Éléments à prendre en compte pour la définition : paie pour les emplois multiples
Les éléments à prendre en compte pour la définition de cette rubrique s’appliquent uniquement aux pays suivants :
- Paie pour le Canada
- Paie pour le Royaume-Uni
- Paie pour les États-Unis
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la paie pour les emplois multiples. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les emplois multiples, également appelés emplois supplémentaires ou postes multiples, vous permettent de payer les travailleurs qui occupent plus d’un poste en même temps.
Dans Payroll for Canada and the US, Workday utilise l’un des postes du travailleur comme poste par défaut pour le traitement de la paie. Vous déterminez si le poste pour le traitement doit :
- Toujours utiliser le poste principal, ou
- Utiliser un remplacement de poste en fonction des valeurs des attributs fondés sur le poste sélectionnés.
- Déterminer les administrations fiscales pour le calcul de la paie.
- L’afficher dans l’en-tête des résultats de la paie.
- Évaluer la configuration comptable des coûts de main-d’œuvre.
Avantages pour l’entreprise
En réduisant l’effort manuel, la fonction de paie pour les emplois multiples dans Workday vous permet de payer efficacement un employé occupant plus d’un poste. Workday prend en charge chaque poste associé à des éléments différents, soit les :
- Titres de fonctions.
- Sociétés (CAN, É.-U.).
- Centres de coûts.
- Affectations à l’étranger (CAN, É.-U.).
- Profils d’emploi.
- Emplacements (CAN, É.-U.).
- Gestionnaires.
- Taux de rémunération.
- Heures prévues.
- Organisations de supervision.
Dans Payroll for Canada and the US, l’utilisation d’un remplacement de poste pour déterminer le poste pour le traitement peut :
- Améliorer la clarté des résultats et des rapports de paie.
- Réduire le nombre d’ajustements comptables.
- Fonder les impôts et les écritures comptables sur des attributs de poste qui sont significatifs pour votre entreprise.
Cas d’utilisation
Rémunérez efficacement les travailleurs :
- Dont les postes sont détenus dans des sociétés différentes.
- Dont le taux de rémunération varie selon le poste.
- Dont le travail est facturé à divers centres de coûts en fonction des heures travaillées.
- Qui travaillent dans de multiples services ayant le même gestionnaire de service.
- Dont les lieux de travail se trouvent dans différentes provinces d’emploi (CAN).
- Dont les lieux de travail se trouvent dans différentes administrations fiscales d’États (États-Unis).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment payer les travailleurs occupant des postes dans différentes sociétés? (CAN, É.-U.) | Si les emplois multiples sont détenus dans de multiples sociétés, vous pouvez effectuer une séparation par société selon les éléments suivants :
Vous pouvez également payer les différences de paie rétroactive des travailleurs occupant des postes dans des sociétés autres que leur société principale actuelle, à l’exception des travailleurs en affectation à l’étranger. Vous pouvez payer les différences de paie rétroactive dans une ou plusieurs périodes de paie au moyen des paiements supplémentaires sur demande, ce qui réduit l’effort manuel lorsque vous entrez des paiements. Workday ne calcule les différences de paie rétroactive des travailleurs occupant des postes dans de multiples sociétés que lorsqu’ils ont des résultats de paie dans ces sociétés. |
Comment traiter les impôts des travailleurs en fonction des emplacements? (CAN, É.-U.) | Les travailleurs occupant des emplois dans des sociétés ou des groupes de paie différents recevront plusieurs résultats de la paie. Définissez des règles de remplacement de poste pour que Workday calcule chaque résultat en fonction du poste payé.
