Éléments à prendre en compte pour la définition : calculs des heures de congé pour la paie

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des calculs des heures de congé dans Absence Management avec Workday Payroll. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les calculs des heures de congé fournissent les totaux des congés payés et non payés des travailleurs pour une période donnée. Vous pouvez utiliser ces calculs pour les revenus lors du traitement dans Workday Payroll afin de pouvoir payer les congés des travailleurs.

Avantages pour l’entreprise

Workday Payroll s’intègre parfaitement à Absence Management pour vous permettre de payer les congés des travailleurs ou d’enregistrer les congés non payés.

Absence Management crée automatiquement des calculs de congés que vous pouvez utiliser comme données entrantes pour les calculs de la paie, ce qui vous permet de garantir que vous avez des informations à jour dans vos calculs de la paie. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser des intégrations pour charger les données d’absence.

Cas d’utilisation

Vous pouvez créer des revenus dans Workday Payroll pour :

Payer un travailleur pour un seul congé payé.

Payer un travailleur pour des congés fondés sur un poste, qui peuvent inclure plusieurs emplois, chacun avec des taux de rémunération différents.

Réduire le salaire de base du travailleur pour les congés afin d’éviter le double paiement des congés. Exemple : baser le calcul du revenu sur le total des congés pour un type d’absence.

