Créer des demandes d’approvisionnement
Sécurité : définissez les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Procurement :
- Process: Requisition - Create/Edit
- Self-Service: Requisition
Vous pouvez créer une demande d’approvisionnement pour biens et services pour vous-même ou au nom d’un autre travailleur. Pour demander les services d’un travailleur auxiliaire, utilisez les demandes de postes.
- Accédez à la tâcheCréer une demande d’approvisionnement.Workday alimente :Si vous choisissez d’utiliser la fonctionUnification de l’expérience des demandes d’approvisionnementdans le rapportMettre à jour les choix d’utilisation de fonctions, Workday vous dirige de la tâcheCréer une demande d’approvisionnementau workletDemandes d’approvisionnementpour simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir : Créer des demandes d’approvisionnement dans le worklet de demandes d’approvisionnement.
- Les worktags, selon les affectations de rôles dans l’organisation du travailleur.
- L’emplacement de livraison, selon l’espace de travail du travailleur.
- L’emplacement de destination, selon l’adresse du travailleur avec une utilisation d’expédition. Si aucune adresse de destination n’est indiquée dans le profil du travailleur, Workday utilise l’adresse par défaut de la société avec une utilisation d’expédition.
Si vous ne voulez pas que l’emplacement du travailleur soit indiqué comme worktag dans les demandes d’approvisionnement, décochez la caseEmplacement par défaut du travailleur dans les transactions de dépensesdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière. - Tenez compte des options suivantes relatives aux achats :
Option Description Parcourir le catalogueCréez des articles pour le catalogue de recherche à l’aide de la tâcheDemande de chargement de catalogue. Ajoutez ensuite les catalogues de fournisseurs aux contrats de fournisseurs.Demander des articles hors catalogueCette option n’est pas offerte pour le réapprovisionnement des stocks ou les demandes d’approvisionnement de type mise en consignation.Se connecter au site Web d'un fournisseurPour configurer des liens vous permettant de vous connecter directement aux sites Web des fournisseurs, accédez à la tâcheMettre à jour des liens vers les sites Web de fournisseurs.Demander des services liés à un projetCréez des projets et des tâches pour des services liés à des projets dans la tâcheCréer un projetou dans la tâcheCréer un projet de type occasion.Ajouter à partir de modèles et de demandes d’approvisionnementCréez et mettez à jour des modèles de demandes d’approvisionnement à l’aide des tâches suivantes :- Créer un modèle de demande d’approvisionnement
- Créer un modèle de demande d’approvisionnement partagé
- Mettre à jour en masse des modèles de demandes d’approvisionnement
Utilisez le champRecherche de modèleslorsqu’il y a plus de 500 modèles disponibles.Seuls les modèles ciblés seront disponibles en fonction de votresociété/worktag/type de demande d’approvisionnement/ConfigurationLivrerà dans le profil d’en-tête de votre demande d’approvisionnement.Sélectionner à partir de mes articles d’approvisionnement favorisLes utilisateurs finaux peuvent gérer les articles de catalogue et d’achat marqués comme favoris dans la tâcheGérer mes articles d’approvisionnement favoris. - (Facultatif) Pour alterner entre les options relatives aux achats, sélectionnezAfficher le panierà partir de l’icône de panier, puis cliquez surPoursuivre les achats.
