
    Subvention WISC
     . Workday stocke cette information sur l’élément d’attribution à l’étudiant, mais ne traite pas ce champ aux fins d’aide financière.
    Code
    Utilisez ce champ pour indiquer tout autre code d’attribution. Ce champ est destiné uniquement aux fins de production de rapports et n’a aucune incidence sur le traitement.
    Catégorie IPEDS
    Utilisez ce champ pour la production de rapports du système de données sur les études postsecondaires intégré (IPEDS). Workday affiche des champs supplémentaires en fonction de la
    Source
     et
    du Type
     que vous sélectionnez.
  3. Pour l’onglet
    Ensemble
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Annulation de la sous-soumission supplémentaire à l'ensemble pour les refus parents PLUS
    Cochez cette case pour inclure automatiquement les étudiants dans des prêts non subventionnés supplémentaires lorsque leur candidature de prêt Parent PLUS est refusée. VoirRésolution des problèmes : regroupement de prêts pour des exigences supplémentaires.
    Cette case à cocher s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution comporte un
    ID de programme fédéral
     de
    prêt direct non subventionné
     .
    Ne pas regrouper si le parent a des prêts par défaut
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de regrouper l’attribution lorsque le parent qui a postulé a des prêts par défaut.
    Cette case à cocher s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution a un
    ID de programme fédéral
     de
    prêt PLUS
     .
    Embaucher provisoirement
    Pour les attributions de prêt PLUS, indiquez l'option d'intégration des étudiants uniquement lorsqu'ils ne sont pas associés à une candidature de prêt PLUS. L’objectif du statut provisoire est de vous aider à repérer et à notifier les étudiants qui peuvent demander un prêt PLUS. VoirConcept PLUS : prêts .
    Cette case à cocher s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution a l'
    ID de programme fédéral
     de
    prêt pour études supérieures
     ou
    de prêt PLUS
     .
    Contenu une fois
    Sélectionnez cette option pour verrouiller l’attribution une fois que Workday l’a mise en paquet.
    Aucun arrondissement
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday d’arrondir les montants des attributions lors du regroupement des contenants d’aide financière. Si cette option n’est pas sélectionnée, Workday arrondit les montants de l’attribution au nombre entier le plus proche et applique les écarts au décaissement final de l’attribution.
    Cette case à cocher s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution comporte un
    ID de programme fédéral
     autre que
    Prêt pour études supérieur, Prêt PLUS, Prêt subordonné direct
     ou
    Prêt non subventionné direct
     .
    Verrouiller les décaissements
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de réduire le montant inclus dans l’ensemble d’une attribution déjà décaissée même si l’admissibilité de l’étudiant à l’attribution change lorsque vous réexécutez l’emballage. Exemple : l’étudiant était admissible à un prêt fédéral direct non subventionné et l’a reçu. Il abandonne des cours et passe d’étudiant à temps plein à un étudiant à temps partiel. Lorsque vous réintègrez l'aide financière de l'étudiant à l'option
    Verrouiller les décaissements
     sélectionnée, Workday ne réduira pas l'attribution d'aide financière à l'étudiant en deçà du montant qui a déjà été déboursé, même si le réemballage indique que l'étudiant n'est plus admissible à ce montant.
    Workday remplace votre configuration
    de verrouillage des décaissements
     par tous les changements que vous apportez manuellement à une attribution et que vous verrouillez au moyen de la tâche
    Modifier l’aide financière totale
     , des changements apportés aux stratégies sur les ensembles, etc.
    Comme les décaissements de subventions Pell peuvent varier en fonction de la
    date de nouveau calcul Pell
     , Workday vous recommande de ne pas cocher la case pour les éléments d'attribution de subvention Pell.
    Tri de l'attribution
    Déterminez l’ordre dans lequel vous souhaitez afficher les éléments d’attribution. Vous pouvez afficher l’ordre dans le rapport
    Find Student Award Items
     .
