Concept : étape Documents à passer en revue
Le type d’étape
Documents à passer en revue
vous permet d’utiliser un processus de gestion pour distribuer des documents aux travailleurs. Tous les documents distribués par les processus de gestion Workday ont une date d’effet. Exemple : un document est en vigueur à la date d’embauche initiale d’un travailleur. Vous téléversez une première version du document pour 2022 et une seconde version en vigueur au 1er janvier 2023. Workday affiche la version originale du document pour les travailleurs embauchés en 2022, même lorsqu’ils consultent le document en 2023.
Vous pouvez utiliser la tâche
Redémarrer des documents à passer en revue
(rattachée aux fins de sécurité au domaine Business Process Administration
dans le domaine fonctionnel System) pour redémarrer toute étape Documents à passer en revue
dont le statut est En cours ou Échec.Sélectionnez cette tâche comme action connexe à partir d'un processus de gestion ayant une étape en attente
Documents à passer en revue
qui est configurée pour une intégration de signature électronique. Sélectionnez ensuite l’étape Documents à passer en revue
pour procéder à la résolution des problèmes. Cette tâche :
- Annule les signatures électroniques terminées, désactive les liens vers les documents sur le serveur du fournisseur de signature électronique et annule les documents pour cette étape sur le serveur du fournisseur de signature électronique.
- Envoie de nouveau les documents au serveur du fournisseur de signature électronique et redémarre l’intégration en commençant par le premier groupe de signatures.
Ajouter des documents à Workday
Utilisez la tâche
Créer un document
pour ajouter des documents à Workday. La tâche vous permet de :
- Téléversez un document directement en pièce jointe.
- Créez un modèle pour un document généré de façon dynamique.
- Créez un lien vers un document sur un site externe.
- Vérifiez que le contenu et l'adresse URL du site externe sont à jour.
Workday vous recommande d’éviter d’utiliser des pièces jointes pour traiter les renseignements susceptibles d’établir votre identité. Vous ne pouvez pas purger les pièces jointes.
Chaque étape
Documents à passer en revue
vous permet de distribuer plusieurs documents statiques et un document généré.Quand vous configurez une étape
Documents à passer en revue
dans une définition de processus de gestion et que vous activez l’option Pièce jointe obligatoire
, un document est obligatoire pour cette étape. Une fois qu’un document est ajouté pendant l’étape Documents à passer en revue
et que l’événement est terminé, annulé ou retiré, l’administrateur du processus de gestion peut sélectionner à partir du menu d’actions connexes de l’événement pour gérer les pièces jointes. L’administrateur des processus de gestion peut retirer le document. Toutefois, lorsqu’un document est obligatoire, l’administrateur des processus de gestion doit ajouter un autre document pour le remplacer.Workday vous permet :
- Obtenir des accusés de réception ou des signatures électroniques des travailleurs pour les documents.
- Permettez ou exigez qu’un travailleur téléverse un document dans Workday.
- Ajoutez des conditions pour déterminer quand un document est disponible aux fins d’évaluation.
- Produire des rapports sur le statut des documents dans un processus de gestion.
- Sert à afficher tous les documents téléversés dans l'ongletDocumentsde l'enregistrement de processus complet du processus de gestion.
Les documents téléversés par les travailleurs sont uniquement disponibles dans le fichier de documents du travailleur lorsque le travailleur les a signés électroniquement et que le processus de gestion de distribution est lié aux travailleurs. Exemples :
Embauche
, Accueil et intégration
et Demander une absence
.Obtenir des signatures électroniques
Workday saisit les renseignements ci-dessous lorsque vous signez électroniquement un document sans utiliser un type d’intégration de signature électronique :
- Le travailleur qui a soumis l’étapeDocuments à passer en revue.
- La date et l’heure auxquelles vous avez soumis la tâche Mes tâches.