Dans Payroll for the US, l’administration d’assurance-chômage de l’État d’un travailleur est toujours fondée sur l’emplacement du poste principal. Certains impôts locaux suivent également l’assurance-chômage. Pour les travailleurs dont les postes se trouvent dans le même groupe de paie et la même société, Workday calcule les impôts en fonction du poste pour le traitement. |
Comment affecter la paie à chaque poste? (CAN, É.-U.) | Lorsque vous devez affecter une partie de la paie du travailleur à un emploi supplémentaire, utilisez des composantes de la paie fondées sur le poste. Si vous n’utilisez pas de composante de la paie fondée sur le poste, Workday affecte par défaut tous les fonds et toute l’imputation des coûts au poste pour le traitement par défaut. Lorsque vous utilisez une composante de la paie fondée sur le poste, Workday applique les chiffres réels au centre de coûts du poste secondaire du travailleur. Toutefois, toutes les écritures de crédit, telles que les impôts, sont imputées au poste pour le traitement pour le calcul du résultat. Lorsque le poste principal et le poste secondaire présentent des résultats du brut au net distincts (exemple : les postes sont détenus dans des sociétés différentes), les débits et les crédits seront alors imputés au centre de coûts du poste secondaire du travailleur. Workday affecte les revenus et retenues fondés sur le poste au poste du travailleur lorsque les revenus ou les retenues ne proviennent pas des données entrantes de la paie. Exemple : le revenu provient de la rémunération. |
Vous faudra-t-il changer les postes ou les sociétés en cours de période? (CAN, É.-U.) | Workday calcule au prorata les résultats de la paie en cas de modification en cours de période de l’emploi ou de la société du travailleur. Lorsqu’un travailleur occupe des emplois multiples, Workday applique un calcul au prorata des composantes de la paie. Lors du calcul des résultats d’une sous-période pour un travailleur occupant plusieurs emplois, Workday calcule au prorata les composantes de la paie liées au poste et au travailleur. |
Quand puis-je commencer un emploi supplémentaire? (R.-U.) | Un travailleur peut démarrer un emploi supplémentaire à tout moment au cours d’une période de paie. Workday applique un calcul au prorata des composantes de la paie. Lors du calcul des résultats d’une sous-période pour un travailleur occupant plusieurs emplois, Workday calcule au prorata les composantes de la paie liées au poste et au travailleur. |
Comment effectuer le suivi des heures ou des congés à l’aide d’un système de tierce partie? | Vous pouvez créer une intégration de Workday au système tiers pour charger le poste de chaque employé. L’intégration inclut le numéro de poste et effectue le calcul de la paie. |
Comment Workday traite-t-il la paie d’un travailleur ayant un emploi, mais des taux de rémunération différents selon la tâche, comme dans le cas d’un serveur/barman? | Lorsque le travailleur est payé selon des taux différents pour la même composante de la paie, Workday les fractionne sur la fiche de paie. Workday ne fractionne pas la fiche de paie par un poste worktag lorsque :
|
Combien d’emplois supplémentaires un travailleur peut-il occuper dans Workday? | Il n’y a pas de limite au nombre de postes qu’un travailleur peut occuper. Dans Payroll for the UK, tous les postes doivent être dans la même société et le même groupe de paie. |
Comment inclure des étapes pour les autres administrateurs lorsqu’ils ajoutent des emplois? | Vous pouvez configurer le processus de gestion Ajouter un emploi supplémentaire pour inclure des étapes telles que le changement d’affectations d’organisations, les approbations, les évaluations et l’affectation de groupes de paie. |
Avez-vous des travailleurs qui appartiennent à de multiples groupes de paie? (CAN, É.-U.) | Vous pouvez avoir des travailleurs dans plusieurs groupes de paie et qui occupent des emplois multiples. Affectez un travailleur à chaque groupe de paie lorsque vous ajoutez un emploi supplémentaire à son profil. |
Comment payer un travailleur pour des emplois supplémentaires après la fin de l’emploi? | Vous pouvez ajouter des critères à votre catégorie d’exécution qui vous permettent de payer les travailleurs pour un emploi supplémentaire après la fin de celle-ci. (CAN, É.-U.)
Utilisez des données entrantes de la paie pour payer un travailleur après la fin d’un emploi supplémentaire. (R.-U.) |
Quand Workday peut-il traiter les différences de paie rétroactive pour plusieurs emplois? (R.-U.) | Pour les travailleurs occupant plusieurs emplois ou postes dans la même société et le même groupe de paie, Workday traite les différences de paie rétroactive. |
Comment Workday effectue-t-il le suivi des heures par rapport à différents postes fondés sur un salaire? | Lorsque le travailleur n’a pas à entrer des heures (rémunération fondée sur un salaire), son salaire passe de la rémunération à la paie, et vous pouvez affecter un code de revenu fondé sur le poste. |
Comment Workday rémunère-t-il les travailleurs absents? | Workday prend en compte le type d’absence lorsqu’il détermine les composantes de la paie à traiter pour les travailleurs dont le statut est Absent . Si le travailleur a des emplois multiples, le statut qui prévaut est celui ci-dessous :
|
Recommandations
Nous vous recommandons de déterminer si un revenu ou une retenue est fondé sur le poste ou le travailleur avant de procéder à sa définition. Vous ne pouvez pas modifier un revenu ou une retenue après qu’ils ont été utilisés.
