Créer des catégories de dépenses
Sécurité : domaine
Set Up: Spend Categories
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.Vous pouvez créer des catégories de dépenses pour classer :
- Des actifs.
- Des éléments de frais.
- Des articles des stocks.
- Des articles d’achat.
- Des articles de catalogue de fournisseur.
- Classification UNSPSC des produits et services (code UNSPSC)
- Code de l’Institut national des achats gouvernementaux (code NIGP)
- Accédez à la tâcheMettre à jour des catégories de dépenses.
- (Facultatif) Sélectionnez l’optionImporter une catégorie de dépenses existantepour ajouter des catégories de dépenses existantes aux hiérarchies de catégories de dépenses.
- Pour la sectionDétails de la catégorie de dépenses, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Détail de marchandiseEntrez un autre nom de référence que les utilisateurs peuvent utiliser pour rechercher la catégorie de dépenses.Si vous associez déjà des catégories de dépenses à des codes de marchandise dans les tâchesCréer un code de marchandiseetModifier un code de marchandise, laissez ce champ en blanc.Affichage de catégories de dépensesSélectionnez une option pour déterminer de quelle façon vos hiérarchies de catégories de dépenses et vos codes de marchandise s’affichent dans Workday.L’option que vous sélectionnez s’imprime sur les bons de commande et les contrats de fournisseurs.Utilisation de la catégorie de dépensesSélectionnez parmi les types d’utilisations suivants :- Paiement ad hoc: incluez d’autres types d’utilisations afin d’utiliser cette catégorie de dépenses pour les frais, l’approvisionnement et les factures de fournisseurs.
- Frais: les travailleurs utilisent ces catégories de dépenses dans les lignes d’autorisation de dépense et de note de frais.
- Approvisionnement- Utiliser pour :
- Les demandes d’approvisionnement.
- Les bons de commande.
- Les réceptions.
- Les retours.
- Les contrats de fournisseurs.
- Les articles d’achat.
- Les actifs loués.
Lorsque vous enregistrez la catégorie de dépenses avec l’utilisationApprovisionnement, Workday inclut automatiquement l’utilisation de la catégorie de dépensesFacture de fournisseur. - Facture de fournisseur- Utiliser pour :
- Les factures de fournisseurs
- Les ajustements de factures de fournisseurs
- Les factures de fournisseurs récurrentes
- Les factures pour actifs loués
InactifSélectionnez cette option pour empêcher la catégorie de dépenses de s’afficher dans les documents commerciaux et les invites de catégorie de dépenses.Vous pouvez utiliser une catégorie de dépenses inactive dans les documents commerciaux en entrant son nom dans les invites. La désactivation d’une catégorie de dépenses ne modifie pas les données historiques ni n’a de répercussion sur les transactions précédentes.Source d’exécution de la demande d’approvisionnementActivez ce champ en sélectionnantApprovisionnementdans l’inviteUtilisation de la catégorie de dépenses.Sélectionnez cette option pour queBon de commandeouStockssoit indiqué comme source d’exécution de la demande d’approvisionnement lorsque vous créez des demandes d’approvisionnement pour cette catégorie de dépenses.La valeurStocksne s’affiche que lorsque vous sélectionnezStocker les articlesdans la sectionSuivi des stocks.ClassificationSélectionnez Biens ou Services pour classer les catégories de dépenses en tant que biens ou services. Utilisez cette option pour la déclaration fiscale et les règles fiscales propres aux valeurs par défaut.WorktagsDéfinissez des worktags associés pour cet objet à l'aide des types de worktags associés que vous configurez dans la tâcheMettre à jour l'utilisation de worktags associés. Workday facture automatiquement dans les transactions les valeurs de la colonneWorktag par défautlorsque vous souhaitez régler l'objet dans la transaction. - Pour la sectionTaxes et frais supplémentaires, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Assujettissement aux taxes par défautIndiquez comment vous appliquez les taxes aux transactions portant sur des produits et des services dans cette catégorie de dépenses. Vous pouvez également définir des règles de traitement fiscal d’articles et ainsi définir un comportement par défaut d’assujettissement aux taxes plus détaillé. Vous pourrez ensuite modifier la valeur par défaut pour une transaction.Affecter le fretAffecter les autres fraisSélectionnez ces options pour affecter le fret et les autres frais indiqués dans les en-têtes de document aux lignes lorsque vous définissez la catégorie de dépenses pour l’affectation.Ces coûts installés feront partie du coût d’acquisition d’une ligne. L’affectation s’applique :- Aux bons de commande.
- Aux factures de fournisseurs.
- Aux ajustements de factures de fournisseurs.
- Paiements ad hoc.