    Vous pouvez utiliser jusqu’à quatre caractères. L’ordre est alphabétique. Exemple :
    a
     avant
    b
     ,
    ab
     avant
    ba
     et
    aaa
     avant
    aab
     .
    Statut initial de l'attribution
    Le statut de l’attribution lorsque vous l’avez mise en paquet pour la première fois. Le statut change si vous cochez la case
    Ensemble d’attributions provisoires
     lorsque vous exécutez les tâches
    Ensemble d’aide financière pour la rémunération au mérite
     ou
    Ensemble d’attributions d’aide financière
     .
    Si vous laissez le champ vide, le statut passe automatiquement à
    Accepté
     , sauf si le type d'élément d'attribution est
    Prêt
     ou
    Travail-études
     . Quand le type d'élément d'attribution est
    Prêt
     ou
    Travail-études
     , le statut passe automatiquement à
    Offre
     .
    Actions à effectuer
    Sélectionnez les actions à effectuer que vous souhaitez affecter aux étudiants. Lorsque les étudiants reçoivent cette attribution dans un ensemble d’aide financière, ils peuvent voir les actions à effectuer sélectionnées dans Mes tâches.
    Méthode du besoin
    Sélectionnez une méthode liée au besoin à utiliser en combinaison avec la stratégie d’emballage pour déterminer l’incidence de l’attribution sur le besoin non satisfait et le coût de fréquentation non satisfait de l’étudiant :
    • Remplacement de la note de frais ou de l’assurance-aide aux étudiants
       : sélectionnez cette option lorsque l’attribution peut remplacer la cotisation à la famille prévue de l’étudiant ou l’index d’aide aux étudiants après avoir couvert tout besoin d’aide financière restant. Exemple : prêts directs non subventionnés, prêts PLUS.
    • Incidence nécessaire
       : sélectionnez cette option lorsque l’attribution a une incidence sur le besoin d’aide financière de l’étudiant. Exemple : subventions de l’État, prêts directs subventionnés.
    • Aucune incidence sur le besoin
       : sélectionnez cette option lorsque l’attribution n’a pas d’incidence sur le besoin d’aide financière de l’étudiant ou sur son admissibilité à d’autres formes d’aide.
    Dans une stratégie d’emballage de rémunération au mérite :
    • Remplacement de la note de frais ou de l’assurance-aide aux étudiants
       : sélectionnez cette option lorsque l’attribution peut remplacer la cotisation à la famille prévue de l’étudiant ou l’index d’aide aux étudiants après avoir couvert tout besoin d’aide financière restant. Exemple : prêts directs non subventionnés, prêts PLUS.
    • Incidence sur le besoin
       : sélectionnez cette option pour réduire les besoins non satisfaits de l’étudiant et les coûts indirects non satisfaits. Lorsque vous sélectionnez
      Nécessite une incidence sur l’attribution
       , Workday vous recommande de configurer l’attribution manuellement ou de configurer un calcul pour évaluer l’admissibilité de l’étudiant et déterminer le montant auquel il est admissible.
    • Aucune incidence sur le besoin
       : sélectionnez cette option pour réduire le montant des coûts indirects non satisfaits de l’étudiant, mais pas son besoin non satisfait.
    Lorsque ces méthodes liées aux besoins font partie d’une stratégie d’emballage de rémunération au mérite et que vous cochez la case
    COA requis
     , Workday limite le montant de l’attribution au montant des coûts indirects non payés de l’étudiant. Si vous ne cochez pas la case
    COA requis
     , le montant de l’attribution pourrait dépasser le montant des coûts indirects non payés de l’étudiant.
    Dans une stratégie liée aux ensembles de besoins :
    • Remplacement
       de la composante de la paie et de l’achèvement des travaux Workday limite l’attribution au coût des absences non payé de l’étudiant.
