Référence : règles d’inscription comptable pour les transactions d’étudiants

Workday génère des écritures opérationnelles pour les transactions des étudiants en fonction de règles d’inscription comptable. Ces tableaux décrivent les types de transactions utilisés par Workday pour lancer les règles d’inscription comptable.

La règle d'inscription comptable

propre aux créances non facturées aux étudiants

n'est pas utilisée actuellement.

Transactions liées à une attribution d'aide financière

Type de transaction	Utilise	Tâche	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Enregistrer	Reportez les éléments d’attribution d’aide financière aux étudiants dans un compte financier étudiant.	Effectuer les versements d'aide financière	Décaissement d'attribution d'aide financière	Débit	Dépenses liées aux étudiants
Enregistrer		Effectuer les versements d'aide financière	Décaissement d'attribution d'aide financière	Crédit	Paiement enregistré non imputé à l'étudiant
Associer à des emplois	Appliquer les fonds d’aide financière aux frais impayés en fonction de la règle de priorité de l’élément d’attribution. Lorsqu'il n'existe aucuns frais impayés, Workday impute le montant aux paiements portés au crédit du compte qui n'ont pas été imputés .	Workday traite cette transaction dans le cadre de la tâche orchestration s'exécute tous les soirs, soit .	Décaissement d'attribution d'aide financière	Débit	Paiement enregistré non imputé à l'étudiant
				Crédit	Créances pour les étudiants
				Crédit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant

Lorsque les éléments attribution changent, Workday annule l’imputation des inscriptions initiales, inscrit de nouveaux enregistrements et crée les écritures suivantes :

Annuler l’ application initiale des paiements.

Annulez les enregistrements initiaux.

Républiez-les comme nouveaux enregistrements.

Impute les paiements du nouveau montant.

Transactions de contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants

Type de transaction	Utilise	Tâche ou service Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Décaissement	Décaissement des fonds de contrat’ organisme subventionnaire . Lorsqu’il reste des fonds après le paiement : Les frais étudiants, Workday utilise la règle Paiements portés au crédit du compte non imputés au crédit du compte d’étudiants . Des factures de clients, Workday utilise la règle Paiements portés au crédit du compte non imputés .	Tâche Effectuer le versement des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants	Décaissement de contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants	Débit	Créances non facturées
				Crédit	Créances pour les étudiants
				Crédit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant
Facture	Facturer les clients pour les contrats d’organismes organisme subventionnaire .	À partir du menu des actions connexes du contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants, sélectionnez Contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants Créer une nouvelle facture	Facture de client	Débit	Créances
Facture			Facture de client	Crédit	Créances non facturées
Paiement d'organisme subventionnaire	Enregistrer et postuler des paiements de l’ organisme subventionnaire , et créer un dépôt. Lorsque le compte inclut un régime lié aux fonds restants après le paiement des frais étudiants, Workday applique le montant aux paiements portés au crédit du compte non imputés . Lorsque les paiements et les dépôts sont des transactions distinctes, Workday utilise les règles relatives aux réceptions et aux dépôts non déposés.	Tâche Enregistrer un paiement d’organisme subventionnaire pour étudiants service Web Import Student Sponsor Payment	Paiement d'organisme subventionnaire pour étudiants	Débit	Paiements enregistrés non imputés
				Débit	Paiements non déposés
				Crédit	Créances
				Crédit	Paiements portés au crédit du compte non imputés
Dépôt de paiement	Paiement de dépôt reçu de organisme subventionnaire.	Tâche Create Student Deposit service Web Import Student Sponsor Payment service Web Submit Student Deposit	Dépôt d’organisme subventionnaire pour étudiants	Débit	Comptant
Dépôt de paiement	Paiement de dépôt reçu de organisme subventionnaire.		Dépôt d’organisme subventionnaire pour étudiants	Crédit	Paiements enregistrés non imputés
Organisme subventionnaire pour les remboursements	Remboursez organisme subventionnaire pour un trop-perçu.	Tâche Create Pending Student Sponsor Refund service Web Submit Pending Student Sponsor Refund	Remboursement d’organisme subventionnaire pour étudiants	Débit	Paiements portés au crédit du compte non imputés
Organisme subventionnaire pour les remboursements	Remboursez organisme subventionnaire pour un trop-perçu.		Remboursement d’organisme subventionnaire pour étudiants	Crédit	Comptant
Paiement de remboursement d'organisme subventionnaire - Élément de retour de paiement	Le paiement de remboursement d’organisme subventionnaire a été retourné pour diverses raisons, notamment : Un compte bancaire non valide pour le paiement par chèque. erreur de création ou de distribution du chèque, ou les deux.	À partir du menu des actions connexes du paiement de remboursement à un étudiant, sélectionnez Retour de paiement	Remboursement d’organisme subventionnaire pour étudiants	Débit	Comptant
			Remboursement d’organisme subventionnaire pour étudiants	Crédit	Paiements portés au crédit du compte non imputés
Paiement de remboursement d'organisme subventionnaire - Élément en déshérence	L'organisme subventionnaire n'encaisse jamais le chèque et les mandats de prélèvement d'États pour lesquels vous envoyez ces fonds à la déshérence.	À partir du menu des actions connexes du paiement de remboursement d’étudiant, sélectionnez Paiement de remboursement d’étudiant Mettre en déshérence	Élément en déshérence	Débit	Comptant
			Élément en déshérence	Crédit	Paiements en déshérence