Pour des raisons de vérification, les adresses de courriel se terminant par .edu et d’autres domaines délivrés par l’établissement scolaire peuvent causer des problèmes lorsque vous tentez de signer des documents par l’entremise d’Adobe à l’étape
Documents à passer en revue
. Si un signataire ne peut pas accéder à un document ou le signer, Workday lui recommande de fournir une adresse de courriel de compte différente, ou de signer le document en dehors de Workday et de le traiter manuellement.Inclure la sortie du rapport
Vous pouvez inclure une sortie de rapport dans le cadre d’une étape
Documents à passer en revue
en sélectionnant un rapport personnalisé ou standard dans l’invite Document
. Vous pouvez uniquement sélectionner un document de type de sortie de rapport par étape
Documents à passer en revue
. Lorsque vous sélectionnez un document de type de sortie de rapport, vous pouvez sélectionner les options Critères du rapport, Type de sortie et Partage de la sortie du rapport. Vous pouvez également sélectionner Marqueurs de rapport et préciser un utilisateur système ayant accès au rapport pour générer la sortie du rapport.Indiquez un utilisateur système dans l’onglet
Utilisateur pour l’exécution
pour fournir un accès approprié à la génération du rapport lorsque vous configurez l’étape Documents à passer en revue
avec un rapport et que :
- Routez l’étape vers le groupe de sécurité Candidat pour lui-même.
- Utilisez un type d’intégration de signature électronique.
Vous pouvez partager la sortie du rapport avec d’autres utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité avec contraintes. Quand le processus de gestion atteint l’étape
Documents à passer en revue
, le rapport s’exécute en utilisant l’autorisation du destinataire à l’étape Documents à passer en revue
. Workday stocke le document résultant dans le fichier de documents du travailleur pour le destinataire.Les utilisateurs autorisés appartenant à un groupe de sécurité que vous configurez à l’étape
Documents à passer en revue
peuvent accéder à la sortie du rapport dans le fichier de documents du travailleur du destinataire lorsque ce dernier :
- Accuse réception ou signe la sortie du rapport.
- Est l’objet de l’événement de processus de gestion.
Documents
de l’enregistrement de processus complet de l’événement de processus de gestion parent.Configurer les étapes Documents à passer en revue pour rediriger un document refusé
Workday vous permet de rediriger une étape
Documents à passer en revue
uniquement à partir de certains processus de gestion. Pour ces processus de gestion, vous pouvez permettre aux utilisateurs de refuser une étape Documents à passer en revue
. Lorsque les utilisateurs refusent, Workday redirige les documents vers un groupe de sécurité configuré pour examen. Le responsable de la révision choisit s’il faut faire passer les documents à l’étape suivante ou les renvoyer à une étape précédente pour les réviser. Exemple : changements apportés à une lettre d’offre ou à une entente d’embauche.Utilisez le rapport
Options de configuration de processus de gestion
pour vérifier qu’un processus de gestion active la redirection pour les étapes Documents à passer en revue
.Configurer l'étape Documents à passer en revue pour utiliser la signature électronique par Adobe Sign
Vous pouvez configurer des documents pour Adobe Sign à l'étape
Documents à passer en revue
en sélectionnant Signature électronique par Adobe Sign
comme type d'intégration de signature électronique
. La période de conservation des données d’Adobe est indépendante de Workday. Workday vous recommande de définir la période de conservation à au moins six semaines. Sinon, à l’expiration de la période de conservation, les documents seront purgés du nuage de stockage Adobe et ne seront plus récupérables par Workday.Vous ne pouvez pas ajouter de règles de conditions à un document que vous configurez pour Adobe Sign.
Vous ne pouvez pas déléguer, mais vous pouvez réaffecter des étapes
Documents à passer en revue
qui sont configurées pour utiliser Adobe Sign. Vous pouvez afficher ces étapes dans le rapport Tâches de processus de gestion non déléguées
.Lorsque vous réaffectez une étape
Documents à passer en revue
qui est configurée pour utiliser Adobe Sign :
- Workday supprime la tâche Mes tâches de Mes tâches du destinataire initial de l’affectation et désactive l’adresse URL de signature.
- Adobe génère une adresse URL de signature pour le nouveau destinataire d’affectation.
- Workday ajoute l’élément Mes tâches avec l’adresse URL de signature nouvellement générée dans Mes tâches du nouveau destinataire de l’affectation.
- Workday met à jour l’enregistrement de processus complet et le fichier de document du travailleur pour que le nouveau destinataire de l’affectation soit désigné comme signataire du document s’il signe le document.
- Workday remplace le destinataire initial par le nouveau destinataire dans la tâcheVérifier un statut de signature électronique.
