Éléments à prendre en compte pour la définition : réceptions et retours

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des fonctionnalités relatives aux réceptions et aux retours dans Workday. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Grâce à la fonctionnalité de réception de Workday, vous pouvez créer et modifier des réceptions pour des biens et des services.

Vous pouvez également consigner les heures et les tâches pour des travailleurs auxiliaires et des services liés à un projet.

Grâce à la fonctionnalité de retours, vous pouvez entrer des ajustements de factures de fournisseurs lorsque vous retournez des biens.

Avantages pour l’entreprise

Les fonctionnalités de réception et de retours augmentent l’efficacité en :

Permettant aux utilisateurs de traiter la réception de biens au point de livraison.

Automatisant le processus de réception pour réduire le risque d’erreurs.

Scannant les codes à barres pour faciliter la réception des biens, surtout pour les livraisons de grandes quantités.

Lançant le retour de biens et de services directement à partir de bons de commande, de contrats de fournisseurs ou de lignes de réception.

Lançant automatiquement les ajustements de factures pour des biens et des services retournés.

Cas d’utilisation

Vous pouvez :

Scanner, au point de livraison, les codes à barres des articles à l’aide d’un appareil mobile afin de gérer les réceptions et de les soumettre aux fins d’approbation.

Approuver les réceptions.

Créer des ajustements de réception pour corriger les quantités ou les montants figurant sur les réceptions déjà approuvées. Workday ajuste ensuite automatiquement la comptabilité, les niveaux des stocks, les bons de livraison et les étiquettes.

Ranger les articles réceptionnés.

Retourner les biens non désirés et non commandés.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous gérer les actifs réceptionnés de différentes sources?	Vous pouvez configurer le processus de gestion Réception pour lancer l’enregistrement et le suivi des actifs en fonction de réceptions associées à des bons de commande ou à des contrats de fournisseurs.
Comment voulez-vous mettre en correspondance les réceptions et les factures de fournisseurs?	Lorsque vous configurez l’événement de correspondance de comptes de fournisseurs en tant que sous-processus du processus de gestion Événement lié à des charges à payer pour des réceptions , vous pouvez établir la correspondance des factures de fournisseurs avec les éléments suivants : Bons de commande. Réceptions. Contrats de fournisseurs. La correspondance fait ressortir les exceptions sur les factures de fournisseurs et les ajustements de factures, ce qui vous permet de contrôler les dépenses de votre organisation.
Comment voulez-vous gérer les livraisons des sociétés au sein de votre structure organisationnelle?	Vous pouvez configurer vos sociétés pour qu’elles agissent à titre de clients, de fournisseurs ou les deux, ce qui leur permet de mener des activités entre elles au moyen de transactions intersociétés directes. Cette configuration élimine le besoin de créer des factures de clients et de fournisseurs distinctes, ce qui vous fait gagner du temps. Au niveau de la société, vous pouvez également configurer Workday pour créer plusieurs bons de livraison de biens pour chaque numéro de suivi d’une livraison.
Voulez-vous générer automatiquement des réceptions pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location?	Vous pouvez planifier la réception automatique des lignes de contrat lorsque vous utilisez les contrats de fournisseurs de type contrat de location suivants : Contrats de location-financement. Contrats de location simple qui utilisent la méthode comptable Charges d’amortissement liées à l’actif au titre du droit d’utilisation .

Recommandations

Vous pouvez passer en revue les soldes des réceptions dans la section

Transactions de dépenses

du contrat.

Ajoutez un niveau secondaire d’approbation ou créez une étape À faire
dans les règles de conditions. Vous pouvez ensuite établir une exigence d’inspection physique des biens ou de manipulation des articles de grande valeur.

Sélectionnez les champs de rapports configurables fournis par Workday dans la catégorie

Correspondance

dont vous avez besoin pour vos règles de correspondance.

Utilisez la tâche

Annuler en masse des documents d’approvisionnement

pour annuler plusieurs réceptions ayant le statut Brouillon
.

Exigences

Pour configurer le processus de gestion Réception
de façon à automatiser la création de factures de fournisseurs à partir de réceptions, ajoutez l’étape d’action

Créer une facture de fournisseur à partir d’une réception

. Vous pouvez ensuite créer des factures de fournisseurs à partir de réceptions associées à un bon de commande ou à un contrat de fournisseur.

Vous pouvez également ajouter l’étape d’action

Réviser un calendrier pour la génération de versements

pour passer en revue les calendriers de versements de prépaiement pour les factures de fournisseurs et traiter les versements disponibles.

Limites

Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement lié à des charges à payer pour des réceptions
par société, mais pas par hiérarchie de sociétés.