Suivre les heures travaillées à des fins de production de rapports.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles données entrantes liées aux congés utilisez-vous dans vos calculs de la paie?	Lorsque vous créez des congés, Workday crée automatiquement des calculs associés de la composante des absences que vous pouvez utiliser comme données entrantes dans les calculs de la paie pour configurer les revenus de congés. Les calculs associés de la composante des absences récupèrent le nombre d’unités de congé approuvées (jours ou heures) dans la période de paie actuelle pour un travailleur, où xxx est le nom du congé : xxx - Congés payés xxx - Congés non payés xxx - Total des congés Exemple : lorsque vous définissez un revenu pour des vacances payées, vous pouvez sélectionner : Congés payés (unités) Taux* comme règle de calcul. Congés payés (unités) en tant que calcul associé. Vacation - Time Off Paid , le calcul associé de la composante des absences généré automatiquement pour la valeur de remplacement. Les valeurs Congés payés et Congés non payés du calcul associé de la composante des absences dépendent de ce qui est au-dessus et en dessous de la limite inférieure du régime de congés. Ces calculs ne sont pas nécessairement ce qui est payé et non payé dans la paie. Cela dépend de la façon dont vous créez vos revenus et définissez vos calculs associés des composantes de la paie du côté de Payroll.
Quels calculs utilisez-vous pour payer les travailleurs pendant leurs congés?	Workday Payroll considère les travailleurs en congé comme actifs et assure le maintien de leurs revenus et retenues standard durant leur absence. Utilisez les calculs associés de la composante des absences pour configurer des revenus et des retenues précis pour des travailleurs en fonction du nombre de congés pris. Par exemple, vous pouvez créer : Des retenues pour réduire le salaire d’un travailleur en fonction du nombre de congés utilisés. Des revenus pour payer un travailleur selon le nombre de congés utilisés. Pour interrompre la paie d’un travailleur pendant son congé, vous pouvez créer un type d’absence pour lequel l’incidence sur la paie est activée. Sinon, vous pouvez créer des retenues à déduire de la paie.
Comment voulez-vous gérer les congés qui ont déjà eu lieu?	Si vous entrez des congés pour un travailleur après avoir finalisé la paie, vous pouvez exécuter un calcul de la paie rétroactive. Lorsque vous entrez des congés rétroactifs, le calcul de la paie rétroactive recalcule : Les revenus liés à des congés, payés ou non payés, directement concernés par la modification. Les revenus indirectement affectés par le changement. Exemple : un congé réduisant les revenus du salaire de base. Workday : Indique les différences entre les résultats de la paie initiaux et recalculés. Transfère les différences dans la période actuelle. La paie rétroactive obtient la dernière valeur pour la période d’Absence Management en fonction de la dernière configuration. Si vous modifiez votre régime de congés, les changements avec date d’effet utilisent les validations de configuration en vigueur au moment de la demande de congé. Bien que les changements avec date d’effet ne déclenchent pas de paie rétroactive, Workday détecte ces changements lorsque vous traitez la paie rétroactive. Les événements liés à une absence qui déclenchent l’exécution de la paie rétroactive pour une période finalisée incluent les suivants : Changement de données d’absence Changement de remplacement de la limite d’absences Remplacement du solde calculé Corriger des congés Entrer des heures Demander des congés
Quels congés liés à des revenus et retenues devez-vous définir?	Lorsque vous créez des congés liés à des revenus ou à des retenues, assurez-vous de les configurer pour qu’ils soient recalculés dans tous les calculs rétroactifs.
Comment gérez-vous les corrections de congés?	Vous pouvez corriger des congés approuvés pour des travailleurs en leur nom dans Absence Management. Ajoutez des données entrantes de la paie pour ajuster les calculs de la paie. Workday vous recommande toutefois de modifier d’abord l’information dans Absence. Lorsque vous corrigez un congé déjà traité dans la paie, exécutez un calcul rétroactif pour tenir compte de la correction dans une période de paie finalisée. Si la période est toujours en cours, vous pouvez simplement exécuter le calcul de la paie. Lorsque vous corrigez un congé qui modifie la paie d’un travailleur durant une exécution de calcul de la paie non finalisée, Workday indique que le résultat de la paie doit faire l’objet d’un nouveau calcul. Lorsque la paie est de nouveau exécutée, Workday recalcule le résultat. Dans la tâche Exécuter le calcul de la paie , vous pouvez limiter les calculs aux travailleurs avec des événements ayant une incidence sur la paie en sélectionnant : Calcul intelligent : Workday détecte automatiquement le changement. Calcul intelligent en fonction d’événements : vous devez sélectionner un type d’événement lié à un congé.
Quelles périodes d’attente voulez-vous appliquer pour empêcher les nouveaux employés de prendre des congés payés avant la fin reconnue de leur période d’essai/probatoire?	Vous pouvez définir des règles d’admissibilité dans les régimes de congés. L’admissibilité détermine qui peut prendre un congé et quand. Exemple : vous voulez que les travailleurs soient admissibles à un régime, sans pouvoir prendre de congés payés en deçà de 90 jours d’emploi. Les règles d’admissibilité améliorent la visibilité des congés pour vos travailleurs. Vous pouvez créer une table d’absences avec un palier pour chaque régime, et différents taux de rémunération. Configurez votre gestion de la paie pour appliquer le taux de rémunération approprié à chaque palier de congés. Lorsqu’un travailleur est admissible à certains paliers, mais pas à tous, Workday déduit des congés des paliers auxquels il est admissible. Dans ce cas, vous pouvez ajouter un palier qui verse aux employés zéro pour cent de leur salaire quand ils ont moins de 90 jours de service continu.
Comment voulez-vous limiter le nombre de congés payés que les employés peuvent prendre?	Vous pouvez définir : Des limites inférieures dans les régimes de congés. Workday traite les congés comme des congés payés jusqu’à la limite inférieure (incluse). Les heures qui dépassent la limite ne sont pas payées. Les validations de congés pour les travailleurs qui demandent des congés. Exemple : vous voulez payer vos employés uniquement pour ce qu’ils ont accumulé dans leur solde d’absences, et rien de plus. La validation du maximum autorisé d’unités de congés non payées vous permet : De limiter le nombre de congés non payés qu’un travailleur peut demander. D’empêcher les employés de demander des congés non payés en sélectionnant 0 (zéro).
Comment voulez-vous payer vos travailleurs qui effectuent un changement lié à l’emploi au sein de la société?	Configurez les options de cumul suivantes qui déterminent si les cumuls doivent être calculés au prorata lorsque des changements d’admissibilité se produisent en milieu de période : Chargé en début de période : à mesure que des mutations, des promotions et d’autres changements de dotation en personnel se produisent dans votre organisation, les travailleurs peuvent perdre leur admissibilité à un cumul qu’ils ont déjà obtenu. Vous pouvez automatiser le calcul au prorata du cumul chargé en début de période lorsque le travailleur perd son admissibilité au cumul en raison d’un changement d’emploi. En fonction de la date d’effet : vous pouvez automatiser le calcul au prorata du cumul d’un travailleur en fonction de la date de la mutation. Aucun.
Comment voulez-vous gérer les congés des travailleurs occupant plusieurs postes?	Configurez votre locataire pour prendre en charge les emplois multiples, et créez des revenus fondés sur le poste pour calculer le temps payé ou non dans le cadre de régimes de congés fondés sur le poste. Lorsque vous exécutez le calcul de la paie, Workday Payroll récupère les unités de congés pour : Le poste concerné, si le revenu et le régime de congés sont fondés sur le poste. Lorsque le revenu est fondé sur le travailleur, mais que le régime de congés est fondé sur le poste, les éléments suivants pour le travailleur sont : Poste pour le traitement (CAN, É.-U.). Poste principal (FRA, R.-U.). Le travailleur, si le revenu est fondé sur le poste, mais que le régime de congés est fondé sur le travailleur. Le revenu fondé sur le poste est calculé séparément pour chacun des postes du travailleur et utilise les unités de congés du travailleur dans chaque calcul. Exemple : lorsqu’un travailleur demande un congé de 8 heures, Workday utilise 8 heures dans le calcul du revenu pour chaque poste. Utilisez des calculs pour prendre en charge le calcul au prorata des unités de congé pour tous les postes afin d’éviter que Payroll paie des employés deux fois pour le même congé. Exemple : calculez les unités au prorata en fonction de l’équivalent temps plein (ETP) et des heures de travail prévues par semaine.
Comment voulez-vous gérer les indemnités de fin d’emploi lorsque des employés quittent votre société?	Vous pouvez configurer des régimes de congés avec : Des congés qui versent le solde de congés à l’employé lorsque les employés mettent fin à leur emploi au milieu de l’année civile. Des cumuls qui récupèrent les heures utilisées dépassant le seuil atteint au moment de la fin d’emploi. Exemple : vous pouvez créer des calculs arithmétiques imbriqués pour Absence qui calculent les montants des cumuls.