    • Incidence sur le besoin
       : sélectionnez cette option lorsque l’attribution réduit le besoin non satisfait d’un étudiant et le coût des absences non satisfait. Workday limite l’attribution aux besoins non satisfaits de l’étudiant.
    • Aucune incidence sur le besoin
       : sélectionnez cette option lorsque l’attribution ne réduit pas le besoin non satisfait d’un étudiant, mais plutôt son coût de l’actif non satisfait. Workday limite l’attribution aux besoins non satisfaits de l’étudiant.
    Action permise pour les étudiants
    Précisez la façon dont les étudiants peuvent répondre à l’offre d’attribution. Sélectionnez
    Acceptation partielle
     si les étudiants peuvent accepter un montant inférieur au montant total de l’attribution.
    Affecter des actions à effectuer pour des attributions acceptées seulement
    Cochez la case pour affecter des actions à effectuer pour l’attribution uniquement si l’étudiant accepte l’attribution plutôt que lorsque l’attribution est offerte en paquet.
  4. Pour l’onglet
    Calculs
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Admissibilité
    Calcul
     : sélectionnez ou créez un calcul qui évalue si un étudiant est admissible à l’attribution. Laissez ce champ vide si tous les étudiants sont admissibles. Exemples : MPC est égal ou supérieur à 3,95, ou Entité universitaire = Université de gestion financière.
    Vérifiez la fréquence de l’élément d’attribution si vous mettez à jour manuellement ce champ. Workday rétablit automatiquement la valeur
    de fréquence
     à
    Année d'attribution
     .
    Calcul intermédiaire
     : sélectionnez cette option pour créer ou utiliser un calcul intermédiaire de l’admissibilité. Les calculs provisoires liés à l’admissibilité vous permettent de déterminer s’il faut inclure un élément d’attribution dans un ensemble d’aide financière en fonction des éléments suivants :
    • Les calculs d’admissibilité.
    • La présence ou l’absence d’une autre aide financière dans le même ensemble.
    Montant
    Calcul
     : sélectionnez ou créez un calcul pour calculer le montant de l’attribution. Cette règle de calcul retourne le montant maximum que Workday peut attribuer à un étudiant pour la
    fréquence
     sélectionnée : .
    Workday fournit des calculs pour certaines attributions afin que vous n’ayez pas à configurer les vôtres. Pour :
    • Pell Grants, sélectionnez
      Pell
       .
    • Les prêts directs fédéraux, sélectionnez
      Prêt direct fédéral
       .
    Calcul intermédiaire des montants
     : sélectionnez ou créez un calcul intermédiaire des montants. Les calculs intermédiaire des montants vous permettent de calculer un montant personnalisé pour l’élément d’attribution. Le montant dépend de ce que l’étudiant a déjà reçu des éléments d’attribution précédents dans le même ensemble. Workday calcule le montant en fonction d'une
    fréquence
     de
    période universitaire
     .
    Fréquence
    Indiquez si la règle de calcul retourne le montant maximum d'attribution pour une
    période universitaire
     ou une
    année d'attribution
     .
    Vous devez sélectionner la
    fréquence
    Exercice d'attribution
     pour les types d'attributions suivants :
    • Prêt direct subventionné.
    • Prêt direct non subventionné.
    Limite comptable
    Sélectionnez le montant maximum que votre établissement peut attribuer pour l’année de l’attribution d’aide financière. La limite s’applique à toutes les attributions associées à la limite comptable, et pas seulement à cette attribution.
    Workday applique la limite comptable lors du regroupement des attributions, indépendamment de tous les calculs qui pourraient vous faire dépasser.
    Vous pouvez utiliser une limite comptable qui se situe uniquement dans la même entité universitaire ou dans une entité universitaire supérieure comme élément d’attribution à un étudiant.
  5. (Facultatif) Pour la grille
    Limites d’attribution individuelles
     , tenez compte des éléments suivants :
    Un élément d’attribution peut avoir jusqu’à six limites, chacune ayant une fréquence différente. Si vous définissez plusieurs limites, le processus d’emballage applique la limite la plus stricte.