Workday vous recommande de ne pas créer de composantes de la paie fondées sur le travailleur pour les travailleurs occupant plusieurs emplois lorsque vous souhaitez que l’admissibilité fasse référence à un attribut du poste.
Pour Payroll for Canada and the US, lorsque vous définissez les règles qui déterminent le poste pour le traitement de la paie, sélectionnez une date d’effet qui est postérieure à la date de fin de toute période de paie finalisée, en cours ou ouverte pour les paiements hors cycle. La modification des règles en milieu de période peut avoir une incidence sur d’autres calculs en cycle, ainsi que les calculs FLSA aux États-Unis, et entraîner une paie rétroactive non prise en charge.
Exigences
Configurez votre locataire pour qu’il prenne en charge les emplois multiples dans le champ
Options de définition de poste
de la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM.
Créez des catégories et des motifs pour des emplois supplémentaires avec la tâche
Mettre à jour des catégories et des motifs d’événements
. Vous ne pouvez pas ajouter d’emploi supplémentaire tant qu’un travailleur n’a pas d’emploi principal.
Limites
Workday ne prend en charge les emplois multiples que pour :
- Payroll for Canada.
- La paie aux États-Unis.
- Payroll for the UK.
Dans Payroll for Canada, Workday ne prend pas en charge les emplois multiples pour l’indemnité de jour férié.
Dans Payroll for Canada et the US :
- Vous ne pouvez pas accorder d’emplois supplémentaires aux travailleurs auxiliaires.
- Lorsque les postes d’un travailleur appartiennent au même groupe de paie et à la même société, Workday applique les impôts au poste pour le traitement du travailleur, même s’il n’a que du temps travaillé dans un poste différent.
- Workday ignore les remplacements de limites liées à la paie en fonction du poste d’un travailleur lorsqu’il ne s’agit pas du poste pour le traitement.
Dans Payroll for the UK :
- Si un travailleur :
- Occupe un poste supplémentaire, tous les postes doivent partager la même catégorie de sécurité sociale.
- Est considéré comme compris dans la composante de la paie et qu’il occupe un poste supplémentaire, tous les postes du travailleur sont donc considéré comme dans la valeur IR35.
- Workday applique des impôts au travailleur en fonction de son identifiant de paie, même s’il n’a que du temps travaillé à un poste supplémentaire.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer votre locataire pour qu’il prenne en charge les emplois ou les postes multiples dans le champ
Options de définition de poste
de la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM.
Dans Payroll for Canada et the US :
- Définissez les règles pour déterminer le poste pour le traitement de la paie.
- Lorsque vous sélectionnezActiver le traitement de paie rétroactive dans le groupe de paie principaldans la tâcheModifier la configuration du locataire - Paie, Workday extrait toutes les différences de paie rétroactive dans le groupe de paie principal d’un travailleur, quel que soit son poste pour le traitement.
Sécurité
Quand un travailleur occupe de multiples postes, l’accès fondé sur les rôles aux données personnelles et aux données de poste de ce travailleur dépend du paramètre
Droits d’accès aux données des travailleurs ayant plusieurs emplois
dans le groupe de sécurité fondé sur des rôles. Si vous définissez le groupe de sécurité fondé sur des rôles à
Le rôle a accès aux postes pour lesquels il est la personne-ressource
, les travailleurs peuvent tout de même voir les résultats du groupe de paie auquel ils n’ont pas accès, mais ne peuvent effectuer aucune action.Exemple : Sarah occupe un poste principal aux États-Unis dans la société 1, groupe de paie A, que Mark gère. Sarah occupe également un poste secondaire aux États-Unis dans la société 2, groupe de paie B, que Susan gère. Lorsque vous sélectionnez cette option :
- Mark peut afficher les détails des résultats de la paie de Sarah pour la société 1, groupe de paie A et y accéder. Mark peut afficher les détails du brut au net pour la société 2, groupe de paie B, mais ne peut effectuer aucune action.
