Concept : gestion des processus de gestion
Cette rubrique décrit ce que vous pouvez faire avec un processus de gestion, notamment :
Annuler et retirer
Pour plusieurs processus de gestion, Workday vous permet de :
- Annuler les processus en cours.
- Retirer les changements qui ont dépassé l’étape d’achèvement.
Vous pouvez annuler certains processus de gestion lancés en tant que sous-processus sans annuler le processus de gestion parent. Pour déterminer si vous pouvez annuler un processus de gestion particulier, accédez au rapport
Options de configuration de processus de gestion
.Lorsque vous annulez :
- Le processus de gestion global, Workday omet les sous-processus, quel que soit leur statut, et annule tous les sous-processus terminés.
- Un sous-processus à lui seul, Workday omet le sous-processus sans annuler le processus de gestion parent.
- Un sous-processus obligatoire une fois le processus de gestion parent terminé, Workday exécute toujours le processus de gestion.
Lorsque vous retirez un processus de gestion qui inclut des sous-processus, Workday retire toutes les actions de la configuration du processus de gestion. Exemple : lorsque vous retirez une fin d’emploi qui inclut un paiement unique, Workday retire à la fois la fin d’emploi et le paiement.
Vous pouvez retirer certains sous-processus individuellement sans retirer le processus de gestion parent.
Dans un processus de gestion unique, vous pouvez accéder au menu des actions connexes des éléments suivants :
- Processus de gestion en cours pour l’annuler.
- Processus de gestion terminé pour le retirer.
Vous pouvez également annuler ou retirer des processus de gestion en bloc en accédant aux tâches suivantes :
- Annuler en masse des processus de gestion: lorsqu’un processus de gestion comporte des sous-processus, vous pouvez annuler les sous-processus individuellement ou annuler le processus de gestion parent.
- Retirer en masse des processus de gestion: l’inviteProcessus de gestion chargés par le Créateur d’interfaces Entreprisede cette tâche affiche les événements d’intégration chargés par un Créateur d’interfaces Entreprise que vous pouvez retirer au moins un des événements de processus de gestion. Workday vous recommande de limiter l’intervalle de dates lorsque vous sélectionnez l’option d’inviteDans l’intervalle de dates, par système d’intégrationouDans l’intervalle de dates, tous les systèmes d’intégration.
Vous pouvez arrêter l’envoi de notifications pour chaque processus de gestion que vous annulez ou retirez. Lorsque vous annulez ou retirez des processus de gestion, vous ne pouvez pas annuler l’action.
Workday crée une piste d’audit documentant les actions de retrait et d’annulation. Vous pouvez configurer des notifications personnalisées et des notifications d’alerte à déclencher quand vous :
- Retirer une action.
- Corrigez un processus de gestion.
Exemple : Logan McNeil lance un processus de gestion
Embauche
qui inclut les sous-processus suivants :
- Proposer une rémunération
- Demander un paiement unique
Embauche
pour nécessiter les deux sous-processus, et le sous-processus Demander un paiement unique
est l’étape d’achèvement
de l’embauche.Lorsque l’étape
Proposer une rémunération
est en cours et que Logan annule l’étape Demander un paiement unique
uniquement, Workday :
- Fait passer le statut de l’étapeDemander un paiement uniqueàOmis manuellement.
- Termine le processus de gestionEmbauche.