Workday recommande de traiter :

Factures

Enregistrer les paiements

Décaissements

Lorsque les montants des contrats d’organismes organisme subventionnaire changent, Workday contrepasse les transactions initiales et crée de nouvelles transactions pour le nouveau montant.

Transactions d'acceptation d'étudiants

Type de transaction	Utilise	Tâche ou service Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Paiement	Les étudiants paient les frais d’acceptation en utilisant un site Web externe.	Tâche Enregistrer un paiement pour les frais d’acceptation service Web Import Student Acceptance Fee Payments service Web Submit Student Acceptance Fee Payment	Frais d'acceptation d'étudiants	Débit	Paiements non déposés
Paiement			Frais d'acceptation d'étudiants	Crédit	Produits
Dépôt	Dépôt des paiements reçus des étudiants.	Sélectionnez l’ option Type de dépôt d’étudiant du dépôt des frais d’acceptation d’étudiant dans la tâche Créer un dépôt d’étudiant . service Web Submit Student Deposit	Dépôt de paiement d’étudiant	Débit	Comptant
Dépôt	Dépôt des paiements reçus des étudiants.		Dépôt de paiement d’étudiant	Crédit	Paiements non déposés

Transactions liées aux demandes d'admission

Type de transaction	Utilise	Tâche ou service Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Paiement	Les étudiants paient les frais de application en utilisant un site Web externe.	Tâche Créer un paiement pour les frais de demande d'admission d'un étudiant Services Web Import Student Application Fee Payments ou Submit Student Application Fee Payment	Frais de demande d'admission d'un étudiant	Débit	Paiements non déposés
Paiement			Frais de demande d'admission d'un étudiant	Crédit	Produits
Dépôt	Dépôt des paiements reçus des étudiants.	Sélectionnez l’ option Type de dépôt d’étudiant pour le dépôt des frais de demande d’admission dans la tâche Créer un dépôt d’étudiant . service Web Submit Student Deposit	Dépôt de paiement d’étudiant	Débit	Comptant
Dépôt	Dépôt des paiements reçus des étudiants.		Dépôt de paiement d’étudiant	Crédit	Paiements non déposés

