Définir les étapes Documents à passer en revue
Définissez les types d’intégrations de signature électronique Adobe Sign ou DocuSign.
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez utiliser les étapes
Documents à passer en revue
pour :
- Définissez la distribution de documents dans le cadre d’un processus de gestion.
- Distribuez des documents pour la signature électronique.
Il n’est pas obligatoire d’ajouter tous les documents de la définition de processus de gestion aux étapes
Documents à passer en revue
. Si vous n’ajoutez pas les documents, Workday ne les enverra pas pour évaluation.- Sélectionnez dans le menu des actions connexes du processus de gestion.
- Ajoutez une étapeDocuments à passer en revue, si nécessaire.
- À l’étapeDocuments à passer en revue, cliquez surConfigurer Documents à passer en revuepour accéder à la tâcheConfigurer une étape Documents à passer en revue.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fuseau horaireLorsque vous sélectionnez l’optionFuseau horaire de configuration de processus de gestiondans la tâcheModifier la configuration du locataire - Système, vous pouvez entrer un fuseau horaire.Lorsque vous entrez :- À la date du jour, les changements prennent effet le jour du traitement dans le fuseau horaire précisé. Les utilisateurs des autres fuseaux horaires voient les changements à 00:00 (minuit) dans le fuseau horaire indiqué.
- Une date future, les changements prennent effet à minuit à cette date dans le fuseau horaire indiqué et à la date et à l’heure correspondantes dans d’autres fuseaux horaires.
- Une date passée, les modifications prennent effet à 23:59:59 à cette date dans le fuseau horaire indiqué et à la date et à l’heure correspondantes dans d’autres fuseaux horaires.
DocumentPour la signature par défaut de Workday, vous pouvez utiliser tous les types de fichiers générés par Workday.Pour Adobe Sign et DocuSign, vous pouvez uniquement sélectionner des documents configurés sous forme de pièces jointes et chaque document sélectionné doit avoir un nom unique. Les documents ne peuvent pas dépasser le nombre maximum de pages ou la taille de fichier indiqué dans votre contrat d’entreprise.Type d'intégration de signature électroniqueSélectionnezSignature électronique par Adobe SignouSignature électronique par DocuSign. Lorsque Adobe Sign et DocuSign ne sont pas configurés, vous pouvez distribuer les documents à l’aide du processus de signature par défaut de Workday.Signature GridLorsque vous avez besoin de plusieurs groupes de signatures, ajoutez-les à la grille. Toutefois, lorsque vous n’exigez qu’un seul groupe de signatures, ne remplissez pas la grille. Chaque rangée de la grille correspond à un groupe de signatures unique. Workday considère qu’un membre de chaque groupe de signatures est un signataire unique des documents.Vous pouvez uniquement ajouter des rôles configurés à l'étapeDocuments à passer en revueà un groupe de signatures.Les modificateurs de routage ne sont pas pris en charge dans la grille de signatures lors de la configuration de groupes de signatures pour l’étapeDocuments à passer en revue.Conditions(Facultatif) Sélectionnez ou créez une ou plusieurs règles de conditions propres aux processus de gestion. Lorsque toutesles conditionssont vraies, les utilisateurs peuvent passer en revue et signer électroniquement le document dans le cadre du processus de gestion.Pour empêcher des signataires secondaires de recevoir des notifications de Mes tâches avant que des documents soient disponibles pour eux, configurez une règle de conditions propre aux processus de gestion. La règle de conditions empêche la notification des membres du groupe de signataires secondaires tant que les membres du groupe de signataires principaux n'ont pas soumis les documents signés.Options de signatureLorsque vous exigez une signature électronique, Workday affiche laDéclaration de signatureet la case à cocherJ’accepte.Options liées aux pièces jointesPièce jointe obligatoireouPièce jointe facultative. Vous pouvez exiger ou permettre à un travailleur de téléverser un fichier par document passé en revue.Quand vous activezPièce jointe obligatoire, un document est obligatoire pour l'étape. Une fois qu’un document est ajouté pendant l’étapeDocuments à passer en revueet que l’événement est terminé, annulé ou retiré, l’administrateur du processus de gestion peut sélectionner à partir du menu d’actions connexes de l’événement pour gérer les pièces jointes. L’administrateur des processus de gestion peut retirer le document; mais lorsqu’une pièce jointe est requise, l’administrateur des processus de gestion doit ajouter un autre document pour la remplacer.