Étape d'annulation en masse de documents à passer en revue
Vous pouvez utiliser la tâche
Annuler en masse une étape Documents à passer en revue
pour annuler en masse des étapes Documents à passer en revue
en tant qu’action en masse. Vous pouvez annuler des étapes Documents à passer en revue
dans les processus de gestion dont le statut est :
- En cours
- Terminé avec succès
Exemple : vous voulez annuler les étapes
Documents à passer en revue
affectées aux travailleurs pendant le processus de gestion Accueil et intégration
. Quand le processus de gestion Accueil et intégration
est terminé avec succès, la seule façon d’annuler les étapes restantes Documents à passer en revue
est d’utiliser la tâche Annuler en masse une étape Documents à passer en revue
.Le nombre maximum d’étapes
Documents à passer en revue
que vous pouvez annuler en même temps est 2 000.Faire avancer manuellement
Vous pouvez faire avancer manuellement un processus de gestion à l’étape suivante ou jusqu’à la fin pour éviter de retarder le processus de gestion. Exemple : une tâche est en attente d’un approbateur qui n’est pas disponible. Pour éviter tout retard dans le processus de gestion, vous faites avancer manuellement le processus de gestion à l’étape suivante.
Vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès à l’action
Avancement manuel
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
de la politique de sécurité de processus de gestion. Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent lancer la tâche Faire avancer des processus de gestion en masse
, mais ils peuvent uniquement traiter les transactions qui correspondent aux types de processus de gestion autorisés pour leur groupe de sécurité. Pour déterminer si vous pouvez faire avancer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport Options de configuration de processus de gestion
.Vous pouvez utiliser la tâche
Faire avancer des processus de gestion en masse
pour faire avancer des processus de gestion en masse. Lorsque vous utilisez la tâche pour faire avancer plus de 10 événements de processus de gestion, Workday exécute la tâche en arrière-plan. Si vous appliquez un filtre à la tâche Faire avancer des processus de gestion en masse
et que vous cliquez sur Sélectionner tout
, la sélection comprend tous les éléments, et non seulement la liste filtrée. Pour les transactions de gros volume liées à des processus de gestion qui nécessitent un filtrage détaillé, Workday vous recommande d’utiliser la tâche Gestion des opérations en masse
(MOM) plutôt que la tâche Faire avancer des processus de gestion en masse
pour éviter les problèmes de filtrage.Vous pouvez modifier la définition du processus de gestion pour désactiver les notifications du système lorsqu’un processus de gestion est avancé manuellement.
Quand vous cochez la case Activer
l’avancement des tâches non affectées
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
, vous pouvez faire avancer une étape non affectée dans un processus de gestion de la façon suivante :
- Le typeFaire avancer une gestion des opérations en masse de processusde gestion.
- Action connexeFaire avancer manuellement. (Sélectionnez dans le menu des actions connexes de l’événement de processus de gestion.)
- La tâcheFaire avancer des processus de gestion en masse.
Vous pouvez faire avancer :
- À partir d’un échelon non affecté qui est en attente de réaffectation.
- Par une étape non affectée et plusieurs étapes ultérieures non affectées.
- Un processus de gestion jusqu’à l’achèvement selon une étape non affectée qui génère une réaffectation pendant le traitement de l’avancement.
Quand un événement est renvoyé à une étape non affectée, l’étape n’est plus affectée. Lors du renvoi, l’
invite
À affiche Non affecté
comme préfixe du nom de l’étape. Exemple : Non affecté - Remplir le questionnaire
. Lorsque Workday avance avec des étapes non affectées, l’onglet Historique de processus
de l’ enregistrement de processus complet
affiche le statut suivant : - Avancé manuellementpour l’étape non affectée.
- Annulépour l’événement réaffecté.
Workday envoie une notification aux personnes suivantes :
- Destinataire de l’étape du processus de gestion quand vous faites avancer un ou tous les événements à l’étape finale (à l’exception des étapes différées ou non affectées).
- Destinataire de l’affectation de l’étape avancée manuellement lorsque l’avancement manuel a lieu.
Workday n’envoie pas de notifications lorsqu’un événement réaffecté est annulé.