- Lorsque vous modifiez des valeurs de demande d’approvisionnement pendant l’étape de passation de commande, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Demande de prix requiseÀ moins que vous n’associiez la ligne de demande d’approvisionnement à une ligne de demande de prix, vous ne pouvez pas sourcer des lignes de demande d’approvisionnement avec l’option Demande de prix requise.Pièces jointesCochez la caseExternepour inclure la pièce jointe au bon de commande généré et permettre au fournisseur de la consulter.Dans la page de la passation de commande avancée, sélectionnez les catégories de pièces jointes pour préciser le type de document. Vous pouvez définir une étape du processus de gestion pour acheminer les bons de commande avec une catégorie de pièces jointes précise à un autre approbateur.Aucuns fraisSélectionnez cette option pour indiquer qu’il n’y a pas de coût prévu pour l’article.Si elle est sourcée à partir d’une demande de stock, la transaction liée aux stocks inclura tout de même le coût moyen de l’article.Par défaut, le système masque le champAucuns frais. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheConfigurer des champs facultatifs.Les utilisateurs peuvent masquer certaines colonnes de la grille en cliquant sur l’icône située dans le coin supérieur droit de la grille.Pour modifier des lignes de demande d’approvisionnement en masse, vous pouvez sélectionner les options suivantes en cliquant sur l’icône de points de suspension, située au bas de la page :- Modifier une adresse, pour mettre à jour les valeurs de destination et de livraison, ou pour créer une autre adresse pour l’ensemble des lignes de demande d’approvisionnement.
- Modifier les valeurs par défaut d’une demande d’approvisionnement, pour les valeurs suivantes :
- Date de livraison demandée
- Worktags, fractionnements et modèles
- Fournisseur
- Connexion aux fins de passation de commande du fournisseur
- Exigences liées aux demandes de prix
- Aucuns frais
Au moment demodifier les valeurs par défaut d’une demande d’approvisionnement, tenez compte des éléments suivants :Exigences liées aux demandes de prixSélectionnezConserver les sélections actuellespour n’apporter aucun changement.Worktags et fractionnements par défaut- Copier à partir d’un modèle de worktags: les renseignements proviennent d’un ensemble de worktags couramment utilisés ou d’affectations pour fractionnement.
- Utiliser les worktags par défaut: configurer un ensemble de worktags.
- Utiliser les fractionnements par défaut: permet d’effectuer automatiquement un fractionnement par pourcentage. Les valeurs par défaut de pourcentage d’affectation pour fractionnement ne s’appliquent pas aux lignes de demande d’approvisionnement nouvellement ajoutées.
Aucuns fraisSélectionnez toutpour cocher la caseAucuns fraispour toutes les lignes de demande d’approvisionnement applicables. Sélectionnerla case Aucuns fraissupprimera tous les fractionnements sur les lignes de demande d’approvisionnement existantes.Par défaut, le système masque le champAucuns frais dans les valeurs par défaut d’une demande d’approvisionnement. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheConfigurer des champs facultatifs.Passez la souris sur les champs pour afficher les valeurs actuelles de votre demande d’approvisionnement. - Au moment de la passation de commande, tenez compte des options suivantes dans la sectionInformation sur la demande d’approvisionnement:
Option Description Carte de créditWorkday n’affiche pas ce champ tant qu’une carte de crédit n’a pas été affectée au travailleur. Les seules cartes de crédit disponibles pour un travailleur au moment de la passation de commande sont des cartes affectées au travailleur.Le champ carte de crédit est :- Modifiable si vous avez configuré une carte de crédit comme type de paiement pour le fournisseur. Par défaut, Workday charge l’information sur la carte de crédit que vous avez configurée pour le fournisseur dans ce champ.
- Non modifiable si le fournisseur n’a pas de carte de crédit configurée. Workday remplit le champ avec les travailleurs associés à la demande d’approvisionnement.
Priorité élevéeSélectionnez cette option pour les demandes urgentes afin de marquer une demande d’approvisionnement aux fins de traitement et d’exécution express.Cette option vous permet également de créer des routages d’approbation personnalisés pour les demandes d’approvisionnement à priorité élevée et d’assurer un traitement plus rapide pour celles-ci.Acheteur (sourçage)Sélectionnez l’acheteur pour lequel les commandes résultantes doivent être sourcées automatiquement. Lorsque vous configurez ce champ comme champ obligatoire, l’acheteur est marqué commeacheteur (sourçage de demandes d’approvisionnement)dans la colonneAcheteur résultantde la règle de sourçage de demandes d’approvisionnement.
- (Facultatif) Pour changer le demandeur dans les demandes d’approvisionnement et les bons de commande terminés, accédez à la tâcheChanger en masse le travailleur dans un document d’approvisionnementet sélectionnezDemandes d’approvisionnement.