Workday affiche uniquement les éléments Mes tâches pour le groupe de signatures actuel. Une fois que le groupe de signatures actuel a signé le document, Workday affiche les éléments Mes tâches pour le groupe de signatures suivant.
Pour Adobe Sign :
- Lorsque votre administrateur téléverse plusieurs fichiers à envoyer dans une seule distribution, la fusion des fichiers peut avoir lieu en fonction de votre configuration d’Adobe Sign. Ainsi, lorsque vous configurez plusieurs documents pour une seule étapeDocuments à passer en revue, Workday ajoute les signatures électroniques uniquement au dernier document de la série, tel qu’il est affiché au moment de la signature. Si vous voulez une signature sur chaque page, Workday vous recommande d’ajouter des marqueurs de signature d’Adobe à chaque document de l’étape pour vous assurer que chaque document qui nécessite une signature en a une (pour en savoir plus, consultez la documentation d’Adobe Sign concernant les marqueurs de texte). Adobe Sign offre plusieurs options de configuration concernant la signature de plusieurs documents en une seule transaction. Consultez la documentation d'Adobe directement pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.
- Par défaut, Adobe Sign envoie des copies des documents signés à chaque travailleur qui a reçu une demande de signature des documents, y compris ceux qui ne les ont pas réellement signés.
Les responsables de la révision peuvent utiliser
la signature électronique au moyen d’Adobe Sign
ou la signature électronique avec DocuSign
dans Mes tâches pour ouvrir le document et se connecter au serveur de documents.
Après la signature, les responsables de la révision peuvent connaître un délai avant que le document ne soit de nouveau visible dans Workday.
Une fois que tous les groupes de signatures ont signé les documents sur le serveur de documents, Workday stocke les documents signés.
L’enregistrement de processus complet du processus de gestion répertorie tous les signataires du document et affiche :
- La signature électronique au moyen d’Adobe Sign, la signature électronique au moyen de DocuSign, ou la signature électronique dans le cas de la signature générique Workday, commeType de signature.
- Date et heure auxquelles le dernier signataire a soumis l'étapeDocuments à passer en revuecommedate de signature.
- Des rôles configurés pour chaqueGroupe de signature électroniquedans l’ongletProcessus.
- Un ongletErreur d’intégrationsi un événement de processus de gestion inclut une intégration de signature électronique qui ne s’est pas terminée en raison d’une erreur. Vous pouvez utiliser les renseignements de cet onglet pour résoudre l’erreur.
Lorsque vous fusionnez un candidat avec un travailleur et que le candidat a une tâche
Documents à passer en revue
en attente, Workday retire la tâche Documents à passer en revue
en attente si vous utilisez la signature électronique par Adobe Sign
comme type d'intégration de signature électronique
. Après une fusion, Workday vous recommande d’utiliser la tâche Documents à passer en revue
pour ajouter cette étape.Configurez Workday pour envoyer une notification personnalisée lors de l’entrée d’une étape
Documents à passer en revue
ou lors de l’entrée de chaque groupe de signatures.Utilisez le rapport
Traduire un objet de gestion
pour :
- Traduisez le texte du champDocumentdans n’importe quelle langue cible activée pour votre locataire. SélectionnezDocumentcommeobjet de gestion traduisible. Sélectionnez lesinstances traduisibles, puis sélectionnez lemoment de prise d'effetdes instantanés de document à traduire.
- Traduisez le texte des champsInstructionsetDéclaration de signaturedans n’importe quelle langue cible activée pour votre locataire. Sélectionnezla configuration de l'étape Documents à passer en revuecommeobjet de gestion traduisible, puis sélectionnez lesinstances traduisibles.
Utilisez le rapport
Statut de l’étape Documents à passer en revue
pour afficher tous les documents ajoutés à Workday à l’aide de l’étape Documents à passer en revue
d’un processus de gestion.