Vous ne pouvez pas faire avancer manuellement une étape marquée
Ne pas faire avancer
dans la définition de processus de gestion. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l’exception d’une étape Rapport
, ne peuvent pas être marquées comme Ne pas avancer
. Pour déterminer si une étape est marquée comme Ne pas avancer
, cochez la case Ne pas avancer
dans la définition du processus de gestion.Renvoyer manuellement
Renvoyer est une action de processus de gestion. L’exécution d’une action de renvoi signifie généralement qu’un utilisateur reçoit un élément dans ses tâches dans Mes tâches Workday et que l’utilisateur souhaite renvoyer l’élément à la personne qui a précédemment terminé l’étape. Exemple : Mike remplit et soumet une étape
Remplir le questionnaire
. L’élément est ensuite acheminé à la gestionnaire de Mike, Betty, pour révision et approbation. Betty reçoit l’élément dans ses tâches dans Mes tâches à approuver. Au lieu d’approuver l’élément, elle le renvoie à Mike pour qu’il apporte une correction.Vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion à tout moment, même lorsque l’étape ne vous est pas affectée.
Vous ne pouvez pas renvoyer tous les processus de gestion. Pour déterminer si vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport
Options de configuration de processus de gestion
.Vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès à l’action
Renvoi manuel
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
de la politique de sécurité de processus de gestion.Pour renvoyer manuellement un grand nombre d’événements d’action à la fois, vous pouvez exécuter le Créateur d’interfaces Entreprise (EIB)
Renvoyer des processus de gestion
. Vous devez avoir l’autorisation d’exécuter cette action sur l’événement pour le type de processus de gestion. Pour chaque événement du Créateur d’interfaces Entreprise qui autorise le renvoi manuel, Workday renvoie l’événement à une étape terminée du processus de gestion qui autorise cette action. Lorsque vous êtes à l’étape Initiation
de :
- Un sous-processus, vous pouvez renvoyer l’événement.
- Le processus de gestion parent, vous ne pouvez pas renvoyer l’événement.
Workday vous recommande de renvoyer manuellement un exemple d’événement dans votre locataire avant de tenter un renvoi en masse. L’exemple d’événement doit provenir de la même définition de processus de gestion que les autres événements que vous souhaitez renvoyer.
Vous pouvez accéder à la tâche
Renvoi manuel
dans le menu des actions connexes de l’événement de processus de gestion. Lorsque le statut de l’événement de processus de gestion est :
- En cours, l’invite Renvoyer àaffiche toutes les étapes précédentes que vous verriez généralement dans l’inviteRenvoyerà partir de la barre d’outils du processus de gestion. Lorsque plusieurs groupes de sécurité sont configurés pour une étape et que vous faites avancer manuellement l’étape, puis que vous la renvoyez manuellement à l’endroit où vous l’avez fait avancer manuellement, Workday affiche toutes les personnes en attente pour l’étape dans l’invite. Exemple :Précédemment en attente d’une action de (4) : (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) – Effectuer l’évaluation par le gestionnaire. Lorsque vous sélectionnez l’option d’invite, Workday renvoie l’étape à toutes les personnes en attente.
- Terminé, l’invite Renvoyer àaffiche uniquement les étapes précédentes qui autorisent lerenvoi manuel par l’administrateur en cas d’événement terminé.
Lorsque vous tentez de renvoyer manuellement un processus de gestion à une étape que vous avez configurée pour s’exécuter en parallèle avec une autre étape et que :
- Les deux étapes ontle statut En cours, vous ne pouvez pas renvoyer manuellement le processus de gestion à l’une ou l’autre des étapes en parallèle.
- Une étape estEn courset l’autre estTerminée, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l’étapeEn cours.
- Les deux étapes sontterminées, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l’une ou l’autre des étapes en parallèle.