- Susan peut afficher les détails des résultats de la paie de Sarah pour la société 2, groupe de paie B et y accéder. Susan peut afficher les détails du brut au net pour la société 1, groupe de paie A, mais ne peut effectuer aucune action.
Les utilisateurs de Payroll for Canada et the US ayant accès au domaine
Set Up: Payroll
dans le domaine fonctionnel Core Payroll peuvent configurer les règles qui déterminent le poste pour le traitement de la paie par défaut d’un travailleur. Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ajouter un emploi supplémentaire
| Configurez le processus de gestion et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Mettre fin à un emploi supplémentaire
| Configurez le processus de gestion et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Switch Primary Job
| Configurez le processus de gestion et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Staffing. Vous pouvez utiliser Changer d’emploi principal en tant que processus de gestion autonome ou en tant que sous-processus pour Ajouter un emploi supplémentaire ou Effectuer un changement lié à l’emploi . |
Mettre fin à des emplois
| Configurez le processus de gestion et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tous les soldes d’absences
| Affichez tous les soldes d’absences des travailleurs occupant des emplois multiples et l’endroit où ils sont utilisés en fonction de la configuration de votre locataire. |
Audit - Travailleurs ayant plusieurs emplois avec des affectations d’organisations différentes
| Affichez les travailleurs au Canada et aux États-Unis qui occupent des emplois multiples dans différentes organisations. Permet de repérer les travailleurs qui peuvent appartenir à plus d’un groupe de paie. |
Résultats du calcul de la paie pour un travailleur
| Affichez les résultats de la paie détaillés pour les postes d’un travailleur. Quand vous créez des composantes de la paie fondées sur le poste, le rapport répertorie les lignes de résultats, incluant le poste, le groupe de paie et la société. Workday ne présente pas les résultats par poste sur les fiches de paie. |
Afficher les autres administrations fiscales de la paie
| Vérifiez si une administration fiscale locale aux États-Unis suit l’administration fiscale d’assurance-chômage. |
Intégrations
Pour inclure un emploi supplémentaire dans la sortie de l’intégration de l’interface de la paie Workday, associez l’emploi à un groupe de paie.
Connexions et interactions
Pour les emplois multiples, Payroll interagit avec les domaines de produit Workday suivants :
Domaine de produit | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Absence | Vous pouvez définir des régimes de congés fondés sur le poste. Les régimes, les soldes et les limites fondés sur des postes s’appliquent à un poste. Vous définissez les règles d’admissibilité, les validations des congés et les calculs de cumuls fondés sur le poste. Vous pouvez également définir ces règles pour qu’elles s’appliquent au poste principal du travailleur ou à tous ses postes. Les régimes fondés sur le travailleur ont des soldes et des limites qui s’appliquent au travailleur. Généralement, les règles d’admissibilité, les validations des congés et les calculs de cumuls sont fondés sur le poste principal du travailleur. |
Benefits | Vous pouvez définir l’admissibilité aux avantages sociaux en fonction des renseignements extraits de l’emploi principal de l’employé ou d’un ou de plusieurs des emplois supplémentaires. |
HCM | Workday Payroll utilise les postes configurés dans HCM. Vous pouvez ajouter des emplois supplémentaires, y mettre fin ou changer d’emploi principal au moyen des processus de gestion suivants dans le domaine fonctionnel Staffing :
Vous pouvez également valider les restrictions d’embauche dans les organisations de supervision afin de pouvoir les utiliser avec les processus de gestion Emploi supplémentaire . |
Time Tracking | Workday effectue le suivi des heures par rapport aux différents postes ou emplois. Lorsqu’un travailleur occupe de multiples postes, Workday affiche une invite supplémentaire dans la tâche Entrer des heures afin de sélectionner le poste dans lequel consigner les heures. Il existe également un paramètre dans le modèle d’entrée des heures du travailleur que vous pouvez activer afin de créer des événements d’approbation distincts pour chaque poste. Le calendrier d’entrée des heures inclut un champ Poste supplémentaire lorsqu’un travailleur occupe des emplois multiples. Workday transmet le poste du travailleur à la paie avec les autres renseignements du bloc d’heures. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.