Transactions de frais étudiants

Type de transaction	Utilise	Tâche ou services Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Frais	Appliquer des frais aux comptes d’étudiants. Workday détermine la règle propre aux crédits à utiliser en fonction de la case à cocher Produits différés de l’élément de frais étudiants .	Tâche Imputer des frais étudiants Opération de service Web Import Charges for Student	Frais étudiants	Débit	Créances pour les étudiants
				Crédit	Produits différés liés aux frais étudiants
				Crédit	Produits liés aux frais étudiants
Annuler les frais	Imputer un ajustement pour porter les frais et les ajustements précédents à zéro. Workday détermine la règle de débit à utiliser en fonction de la case à cocher Produits différés de l’élément de frais étudiants .	À partir du menu des actions connexes des frais étudiants, sélectionnez Annuler . Opération de service Web Import Mass Cancel Student Charge	Frais étudiants	Débit	Produits différés liés aux frais étudiants
				Débit	Produits liés aux frais étudiants
				Crédit	Créances pour les étudiants
Radiation	Radiez les frais étudiants.	Tâche de radiation de frais étudiants Opération de service Web Submit Student Charges for Writeoffs	Radiations de frais étudiants	Débit	Radiations de frais étudiants
Radiation	Radiez les frais étudiants.		Radiations de frais étudiants	Crédit	Créances pour les étudiants

Lorsque vous augmentez les frais au moyen d’ajustements ou que vous annulez des radiations, Workday contrepasse les écritures initiales et crée des écritures comptables de contrepassation.

Transactions de note de crédit à un étudiant

Type de transaction	Utilise	Tâche ou service Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Note de crédit d'un étudiant	Enregistrer des crédits ad hoc pour rembourser les étudiants. Généralement utilisée pendant le processus de conversion ou lorsque vous devez rembourser des étudiants de manière ad hoc. Workday utilise : Produits étudiants lorsque la note de crédit provient des frais étudiants. Dépenses liées aux étudiants lorsque la note de crédit provient de décaissements attribution .	Tâches Enregistrer une note de crédit à un étudiant ou Annuler une note de crédit service Web Import Student Credit Memo	Note de crédit d'un étudiant	Débit	Produits liés aux frais étudiants
				Débit	Dépenses liées aux étudiants
				Crédit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant

Lors de l’annulation de notes de crédit, Workday contrepasse les écritures initiales et crée des écritures comptables de contrepassation.

Transactions de paiement d’étudiants

Type de transaction	Utilise	Tâche ou service Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Enregistrer Associer à des emplois	Les étudiants effectuent des paiements liés aux frais non réglés, et Workday impute les paiements automatiquement. Lorsqu’il reste des fonds après le paiement : Les frais étudiants, Workday utilise la règle Paiements portés au crédit du compte non imputés au crédit du compte d’étudiants. Des factures de clients, Workday utilise la règle Paiements portés au crédit du compte non imputés.	Tâche Enregistrer un paiement d’étudiant service Web Import Student Payments service Web Submit Student Payment	Paiement d’étudiant	Débit	Paiements non déposés à un étudiant
				Crédit	Créances pour les étudiants
				Crédit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant
Dépôt	Déposer les paiements reçus d’étudiants.	Sélectionnez l’ option Type de dépôt de dépôt d’ étudiant dans la tâche Créer un dépôt d’étudiant . service Web Submit Student Deposit	Dépôt de paiement d’étudiant	Débit	Comptant
Dépôt	Déposer les paiements reçus d’étudiants.		Dépôt de paiement d’étudiant	Crédit	Paiements non déposés à un étudiant
Retour	Le paiement d'étudiant a été retourné en raison de ce qui suit : Un compte bancaire non valide pour le paiement par chèque. erreur de création ou de distribution du chèque, ou les deux.	À partir du menu des actions connexes du paiement d’étudiant, sélectionnez Paiement d’étudiant pour le retour sur frais .	Paiement d’étudiant	Débit	Créances pour les étudiants
				Débit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant
				Crédit	Paiements non déposés à un étudiant

