Éléments à prendre en compte pour la définition : ensembles d’aide financière
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des ensembles d’aide financière. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les ensembles d’attributions d’aide financière permettent d’affecter des éléments d’attribution aux étudiants. Workday fonde les ensembles d’attributions sur les périodes universitaires individuelles, plutôt que sur l’ensemble de l’année d’attribution. Vous pouvez regrouper plusieurs périodes pour en faire une seule période de regroupement.
Avantages pour l’entreprise
Le regroupement dans Workday Student vous aide à :
- Assurer la conformité réglementaire lors de l’attribution d’une aide financière aux étudiants.
- Gagner du temps en créant des stratégies sur les ensembles d’attributions pour attribuer automatiquement des attributions aux étudiants.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser les ensembles d’aide financière pour :
- Attribuer des attributions anticipées fondées sur la rémunération au mérite dans le cycle d’admission sans obliger les étudiants à remplir le formulaire FAFSA.
- Attribuez des attributions fondées sur les besoins, comme des prêts fédéraux, sans incidence sur les attributions fondées sur la rémunération au mérite des étudiants.
- Calculer les montants des attributions en fonction des données propres à chaque période universitaire de votre ensemble.
- Attribuez des attributions aux programmes d’études de l’année universitaire fondée sur l’empruntur (BBAY1 et BBAY3).
- Réagissez aux changements qui affectent l’admissibilité à l’aide financière d’un étudiant pour une période universitaire spécifique. Exemples : un étudiant participe à temps plein à l’automne et tombe à temps partiel au printemps.
- Remettez en paquet un étudiant pour toutes les périodes universitaires de l’année d’attribution si son numéro ISIR est mis à jour; ou les réintégrer uniquement pour les périodes universitaires après un certain point si leur résidence change.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type de calendrier votre établissement utilise-t-il? | Vous avez plusieurs choix de structures de calendriers pour une meilleure flexibilité. Exemples : conditions standard, conditions non standard, programmes d’heures de pointage. Les règles et les calculs pour le traitement varient selon le type d’attribution et votre structure de calendrier. Des structures de calendrier plus complexes ajoutent de la complexité aux ensembles d’attributions d’aide financière automatiques et peuvent augmenter le besoin d’une intervention manuelle. |
Comment l’aide financière des étudiants peut-elle varier selon la période universitaire? | Lorsque des facteurs tels que le coût de fréquentation pour les étudiants, l’indice d’aide aux étudiants et les besoins non satisfaits diffèrent d’une période universitaire à l’autre, les montants des attributions peuvent varier. Il se peut que vous deviez expliquer les incohérences aux étudiants. |
Recommandations
- Vous devez traiter les étudiants pour des ensembles dans le même ordre que pour l'orchestration de nuit :
- Coût de fréquentation
- Contenu de l'emballage de rémunération au mérite
- Nous avons besoin d'emballage
- Utilisez la structure des réactions pour évaluer automatiquement les éléments à inclure dans les ensembles et les réemballages, au lieu d’exécuter l’emballage manuellement.
Exigences
Définissez vos configurations pour les processus tels que l’évaluation ISIR, l’emballage et le décaissement. Voir Étapes : définir l’aide financière aux étudiants.
Limites
- Vous pouvez uniquement utiliser les ensembles d'attributions pour attribuer des articles d'attribution aux étudiants. Vous ne pouvez pas affecter des exonérations ou des contrats d’organismes subventionnaires aux étudiants au moyen du processus d’emballage.
- Workday n’attribue pas de prêts de remplacement ni d’attributions externes au moyen du processus d’emballage. Workday nécessite des intégrations et des processus supplémentaires pour attribuer ces types d’attributions aux étudiants.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Financial Aid :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Prêt Processing
| Permet de remplacer l’information pour les attributions traitées par le code d’origine et de décaissement communs. |
Manage: NSLDS - USA
| Vous permet de remplacer les montants de prêts agrégés du Système national de prêt d’étudiants (NSLDS) utilisés par Workday dans les ensembles. |
Reports : Financial Aid Period Records
| Permet d’apporter manuellement l’aide financière aux étudiants. |
Définir les ensembles de rémunération au mérite
| Permet de définir des ensembles pour les attributions fondées sur la rémunération au mérite. |
Définir les ensembles d’aide financière
| Permet de définir des ensembles pour les attributions fondées sur le besoin. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des exécutions de tâche d'aide financière
| Vous permet d’afficher les détails des exécutions de tâches liées aux ensembles d’heures au cours des 30 derniers jours. |
Outil de configuration des ensembles d'aide financière
| Pour une période universitaire, ce rapport vous permet d’afficher les données utilisées par Workday pour :
Vous pouvez accéder au rapport au moyen du rapport Outil de configuration de l’aide financière . |
Total de l'aide financière
| Vous permet :
|
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Éléments d'attributions à des étudiants | Représentent les attributions individuelles accordées aux étudiants dans le cadre d’un ensemble d’aide financière. |
Éléments d’action | Les étudiants doivent remplir les éléments d’action de vérification fédérale avant que vous puissiez mettre en paquet leur aide financière. |
Structures de présence types | Déterminent les périodes qui s’affichent dans le plan de présence d’un étudiant et dans le statut de la charge d’aide financière projetée en fonction de laquelle Workday configurera un étudiant. Les unités généralement inscrites ont une incidence directe sur le statut de la charge projetée pour les plans de présence, ce qui a une incidence sur l’emballage. Si le statut de chargement est Non inscrit , l'étudiant ne recevra pas de paquet pour cette période. |
Contrôles de la date de la période universitaire | La date de début de l’utilisation réelle de l’inscription (AEUSD) est la date à laquelle Workday cesse d’utiliser le statut de charge projeté de l’étudiant et commence à utiliser son statut de chargement réel pour l’inscription pour les ensembles. Lorsque vous ne définissez pas cette date, Workday utilise la date de début standard de la période universitaire comme date de début réelle de l’utilisation de l’inscription. Workday réintègre automatiquement les étudiants à cette date pour mettre à jour les attributions en fonction de l’inscription réelle des étudiants. |
Politiques relatives à la classe | Chaque statut de classe est associé à un niveau d’aide fédéral pour les étudiants qui permet de déterminer l’admissibilité à l’aide financière lors de l’emballage. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.