Vous ne pouvez pas réaffecter une tâche lorsque tous les rôles d'un groupe de signatures ne sont pas affectés. Affectez le rôle, puis accédez à la tâche
Redémarrer des documents à passer en revue
pour redémarrer le processus. La réaffectation n'est pas conservée une fois que vous avez exécuté le redémarrage de documents à passer en revue
. Workday retourne la tâche au menu Mes tâches du destinataire initial.Tout utilisateur à qui vous réaffectez la tâche doit avoir une adresse de courriel dans Workday. Plusieurs signataires à l’étape ne peuvent pas utiliser cette adresse de courriel. Vous ne pouvez pas réaffecter une tâche :
- Plus d’une fois.
- À un utilisateur qui fait déjà partie d’un groupe de signatures pour cette étape.
- D’un utilisateur qui fait partie d’un groupe de signatures antérieur pour cette étape.
- Dans laquelle un utilisateur a signé, mais n’a pas encore soumis un document.
Lorsque vous faites avancer manuellement une étape
Documents à passer en revue
qui est configurée pour Adobe Sign, Workday désactive l’adresse URL de signature et annule le document avec Adobe.Si vous sélectionnez l’option
Retirer les documents en attente de signature électronique lorsqu’il y a un document annulé
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
, Workday retire le document du serveur Adobe.Lorsque vous faites avancer manuellement un processus de gestion à l’étape
Documents à passer en revue
configurée pour Adobe Sign, Workday n’envoie pas le document au serveur Adobe et Adobe ne génère pas d’adresse URL de signature.Lorsque vous signez électroniquement un document à l’aide d’Adobe Sign, Adobe stocke votre adresse IP dans son journal de signatures.
Si plusieurs documents sont associés à une seule étape Documents à passer en revue, vous ne pouvez pas signer électroniquement chaque document à l’aide d’Adobe Sign.
Lorsque votre administrateur téléverse plusieurs fichiers à envoyer dans une seule distribution, la fusion des fichiers peut avoir lieu en fonction de votre configuration d’Adobe Sign. Ainsi, lorsque vous configurez plusieurs documents pour une seule étape
Documents à passer en revue
, Workday ajoute les signatures électroniques uniquement au dernier document de la série, tel qu’il est affiché au moment de la signature. Si vous voulez une signature sur chaque page, Workday vous recommande d’ajouter des marqueurs de signature d’Adobe à chaque document de l’étape pour vous assurer que chaque document qui nécessite une signature en a une (pour en savoir plus, consultez la documentation d’Adobe Sign concernant les marqueurs de texte). Adobe Sign offre plusieurs options de configuration concernant la signature de plusieurs documents en une seule transaction. Consultez la documentation d'Adobe directement pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.Lorsque vous fusionnez un candidat avec un travailleur et que le candidat a une tâche
Documents à passer en revue
en attente, Workday retire la tâche Documents à passer en revue
en attente si vous utilisez la signature électronique par Adobe Sign
comme type d'intégration de signature électronique
. Après une fusion, Workday vous recommande d’utiliser la tâche Documents à passer en revue
pour ajouter de nouveau l’étape.Configurer l'étape Documents à passer en revue pour utiliser la signature électronique par DocuSign
Vous pouvez configurer DocuSign à l'étape
Documents à passer en revue
en sélectionnant Signature électronique au moyen de DocuSign
comme type d'intégration de signature électronique
.Vous ne pouvez pas ajouter des règles de conditions à un document que vous configurez pour la signature électronique par DocuSign.
Vous pouvez déléguer un processus de gestion comportant des étapes
Documents à passer en revue
qui comportent une signature électronique par DocuSign configurée. L’utilisateur délégué reçoit une notification de Mes tâches et peut changer de compte, mais il ne peut pas signer les documents.Exemple : dans leur section Mes tâches, un gestionnaire peut changer de compte pour un travailleur qui a une étape
Documents à passer en revue
qui est configurée et qui est en attente d’une action. Le gestionnaire peut afficher l’élément Mes tâches, mais il ne peut pas signer le document.Lorsque vous faites avancer manuellement un processus de gestion après une étape
Documents à passer en revue
configurée pour DocuSign, Workday n’envoie pas le document au serveur DocuSign, et DocuSign ne génère pas d’adresse URL de signature.