    Option Description
    Type de limite
    Sélectionnez le type de limite pour l’attribution.
    • Montant maximum pour la période universitaire
       : Définit le montant maximum de l'attribution qu'un étudiant peut recevoir au cours d'une période universitaire.
    • Montant minimum pour la période universitaire
       : définit le montant minimum de l’attribution qu’un étudiant peut recevoir au cours d’une période universitaire.
    • Montant maximum de l'attribution d'aide financière pour l'année
       : Définit une limite sur le montant qu'un étudiant peut recevoir au cours d'une année d'attribution d'aide financière.
    • Montant maximum à vie
       : définit une limite sur le montant qu’un étudiant peut recevoir pour toutes ses années d’inscription à l’établissement scolaire.
    • Nombre maximum de périodes universitaires à vie
       : définit une limite sur le nombre de périodes universitaires au cours desquelles un étudiant peut recevoir l’attribution pour toutes ses années d’inscription à l’établissement scolaire.
    • Nombre maximum de périodes universitaires pour chaque année d'attribution d'aide financière
       : définit une limite sur le nombre de périodes universitaires au cours desquelles un étudiant peut recevoir l'attribution au cours d'une année d'attribution d'aide financière.
    Minimum
    Entrez le montant minimum que vous pouvez attribuer à l’étudiant. S’applique uniquement au type de limite
    Montant minimum pour la période universitaire
     .
    Maximum
    Entrez le montant maximum que vous pouvez attribuer à un étudiant. S'applique à tous les types de limites sauf
    le Montant minimum pour la période universitaire
     .
  6. Si le
    type
     d'attribution est
    Prêt
     , entrez les détails
    des frais de prêt
     .
    Créez des frais de prêt pour chaque année, même s’ils n’ont pas changé par rapport à l’année précédente. Si vous ne configurez pas de frais de prêt pour l’année en cours, cela peut entraîner des frais de prêt de 0 %, ce qui peut affecter le traitement du prêt.
    Vous pouvez utiliser des frais de prêt qui correspondent uniquement à la même entité universitaire ou à une entité universitaire supérieure et au niveau de l’élément d’attribution à l’étudiant.
  7. Pour l’onglet
    Décaissement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Groupe de priorités des paiements
    L’ordre dans lequel payer les frais étudiants.
    Exemple : si vous définissez l’ordre Frais
    de scolarité
     ,
    Logement
     et
    Fournitures
     , la emploi
    Débourser des paiements
     paie les frais dans cet ordre.
    Conditions d'admissibilité des décaissements
    Sélectionnez les conditions d’admissibilité que les étudiants doivent remplir avant que vous puissiez leur débourser des fonds. VoirRéférence : conditions d’admissibilité des décaissements .
    Si vous ne voulez pas qu’un élément d’attribution soit décaissé en raison d’un blocage en attente, sélectionnez
    Des blocages de décaissements existants
     . En cas de blocage du décaissement, l’attribution ne sera pas décaissée tant que vous n’aurez pas résolu le blocage.
    Calcul de l'admissibilité au décaissement
    Sélectionnez ou créez un calcul qui évalue si un étudiant est admissible à un décaissement de l’attribution.
    Exemple : créez un calcul qui vérifie le statut d’inscription des étudiants avant de décaisser une attribution de subvention Pell.
    Règle propre aux calendriers de décaissements
    Contrôle le calendrier de décaissement à utiliser. Si plusieurs calendriers s’appliquent, cette règle précise les conditions d’utilisation de chacun.
    Vous pouvez utiliser une règle de calendrier de décaissement qui s’applique uniquement à l’entité universitaire supérieure ou à celle de l’élément d’attribution à un étudiant.
    Règle de calcul au prorata des décaissements
    Précisez comment calculer les attributions au prorata lorsque le statut de chargement d'un étudiant diffère de statut de chargement des ensembles d'aide financière ().