- Pour la sectionSuivi des actifs, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Effectuer le suivi des articlesSélectionnez cette option pour activer le suivi de la consignation des actifs affectés à cette catégorie de dépenses. Effectuez le suivi des actifs pour délivrer aux travailleurs des actifs associés à cette catégorie de dépenses.Si une catégorie de dépenses avec suivi comporte également une utilisation pour frais professionnels, vous devez enregistrer manuellement les actifs que vous incluez dans les notes de frais. Vous ne pouvez pas configurer le processus de gestion des notes de frais pour lancer automatiquement un événement d’enregistrement des actifs.Actif incorporelL’option est disponible lorsque vous sélectionnezEffectuer le suivi des articles. Sélectionnez cette option pour définir la catégorie de dépenses avec la valeur par défaut de catégorie de dépenses correspondant à desactifs incorporels, comme les abonnements aux logiciels et les droits de service. Les catégories de dépenses ayant l’attributActif incorporeldoivent effectuer le suivi des articles.Il est uniquement possible de créer des actifs définis avec la valeur par défaut de catégorie de dépenses correspondant à des actifs incorporels à partir des lignes de réception associées à un contrat; cette opération est impossible à effectuer directement à partir de bons de commande ou de factures de fournisseurs.Vous ne pouvez pas sélectionnerContrat de locationlorsque vous sélectionnez l’optionActif incorporel.Contrat de locationL’option est disponible lorsque vous sélectionnezEffectuer le suivi des articles. Sélectionnez cette option pour désigner la catégorie de dépenses à utiliser avec les actifs prévus par un contrat de location simple ou de location-financement. Workday crée des actifs définis avec la catégorie de dépensesContrat de locationà partir des lignes de contrat de fournisseur.Vous ne pouvez pas sélectionnerActif incorporellorsque vous sélectionnez l’optionContrat de location.Classe d’actifs par défautSélectionnez cette option pour affecter une classe d’actifs à cette catégorie de dépenses.Configurez les classes d’actifs dans la tâcheMettre à jour des classes d’actifs.Type d’actif par défautSélectionnez cette option pour définir un type de propriété d’actif pour cette catégorie de dépenses.Configurez les types d’actifs dans la classeMettre à jour des types d’actifs. - (Stocks seulement) Pour la sectionSuivi des stocks, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Stocker les articlesSélectionnez cette option pour activer cette catégorie de dépenses pour stocker les articles.Workday traite les articles associés à cette catégorie de dépenses comme des articles des stocks ou des articles pouvant être stockés.Un article autre que stocké est un article d’achat ou de fournisseur pour lequel la case de catégorie de dépenses Article en stock n’est pas cochée.Exemple : une catégorie de dépenses Fournitures de bureau avec des articles comme des lampes de bureau ou de l’encre pour imprimante. Les fournitures de bureau ne sont pas marquées comme des articles en stock.Traitement comptable des stocksSélectionnez le traitement comptable des stocks, soitChargeouStocks.- Les articles avec le traitement comptableStockssont considérés comme des actifs au moment du rangement, avant d’être passés en charges lorsqu’ils sont délivrés, transférés ou ajustés à la baisse.
- Les articles avec le traitement comptableChargesont passés en charges au moment du rangement. Les quantités font l’objet d’un suivi à partir de ce moment.
- Si vous vous connectez à des sites Web de fournisseurs en accédant à un catalogue externe, déterminez tous les intervalles de codes de marchandise standard qui correspondent à votre catégorie de dépenses dans la grilleMappage de codes de marchandise - Liens vers les sites Web de fournisseurs.Lorsque vous vous connectez à un site Web de fournisseur pendant le processus de demande d’approvisionnement par l’entremise d’un catalogue externe, le site du fournisseur récupère un code de marchandise. Workday détermine la catégorie de dépenses en fonction de l’intervalle de codes dans lequel se situe le code. Workday consigne également ce code dans le bon de commande qu’il génère à partir de la demande d’approvisionnement lors de la transmission du bon de commande au fournisseur par XML.Pour les bons de commande qui ne proviennent pas d’une demande d’approvisionnement, vous pouvez déterminer un code de marchandise en particulier au moment d’envoyer des bons de commande à vos fournisseurs par XML. Indiquez le même code pour les champsIntervalle - deetIntervalle - àet cochez la caseUtiliser dans les bons de commande.
- Activez les types d’autres identifiants d’articles pour les catégories de dépenses afin d’entrer des identifiants d’articles pour des articles d’achat, tels que le numéro de pièce du fournisseur ou le numéro de pièce du fabricant.
- (Facultatif) Créez des hiérarchies de catégories de dépenses et des segments de sécurité liés à des catégories de dépenses.
- Désactivez les catégories de dépenses qui ne sont plus utilisées.