Transactions de remboursements d’étudiants

Type de transaction	Utilise	Tâche	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Remboursement d’étudiant	Rembourser les soldes créditeurs des comptes d’étudiants.	Create Pending Student Refund Générer des remboursements d'étudiants en attente	Remboursement d’étudiant	Débit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant
Remboursement d’étudiant	Rembourser les soldes créditeurs des comptes d’étudiants.		Remboursement d’étudiant	Crédit	Comptant
Récupération de remboursement d'étudiant	Lorsque les attributions de aide financière ou les fonds des contrat’ organisme subventionnaire réduisent, Workday: Tente de récupérer la différence au moyen de frais étudiants existants. Applique les ajustements aux frais jusqu’à concurrence du montant que l’ attribution aide financière ou le contrat’ organisme subventionnaire pour étudiants a imputé aux frais. Lorsque le montant à recouvrer dépasse ce que vous pouvez recouvrer des autres frais, Workday inscrit des frais de recouvrement de remboursement pour le solde.	Workday génère automatiquement les frais de recouvrement des remboursements.	Frais étudiants	Débit	Créances pour les étudiants
				Crédit	Créances , si elles proviennent de contrats d’organismes subventionnaires.
				Crédit	Dépenses liées aux étudiants , si attribution d'aide financière.
Paiement de remboursement d'étudiant - Élément de retour	Le paiement de remboursement d'étudiant a été retourné en raison de ce qui suit : Un compte bancaire non valide pour le paiement par chèque. erreur de création ou de distribution du chèque, ou les deux.	À partir du menu des actions connexes du paiement de remboursement à un étudiant, sélectionnez Retour de paiement .	Paiement de remboursement d'étudiant	Débit	Dépenses liées aux étudiants
Paiement de remboursement d'étudiant - Élément de retour			Paiement de remboursement d'étudiant	Crédit	Paiements portés au crédit du compte non imputés
Paiement de remboursement d'étudiant - Élément en déshérence	L'étudiant n'encaisse jamais le chèque et les mandats de prélèvement d'États pour lesquels vous envoyez ces fonds à la déshérence.	À partir du menu des action connexe du paiement de remboursement d’étudiant, sélectionnez Mettre en déshérence un paiement de remboursement d’étudiant .	Élément en déshérence	Débit	Comptant
			Élément en déshérence	Crédit	Paiements en déshérence

Types de transactions d'exonération et d'escompte

Type de transaction	Utilise	Tâche ou service Web	Source d’écriture	Débit ou crédit	Règle d’inscription comptable
Enregistrer	Enregistrer des exonérations dans les comptes d’étudiants.	Tâche Enregistrer une exonération de frais étudiants service Web Submit Student Waive service Web Submit Student Waive Payment Adjustment	Décaissement de l’exonération de frais étudiants	Débit	Dépenses liées aux étudiants
Enregistrer	Enregistrer des exonérations dans les comptes d’étudiants.		Décaissement de l’exonération de frais étudiants	Crédit	Paiement enregistré non imputé à l'étudiant
Candidature	Appliquer une exonération aux frais impayés en fonction de la règle de priorité dans l’élément d’exonération de frais étudiants. Lorsqu’aucuns frais impayés ne sont disponibles, Workday utilise la règle Paiements portés au crédit du compte non imputés au crédit du compte pour étudiants. Workday détermine la règle propre aux crédits à utiliser en fonction de la case à cocher Produits différés de l’élément de frais étudiants .	Tâche Enregistrer une exonération de frais étudiants	Décaissement de l’exonération de frais étudiants	Débit	Paiement enregistré non imputé à l'étudiant
				Crédit	Créances pour les étudiants
				Crédit	Paiements portés au crédit du compte d'un étudiant

Lorsque les éléments d’exonération changent, Workday annule l’imputation des inscriptions initiales, inscrit de nouveaux enregistrements et crée les écritures suivantes :

Annulez l’ application initiale de l’imputation du paiement.

Annulez l’enregistrement initial.

Imputation du paiement pour le nouveau montant.