Recommandations

Définissez des revenus négatifs plutôt que des retenues pour calculer la valeur des congés non payés et réduire la paie brute.

Lorsque vous créez et modifiez des revenus ou des retenues, ajoutez des commentaires pour clarifier leur utilisation. Exemple : expliquez que les travailleurs gagnent des taux de rémunération différents pour chaque poste, et indiquez le taux horaire ou le salaire de base correspondant pour les travailleurs salariés.

Exigences

Utilisez les calculs associés de la composante des absences dans les revenus et retenues, mais pour des calculs précis, ne faites pas référence à d’autres revenus ou retenues qui se rapportent indirectement aux calculs associés de la composante des absences.

Limites

Vous pouvez uniquement utiliser les régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes avec Workday Payroll.

Configuration du locataire

Pour être en mesure de créer des régimes de congés et des revenus fondés sur le poste, configurez votre locataire Workday pour prendre en charge les emplois multiples dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - HCM

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent afficher : Les résultats des calculs de la paie pour des groupes de paie. Les heures travaillées dans les registres de paie par calendrier de périodes ou période de solde.
Reports: Pay Calculation Results for Worker dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent afficher les résultats du calcul de la paie pour les travailleurs.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent accéder aux rapports et aux tâches associés aux groupes de paie.
Domaine Set Up: Calculations - Generic dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Domaine Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave Domaine Set Up: Time Off (Calculations - Generic) dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.	Les utilisateurs rattachés à ces domaines aux fins de sécurité peuvent : Créer, afficher et modifier des calculs pour Workday Payroll et Absence Management. Créer et modifier des revenus.
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave : Worker Data: Time Off (Time Off Balances) Worker Data: Time Off (Time Off Balances Manager View)	Les utilisateurs rattachés à ces domaines aux fins de sécurité peuvent afficher les données des rapports liés aux congés pour les travailleurs.

Vous avez la responsabilité de tester et de valider les paramètres du domaine de sécurité afin de faire en sorte qu’ils répondent aux besoins de votre entreprise.

Processus de gestion

Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement du cycle de paie
pour indiquer la séquence des tâches de traitement de la paie dans votre organisation et les rôles responsables. Exemple : ajoutez une étape À faire
pour vérifier les résultats des congés avant de traiter la paie.