    Exemple : si un étudiant a un statut de chargement à temps plein pour l’emballage, mais qu’il a un statut de chargement à temps partiel pour le décaissement, il peut recevoir un montant de l’attribution calculé au prorata.
    Remboursable
    Permettre à Workday de générer un remboursement lorsqu’une attribution à un étudiant comporte un solde non imputé.
    1098-T Incidence
    Précisez les cases du formulaire 1098-T touchées par l’attribution, le cas échéant.
    Si vous devez modifier l’incidence après avoir inclus l’attribution dans le traitement du formulaire 1098-T pour les années précédentes, Workday vous recommande de créer un nouvel élément d’attribution pour éviter toute incidence sur les calculs précédents.
    Paiement prévu
    Cochez la case pour afficher le montant de l'attribution conformément à la
    règle d'affichage des paiements prévus
     .
    Règle d'affichage des paiements prévus
    Indique les conditions d'affichage des paiements d'aide financière prévus et la durée d'affichage de ceux-ci.
    Si vous sélectionnez
    Paiement prévu
     et que vous laissez ce champ vide, Workday affiche toujours le paiement prévu.
    Vous pouvez utiliser une règle d’affichage des paiements prévus qui s’applique uniquement à la même entité universitaire ou à une entité universitaire supérieure que pour l’élément d’attribution à un étudiant.
  8. Si le
    type
     d'attribution est
    Travail-études
     , entrez les détails du travail-études dans l'onglet
    Travail-études
     :.
    Option Description
    Conditions de paiement du programme travail-études
    Configurez les conditions d’admissibilité pour les paiements du programme travail-études.
    Ensemble d'affectations travail-études
    Sélectionnez une affectation pour les paiements du programme travail-études.
    Limite de paiement
    Indiquez si Workday doit calculer les montants maximums restants du travail-études pour un étudiant par année d’attribution ou par période universitaire.
  9. Pour l’onglet
    Comptabilité
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Catégorie de dépenses
    Indique des regroupements logiques pour faciliter la recherche et la production de rapports. Associe également les articles d’attribution à leurs règles d’inscription comptable. Ces règles indiquent l’emplacement d’inscription des écritures dans les comptes de grand livre.
    S'applique lorsque le
    type
     est
    Subvention
     et que la
    source
     est
    Institutionnelle
     . Workday exige que vous sélectionniez une option dans cette invite si vous avez coché la case
    Déboursable
     dans l’en-tête.
    Société de dépenses de remplacement
    (Facultatif) Effectuez des dépenses directes pour une entreprise qui n’est pas associée à l’entité universitaire. Si vous ne sélectionnez pas de entreprise pour les dépenses de remplacement , Workday inscrit les dépenses dans la entreprise de l'entité universitaire.
    • Vous pouvez sélectionner des sociétés appartenant à la même hiérarchie que la entreprise de l’entité universitaire institutionnelle.
    • Vous pouvez préciser des sociétés pour les dépenses de remplacement uniquement pour les articles d’attribution associés à des entités universitaires institutionnelles.
    • Vous ne pouvez pas modifier ce champ une fois que des transactions existent pour l'élément d'attribution à un étudiant.
    Vous pouvez remplacer les sociétés de dépenses uniquement pour les éléments d’attribution associés à des entités universitaires institutionnelles.
    Worktags connexes
    Définissez des worktags connexes pour cet objet à l’aide des types de worktags connexes que vous configurez dans la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags connexes
     . Workday charge automatiquement dans les transactions les valeurs de la colonne
    Worktag par défaut
     lorsque vous sélectionnez l’objet dans la transaction.
Les éléments d’attribution sont maintenant disponibles pour les ensembles d’attributions d’aide financière.
Vous pouvez utiliser le rapport
Find Student Award Items
 pour afficher et modifier les éléments d’attribution.
Affectez l’article d’attribution à une ou plusieurs stratégies d’emballage d’attribution.