Définir des articles d’achat pour la gestion des stocks
- Créez des catégories de dépenses pour stocker les articles.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un article d’achatet la politique de sécurité rattachée.
- Sécurité : domaineManage: Item Inventory Site Attributesdans le domaine fonctionnel Inventory.
Vous pouvez définir des renseignements importants pour chaque article des stocks que vous commandez, stockez et expédiez, notamment :
- Le prix.
- L’information sur le fournisseur.
- Des unités de mesure (UDM) pour la commande, le stockage et l’expédition.
- Le seuil de niveau des stocks pour le réapprovisionnement automatique des articles.
- Les détails d’identification, comme le numéro de série.
Vous pouvez également modifier ces détails à mesure qu’ils changent, par exemple lorsque le fournisseur ajuste le prix de l’article ou la quantité d’expédition.
- Accédez à la tâcheCréer un article d’achat.
- Pour l’en-tête, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Catégorie de dépensesUtilisez des catégories de dépenses pour affecter des règles comptables et une imputation des coûts à l’article. Les catégories de dépenses remplissent certains champs. Vous pouvez utiliser des catégories de dépenses pour définir des articles comme articles stockés ou autres que stockés. Un article autre que stocké est un article d’achat ou de fournisseur pour lequel la case de catégorie de dépensesStocker les articlesn’est pas cochée.Exemples : une catégorie de dépenses Fournitures de bureau avec des articles comme des lampes de bureau ou de l’encre pour imprimante. Les fournitures de bureau ne sont pas marquées comme des articles en stock.Identifiant d'articleEntrez une chaîne d’identification que Workday peut afficher et suivre. Workday vous recommande d’entrer un numéro d’article ou un numéro de fabricant. - Pour l’ongletAperçu de l’article, tenez compte des éléments suivants :
Option Description PrivilégiéSélectionnez cette option pour définir l’article d’achat comme article d’achat privilégié lors des demandes d’approvisionnement. Workday affichePrivilégiédans :- Worklet de demande d’approvisionnementsur l’icône de l’article. Vous pouvez effectuer un tri par préférences dans le worklet.
- La recherche dans le catalogueà côté du nom de l’article avec une icône de badge. Vous pouvez filtrer vos résultats par éléments privilégiés.
DeviseWorkday convertit le prix unitaire de l’article dans la devise de transaction lorsque vous ajoutez un article d’achat à :- Demande d’approvisionnement.
- Un bon de commande.
- Une facture de fournisseur.
- Une ligne d’ajustement de facture.
Chaîne des niveaux d'emballagePour remplir les champs d’unités de mesure, entrez une chaîne des niveaux d’emballage qui respecte le format pris en charge :- Entrez chaque UDM de la plus grande à la plus petite, en terminant par l’UDM de base.
- Séparez les UDM par une barre oblique inverse et entrez une espace entre les nombres et l’UDM.
Exemple : caisse/10 boîtes/100 unités. Dans cet exemple, une caisse contient 10 boîtes et une boîte contient 100 unités. Workday peut identifier l’UDM par son nom, par le code commun CEFACT-ONU ou par le code EDI.Charger les unités de mesureCliquez sur cette option pour remplir la colonneUnité de mesuredans la grilleUnités de mesureen fonction de la chaîne des niveaux d’emballage que vous avez entrée.Créer par défaut une demande de serviceCochez cette case pour indiquer qu’un article est un article de service. Lorsque vous créez des demandes d’approvisionnement, l’article apparaît dans les lignesde services. Lorsque vous décochez cette case, l’article apparaît dans les lignesde biensdes demandes d’approvisionnement.Vous pouvez accéder aux articles de service à l’aide de l’optionVous pouvez utiliser des articles de service dans des lignes de biens et des lignes de services des documents d’approvisionnement lorsque vous marquez la catégorie de dépenses pour les articles stockés.Parcourir le catalogue.Assujettissement aux taxes par défautLa valeur que vous sélectionnez remplace la valeurAssujettissement aux taxes par défaut provenant de la catégorie de dépensesdans les lignes d’approvisionnement.Traitement comptableSe remplit lorsque vous sélectionnez unecatégorie de dépensespour l’article d’achat. Pour les articles avec :- Un traitement comptabledes stocks, Workday les considère comme des actifs au moment du rangement et les comptabilise lorsque les travailleurs les sortent, les transfèrent ou les ajustent à la baisse.