Configuration du locataire

Activez la fonctionnalité

Générateur d’identifiants - Charges à payer pour des réceptions

dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

Sécurité

Lorsque vous utilisez des appareils mobiles pour traiter des réceptions ou accepter des retours, configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :

Mobile Usage - Android

Mobile Usage - iPad

Mobile Usage - iPhone

Pour créer, modifier et annuler des réceptions, lancer des retours et ajuster des réceptions déjà approuvées, configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :

Process: Receipt/ Return (nouveau)

Process: Receipt Accruals

Process: Receipt/Return – Cancel

Process: Receipt/Return - View

Self-Service: Receipt

Self-Service: Receipt Scanning

Configurez le domaine Reports: Organization Receipt/Return Reporting
dans le domaine fonctionnel Procurement. Les utilisateurs ayant des rôles basés sur l’organisation peuvent afficher des transactions opérationnelles et produire des rapports sur celles-ci lorsque vous marquez leurs organisations dans les lignes de réception ou de retour.

Processus de gestion

Accédez aux processus de gestion suivants pour configurer les règles propres aux réceptions, aux ajustements de réception, aux retours, aux rangements et à la correspondance :

Événement de rangement pour une réception de stock

Événement lié à des charges à payer pour des réceptions

Ajustement de réception

Réception

Événement intersociétés d’enregistrement d’encaissement

Événement de retour au fournisseur

Événement de correspondance de comptes de fournisseurs

Événement de dérogation à des exceptions de correspondance de comptes de fournisseurs

Ajoutez l’étape de service Lancer un événement de correspondance de comptes de fournisseurs pour les factures de fournisseurs connexes
aux processus de gestion Réception
et Ajustement de réception
pour effacer toutes les exceptions de correspondance.

Configurez le processus de gestion Réception
et la politique de sécurité rattachée pour :

Ajouter la tâche

Affecter des lots/numéros de série

à titre d’action.

Inclure une étape d’approbation pour les groupes Acheteur indiqué dans le bon de commande
et Demandeur
.

Acheminer les réceptions pour leur rangement en stock et définir les règles de rangement en stock.

Dans le processus de gestion Réception
, vous pouvez ajouter :

L’étape d’action Créer une facture de fournisseur à partir d’une réception
pour créer des factures de fournisseurs à partir de réceptions associées à un bon de commande ou à un contrat de fournisseur. Vous pouvez également ajouter des règles afin d’empêcher la création de factures pour certains fournisseurs.

L’étape d’action Réviser un calendrier pour la génération de versements
pour passer en revue les calendriers des versements de prépaiement associés à des factures et traiter les versements disponibles.

L’étape de service Lancer des événements d’enregistrement d’actifs à partir d’une réception pour des contrats de fournisseurs
pour lancer l’enregistrement des actifs pour les lignes de réception associées à un contrat.

L’étape d’action Review Trackable Lines for Assets
pour passer en revue et mettre à jour les lignes d’actifs avec suivi.

Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement de rangement pour une réception de stock
pour qu’il indique :

Acheminer les transactions de rangement ajustées pour approbation.

Déclencher des ajustements de rangement en configurant le processus de gestion comme une étape du processus de gestion Ajustement de réception
.

Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement pour une action en masse liée à des documents d’approvisionnement
et la politique de sécurité rattachée pour permettre aux utilisateurs d’annuler en masse des brouillons de réceptions à l’aide de la tâche

Annuler en masse des documents d’approvisionnement

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Charges à payer pour des réceptions par société	Permet d’avoir un aperçu des charges à payer pour des réceptions par société et par période de grand livre.
Montant restant en fonction des réceptions	Permet d’afficher le montant du solde pour des biens d’un contrat. Le solde ne tient pas compte des réceptions annulées ou refusées ni des réceptions créées à partir de bons de commande.
Rechercher des ordres de retour en stock	Permet d’afficher les ordres de retour en fonction du lieu de gestion des stocks.
Afficher un événement d’ajustement de rangement en stock	Permet d’afficher les transactions de rangement à partir des ajustements de réception.
Mettre à jour des règles de conditions propres à l’approvisionnement	Permet de créer et de gérer des règles de conditions pour : Les bons de commande. Les réceptions. Les ajustements de réception.

Intégrations

Vous pouvez téléverser ou récupérer des données à l’aide d’un Créateur d’interfaces Entreprise avec des services Web qui prennent en charge la fonctionnalité de réception dans :

Inventory.

Procurement.

Supplier Accounts.

Connexions et interactions

Vous pouvez créer des actifs de l’entreprise à partir de réceptions ainsi que de factures et de contrats de fournisseurs. Les catégories de dépenses dans les transactions d’approvisionnement orientent le traitement des actifs de l’entreprise.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

2020R2 What’s New Post: Return Inventory Items to Supplier

Étapes : définir les applications mobiles Workday

Mettre à jour les motifs d’ajustement

Ranger en stock

Référence : codes à barres

2020R1 What’s New Post: Adjustments to Approved Receipts