Acquérir des biens et services destinés aux nouveaux travailleurs
Lorsque vous embauchez de nouveaux travailleurs, vous leur fournissez un ensemble standard d’articles. Exemple : un nouvel ordinateur portable. Vous pouvez regrouper toutes les fournitures nécessaires dans un modèle de demande d’approvisionnement et associer le modèle à un profil d’emploi. Lorsque vous embauchez un travailleur correspondant à ce profil d’emploi, Workday avise automatiquement le partenaire RH qu’il doit créer une demande d’approvisionnement pour le travailleur. Le modèle contient déjà toute l’information. Le partenaire RH peut simplement soumettre la demande déjà remplie, ou la modifier, au besoin.
- Pour permettre l’approvisionnement automatique, modifiez le processus de gestionEmbaucher un employéouEmbaucher un travailleur auxiliaire par contrat.
- Ajoutez une étape d’action pour l’événement de création d’une attribution de fournitures. Cette étape est lancée chaque fois que vous embauchez un employé ou un travailleur auxiliaire par contrat, même si aucun modèle de demande d’approvisionnement n’est associé au profil d’emploi.
- Ajoutez une règle d’étape conditionnelle pour rechercher un modèle de demande d’approvisionnement lié au profil d’emploi. Vous pouvez lancer cette étape uniquement pour les profils d’emploi associés à un modèle de demande d’approvisionnement.
- En tant qu’acheteur ou coordonnateur de service, créez un modèle de demande d’approvisionnement à l’aide de la tâcheCréer un modèle de demande d’approvisionnement partagé.
- Dans le champModèle de nouvelle embauche pour le profil d’emploi, affectez un ou plusieurs profils d’emploi au modèle.
- SélectionnezPublicdansAccès au modèle. Le modèle doit être public pour permettre l’attribution automatique de fournitures.
- (Facultatif) Ajoutez des articles dans les grillesLignes de biensetLignes de services.ChampDescriptionArticle/élément(Facultatif) Sélectionnez un article pour chacune des lignes du bon de commande.Lorsque vous avez sélectionné un article, lacatégorie de dépensesy est automatiquement associée.Catégorie de dépensesLa catégorie de dépenses associe les articles aux règles d’inscription comptable correspondantes et fournit des renseignements permettant la création de factures. Si vous sélectionnez un article avant de préciser la catégorie de dépenses, la catégorie de dépenses charge automatiquement la valeur affectée à l’article. Vous ne pouvez pas changer la catégorie de dépenses.Fournisseur(Facultatif) Sélectionnez un fournisseur pour cet article.QuantitéEntrez le nombre d’unités à acheter et à réceptionner en vertu de la ligne de contrat.Unité de mesureSélectionnez uneunité de mesurepour la ligne, commeEachouCase.Coût unitaireSélectionnez uncoûtunitairepour l’unité de mesure que vous avez indiquée.WorktagsPrécisez lesworktagspour effectuer le suivi des détails, créer les données comptables correspondantes et produire des rapports.FractionnementsPour fractionner les lignes parmontantou parquantité, cliquez surFractionnements, précisez le montant ou la quantité pour chaque fractionnement, et définissez différentsworktags, au besoin.
- Embauchez un nouvel employé ou un travailleur auxiliaire (par contrat) avec ce profil d’emploi.
- Lorsque le partenaire RH reçoit une tâche dans Mes tâches exigeant la création d’une demande d’approvisionnement visant le nouveau travailleur, créez la demande d’approvisionnement puis soumettez-la.L’information sur le modèle est alimentée automatiquement dans la demande. Si nécessaire, vous pouvez modifier le modèle afin qu’il corresponde aux besoins particuliers des travailleurs.
Le processus d’approvisionnement se poursuit normalement après la soumission de la demande d’approvisionnement, comme si vous l’aviez créée à partir de zéro.