- Un traitement comptabledes frais, Workday les comptabilise au moment du rangement et effectue le suivi des soldes de quantités.
Contrôle par lotSélectionnez cette option pour rendre les identifiants de lots obligatoires dans les transactions liées aux stocks et les réceptions associées à un bon de commande.Lorsque vous cochez cette case, la sectionOptions liées au lots’affiche.Vous ne pouvez pas appliquer de contrôle par lot aux articles que vous stockez en quantités décimales.Type de contrôle par numéro de sérieSélectionnezContrôle par numéro de série pour une expéditionpour exiger des numéros de série à la sortie ou à l’expédition de l’article d’achat. S’affiche lorsque vous ne sélectionnez pas Effectuerle suivi des articles.SélectionnezContrôle complet par numéro de sériepour exiger des numéros de série tout au long du cycle de vie de l’article.Vous ne pouvez pas appliquer de contrôle par numéro de série aux articles que vous stockez en quantités décimales. Vous pouvez uniquement stocker les articles contrôlés par numéro de série dans l’UDM de base de l’article.CommentairesVous pouvez utiliser ce champ pour ajouter et mettre à jour des commentaires sur les changements apportés aux articles à mesure que différents utilisateurs finaux interagissent avec ce champ.Vous pouvez également afficher les commentaires faits sur les articles d’achat dans les pages suivantes :- Aperçu de l’article dans le menu des actions connexes.
- RapportAfficher un article d’achat.
Utiliser les fabricants d’articles seulementSélectionnez cette option pour activer uniquement les fabricants que vous avez précisés sur le lot pour l’article d’achat.Période d'alerte entrante en joursEntrez le nombre de jours pour afficher les erreurs de date d’expiration et les avertissements pour l’article d’achat dans la tâcheRanger en stock.Période d'alerte sortante en joursEntrez le nombre de jours pour afficher les erreurs de date d’expiration et les avertissements pour l’article d’achat dans les tâchesSortie rapide de stocketPrélever des stocks.Entités demandeusesSélectionnez les entités demandeuses auxquelles vous souhaitez limiter l’article d’achat. Une fois la sélection effectuée, seules ces entités peuvent demander l’article.Listes d’articles d’achat faisant l’objet de restrictionsSélectionnez la liste d’articles d’achat existante à laquelle ajouter l’article. Workday autorise uniquement les entités demandeuses à acheter les articles sélectionnés dans cette liste. - Pour la grilleUnités de mesure, tenez compte des éléments suivants :
Option Description UtilisationVous pouvez sélectionner les utilisations suivantes pour une UDM :- Passation de commandepour insérer l’UDM dans l’ongletInformation sur le fournisseur.
- Stockagepour insérer l’UDM dans l’ongletOptions liées au lieu de gestion des stockset les invites de transaction Par Level.
- Unité de consommationpour déterminer la mesure dans laquelle votre entreprise ou vos clients consomment le produit.
Facteur de conversionEntrez le nombre d’unités de mesure de base qui comprennent les autres types d’UDM de l’article.UDM par défaut pour la passation de commandeSélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions d’approvisionnement lorsque l’article d’achat n’a pas d’UDM de passation de commande valide dans l’ongletInformation sur les fournisseurs.UDM par défaut pour le stockageSélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions liées aux stocks lorsque l’article d’achat n’a pas d’UDM de stockage par défaut pour le lieu de gestion des stocks.Vous pouvez sélectionner une UDM de stockage par défaut dans l’ongletOptions liées au lieu de gestion des stocks.UDM par défaut pour la sortieSélectionnez l’UDM que vous souhaitez insérer dans les transactions liées aux stocks lorsque l’article d’achat n’a pas d’UDM de sortie par défaut pour le lieu de gestion des stocks.Vous pouvez sélectionner une UDM de sortie par défaut dans l’ongletOptions liées au lieu de gestion des stocks. - (Facultatif) Dans l’ongletAutres identifiants d’articles, entrez les détails des autres identifiants d’articles que vous souhaitez associer à l’article d’achat.Lorsque vous configurez d’autres identifiants d’articles, Workday attribue les autres types d’identifiants à toutes les catégories de dépenses que vous sélectionnez pour l’article d’achat.