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Tous les calculs	Affiche tous les calculs de votre locataire. Vous pouvez effectuer une recherche par catégorie d’absences, puis filtrer par type de calcul associé de la composante des absences.
Registre de paie par période	Affiche les totaux de la paie pour une période de paie, un groupe de paie ou un groupe d’exécution de la paie, y compris les revenus.
Mes résultats du calcul des congés par période Résultats du calcul des congés par période Résultats du calcul des congés par période pour les travailleurs	Affiche les éléments suivants : Les congés cumulés, payés et non payés pour chaque période. Les congés à payer pour un travailleur dont l’emploi a pris fin.
Afficher les résultats de la paie	Affiche les résultats de la paie calculés dans le profil du travailleur. Pour vérifier que les configurations complexes ou nouvelles affichent les résultats attendus, y compris les revenus, consultez les résultats du travailleur dans ce rapport avant de finaliser la paie.
Afficher un calendrier de périodes	Vous permet de repérer : Les régimes de congés dans Absence qui utilisent le calendrier de périodes. L’utilisation du groupe de paie dans Payroll.
Afficher le solde des congés	Affiche le cumul annuel de congés payés.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Get Payroll Results	Vous permet d’afficher des résultats de la paie pour des travailleurs et des sociétés donnés, et des calculs de la paie pour des intervalles de dates particuliers.
Put Period Schedule	Vous permet de définir un calendrier de périodes pour un régime de congés. Le calendrier de périodes doit exister dans Workday.

Connexions et interactions

Interaction	Éléments à prendre en compte
Calculs	Vous pouvez partager les calculs entre les domaines fonctionnels Absence et Payroll. Ces catégories de calculs de haut niveau font référence au même moteur de calcul : Absence Traitement de la paie Générique Vous pouvez créer des calculs simples ou imbriquer des calculs en sélectionnant un calcul existant comme opérande d’un autre.
Revenus et retenues	Un calcul de la paie peut référencer un régime de congés au moyen d’un calcul associé de la composante des absences et lier les heures calculées à un revenu. Exemple : un revenu de vacances aux États-Unis est un calcul de la paie qui inclut une règle d’admissibilité des travailleurs. La règle limite le chargement aux travailleurs dont le calcul associé de la composante des absences n’est pas égal à zéro pour la sous-période qu’elle calcule.
Calendrier des jours fériés et horaires de travail	Ces composantes ont une incidence sur la façon dont Workday compte les unités de temps afin que les congés d’un travailleur ne chevauchent pas les jours chômés ou les jours fériés de la société.
Demandes de congés	Les transactions de congés sont directement liées à la façon dont Workday enregistre l’absence d’un travailleur. Les régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes peuvent transmettre des congés à Workday Payroll pour qu’ils soient utilisés dans les calculs de la paie quand : Les travailleurs demandent des congés ou corrigent leurs congés. Vous entrez des demandes de congés au nom d’un travailleur ou vous corrigez leurs congés.
Calendriers de périodes	Absence Management et Workday Payroll peuvent partager des calendriers de périodes qui déterminent : La fréquence à laquelle vous autorisez vos travailleurs à accumuler des congés dans un régime de congés. Les dates de début et de fin des périodes de récupération et de traitement des congés. La période de suivi, de production de rapports et de surveillance des soldes ou des passifs existants. Si le calcul des rapports sur l’admissibilité est effectué chaque semaine ou chaque mois. Les calendriers de périodes et les fréquences des cumuls peuvent avoir une incidence sur la disponibilité des congés pendant une période de paie pour la paie. Les calendriers de périodes sont utiles lors de la définition des règles d’admissibilité des employés à un régime de congés. Exemple : vous voulez que des employés soient à temps plein dès la date de début pour qu’ils soient admissibles à la période de congés.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Concept : revenus de congés

Concept : calculs des absences

Éléments à prendre en compte pour la définition : paie pour les emplois multiples

Définir le processus de gestion Événement du cycle de paie

Créer des soldes d’absences

Entrer des calculs de composantes de la paie en fonction des totaux de la gestion des absences

Afficher les résultats de la paie

Webinaire Niveau suivant : Webinaire Touchpoints

Niveau suivant : le moteur de calcul de la gestion des absences

Le niveau suivant : interactions et rapports sur les prêts

Exemple : créer un revenu pour un seul congé

Exemple : créer un revenu pour plusieurs congés

Exemple : calculer les heures non travaillées

Exemple : réduire le salaire en fonction des congés et des jours fériés

Exemple : créer des calculs associés pour effectuer le suivi des heures travaillées