- Pour l’ongletOptions liées au lieu de gestion des stocks, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Statut de l'article pour le lieuLe statutAvec restrictions d’achatexclut les articles des transactions suivantes :- Ordres de modification
- Bons de commande
- Demandes de postes
- Sourcer des demandes d’approvisionnement
- Reliquats de commande de fournisseur
Utilisez le statutInactifen combinaison avec le statut d’articleAvec restrictions d’achatpour gérer plus précisément les statuts d’articles afin de mieux prendre en charge les processus et les stratégies d’achat et de fin de vie.Juste-à-tempsPermet de réapprovisionner des articles en utilisant votre unité de mesure (UDM) juste-à-temps (JAT) à certains lieux de gestion des stocks. Lorsque vous cochez cette case, Workday limite le champUnité de mesure de réapprovisionnementaux unités de mesure juste-à-temps que vous avez configurées dans l’ongletInformation sur le fournisseurpour l’article.Unités de mesure de sortie validesSélectionnez l’UDM que vous souhaitez rendre disponible lorsque les demandeurs créent des demandes d’approvisionnement ou de stock pour l’article au lieu de gestion des stocks.Unité de mesure de sortie par défautSélectionnez l’UDM à utiliser lorsque vous créez :- Demande de stock.
- Un ordre de réapprovisionnement.
Délai d'exécutionLorsque vous demandez l’article à partir d’un lieu de gestion des stocks en particulier, utilisez ce champ pour calculer la date d’exécution prévue pour les demandes de stock. Exemple : si vous entrez 3 jours, alors la date d’exécution prévue dans la demande de stock est 3 jours après la date du jour.Utiliser les réservationsSélectionnez cette option pour activer les réservations de stock pour l’article au niveau du lieu.Quantité du seuil de commandeWorkday déclenche le réapprovisionnement lorsque le niveau des stocks calculé tombe sous ce seuil de commande.Stock de sécuritéLa quantité supplémentaire de stock que vous souhaitez conserver pour réduire le risque que l’article soit en rupture de stock. Workday utilise ce champ dans les calculs automatiques du seuil de commande.Nombre de jours en stock cibleEntrez la quantité minimum de stock que vous souhaitez avoir, mesurée en nombre de jours de stock. Workday utilise ce champ dans les calculs automatiques du seuil de commande.Nombre cible de jours en stock maximumEntrez la quantité maximum de stock que vous souhaitez avoir, mesurée en nombre de jours de stock. Workday utilise ce champ dans les calculs automatiques du seuil de commande.ABC ClassificationLorsque vous comptez avec la méthode ABC, entrez la classification ABC qui a la fréquence de dénombrement souhaitée pour cet article.Contrôle par lotSélectionnez cette option pour exiger des identifiants de lots dans les transactions liées aux stocks et les réceptions associées à un bon de commande pour les articles d’un lieu de gestion des stocks en particulier.Vous ne pouvez pas appliquer de contrôle par lot aux articles que vous stockez en quantités décimales.Type de contrôle par numéro de sérieSélectionnezContrôle par numéro de sériepour une expédition pour exiger des numéros de série à la sortie ou à l’expédition de l’article d’achat à un lieu de gestion des stocks précis.SélectionnezContrôle complet par numéro de sériepour exiger des numéros de série tout au long du cycle de vie de l’article.Vous ne pouvez pas appliquer de contrôle par numéro de série aux articles que vous stockez en quantités décimales. Vous pouvez uniquement stocker les articles contrôlés par numéro de série dans l’UDM de base de l’article.Période d'alerte entrante en joursEntrez le nombre de jours pour afficher les erreurs de date d’expiration et les avertissements pour l’article d’achat dans la tâcheRanger en stockpour les articles d’un lieu de gestion des stocks précis.Période d'alerte sortante en joursEntrez le nombre de jours pour afficher les erreurs de date d’expiration et les avertissements pour l’article d’achat dans lestâches Sortie rapide de stocketPrélever des stockspour les articles d’un lieu de gestion des stocks précis.Unité de mesure de réapprovisionnementVous pouvez définir le seuil de commande d’un article d’achat au niveau du lieu de gestion des stocks dans une UDM de réapprovisionnement. Workday lance le processus de réapprovisionnement lorsque la quantité existante de l’article d’achat à ce lieu de gestion des stocks tombe sous la quantité du seuil de commande dans l’UDM du réapprovisionnement.Letype de réapprovisionnementque vous sélectionnez détermine également la quantité et l’UDM utilisées pour les demandes de réapprovisionnement :- Quantité fixe de réapprovisionnement- Workday utilise laquantité fixe de commandeetl’unité de mesure de la quantité fixe de commandepour créer la demande de réapprovisionnement.
- Min/maximum- Workday utilise laquantité maximumetl’unité de mesure de réapprovisionnementpour déterminer la quantité de réapprovisionnement de l’article. Lorsque vous sélectionnezCréer une demande d’approvisionnementcomme option de réapprovisionnement, la demande de réapprovisionnement résultante contient la quantité de réapprovisionnement arrondie dans l’UDM de passation de commande par défaut. Lorsque vous sélectionnez l’option de réapprovisionnementCréer une demande de stock, la demande de réapprovisionnement résultante contient la quantité de réapprovisionnement arrondie dans l’UDM de sortie par défaut de l’article pour le lieu de gestion des stocks qui exécute les demandes.
Option de réapprovisionnementPour utiliser les critères de réapprovisionnement que vous avez configurés pour le lieu de gestion des stocks, laissez cette option en blanc.Facturable au patientUtilisez cette invite pour activer ou remplacer la facturation au patient sur l’article.Cochez la case Activerles options pour le secteur des soins de santédans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financièrepour afficher l’invite.Utilisation moyenne quotidienne (UDM de base)Lorsque vous exécutez la tâcheCalculer l’utilisation moyenne quotidienne des stocks, Workday remplace l’utilisation que vous avez entrée.Délai d’approvisionnement du fournisseur privilégié (en jours)Lorsque vous exécutez la tâcheCalculer le délai d’approvisionnement du fournisseur privilégié, Workday remplace le délai d’approvisionnement que vous avez entré.Mode de création des nouveaux ordresIndiquez quelle action lance les ordres de facturation et de remplacement.Quantité du seuil de commande en consignationEntrez la quantité minimum d’un article en consignation que vous souhaitez mettre sur un lieu de gestion des stocks dans une unité de mesure de base. Workday déclenche le réapprovisionnement lorsque le niveau des stocks calculé tombe sous ce seuil de commande.Quantité maximum mise en consignationEntrez la quantité maximum d’un article en consignation que vous souhaitez placer sur un lieu de gestion des stocks dans une unité de mesure de base. Une fois le réapprovisionnement exécuté, il sera réapprovisionné jusqu’à la quantité maximum.Consolider les transactionsSélectionnez cette option pour consolider les transactions liées aux stocks sur une seule ligne dans les demandes d’approvisionnement et les bons de commande de type Facturation et remplacement. - (Facultatif) Dans l’ongletArticles de remplacement, configurez les produits de remplacement pour l’article d’achat.
- Dans l’optionUtilisation, sélectionnezStockspour activer les articles de remplacement pour le prélèvement.Les articles de remplacement et l’article d’achat initial doivent avoir la même :
- Méthode de suivi des catégories de dépenses.
- UDM de base.
Vous commandez et réceptionnez des gants pour l’entrepôt d’un hôpital. Les gants sont expédiés dans des caisses, mais les travailleurs de l’entrepôt doivent les ranger par paquets. Chaque caisse contient 5 paquets. Vous configurez la conversion de quantité de transactions entre les paquets et les caisses. Workday convertit la quantité de caisses en quantité de paquets que les travailleurs de l’entrepôt doivent ranger.
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pour suivre tous les changements apportés aux attributs de vos articles d’achat.