Lorsque vous renvoyez l’événement de processus de gestion, l’historique du processus affiche l’étape avec un statut
Renvoi manuel
.Quand vous configurez une étape
Action
, Approbation
ou À faire
de façon à exclure de Mes tâches et que vous renvoyez une étape à l’étape exclue, l’étape ne s’affiche pas dans Mes tâches. Vous pouvez toujours renvoyer une étape à partir de l’étape exclue à l’aide du rapport Transactions de processus de gestion en attente d’une action de ma part
.L’administrateur des processus de gestion peut réaffecter les étapes exclues en utilisant :
- Le type d’opération en masseRéaffecter une étape de processusde gestion dans la tâcheGestion des opérations en masse.
- L’action connexe à partir d’un événement.
- Service WebReassign Business Process Step.
Vous ne pouvez pas utiliser la tâche
Réaffecter des tâches
pour réaffecter des étapes exclues.Lorsque vous renvoyez un événement à un travailleur ayant un processus de gestion à une date future qui modifie son type de travailleur, par exemple de travailleur auxiliaire à un employé, Workday renvoie l’événement au travailleur affecté. L’étape n’est pas désaffectée.
Exemple : James est un travailleur auxiliaire et son contrat prend fin le 2023-09-10. La société soumet le processus de gestion pour l’embaucher à titre d’employé. Le processus d’embauche est terminé et en vigueur le 2023-09-15, son rôle est changé pour un employé du personnel. Le 2023-09-08, James soumet un formulaire I-9. Le 2023-09-14, un partenaire RH renvoie le formulaire I-9 à James pour qu’il corrige. Il reçoit la tâche renvoyée le 2023-09-15.
Réaffecter les tâches non affectées
Une tâche devient une tâche non affectée lorsque le groupe de sécurité précisé ne contient pas d’utilisateur ou contient uniquement des utilisateurs dont les comptes Workday sont désactivés. Exemple : si une étape est rattachée au groupe de sécurité
Employé pour lui-même,
mais que l’utilisateur affecté a une date d’embauche future, la tâche n’est pas affectée. Une tâche peut également être annulée si le compte Workday de l’utilisateur affecté est désactivé, a expiré ou est verrouillé, ou si l’utilisateur affecté n’a pas d’identifiant d’utilisateur et de mot de passe et ne peut pas accéder à Workday pour voir sa notification ou terminer l’étape qui lui a été affectée. Le rapport Tâches non affectées
affiche les étapes pour lesquelles cette tâche pose un problème.Les administrateurs des processus de gestion peuvent réaffecter des tâches non affectées à des travailleurs ou à des titulaires de rôle d’affilié dans le groupe de sécurité requis. Workday envoie un courriel de notification aux membres de tous les groupes de sécurité ayant des autorisations
Afficher
et Modifier
dans le domaine Business Process Administration
quand une tâche n’est plus affectée.Dans
Mes tâches
, vous pouvez réaffecter des tâches qui n’ont pas été affectées. Dans l’élément Tâche non affectée
, vous pouvez réaffecter :
- Une seule tâche non affectée en sélectionnant une personne dans l’invite Réaffecter à.
- Plusieurs tâches non affectées en cliquant surAfficher les tâches non affectées. Cela vous permet de filtrer et d’afficher des tâches de processus de gestion supplémentaires non affectées. Nous vous recommandons de filtrer la liste des tâches non affectées par processus de gestion, intervalle de dates ou les deux. Une fois que vous avez appliqué un filtre, vous pouvez réaffecter des étapes dans le rapportAudit d’étapes non affectées de processus de gestion.
À partir d’un élément
Tâches non affectées
, vous pouvez également cliquer sur Afficher les détails
sous l’icône de roue. Lorsque vous cliquez sur le bouton Réaffecter
dans la grille, Workday affiche le rapport Tâche non affectée
dans lequel vous pouvez réaffecter une seule tâche non affectée ou plusieurs tâches non affectées.Vous pouvez également réaffecter des tâches non affectées en accédant au rapport
Tâches non affectées
.Corriger un processus de gestion
Vous pouvez corriger des processus de gestion uniquement lorsque la politique de sécurité de processus de gestion précise les groupes de sécurité qui peuvent corriger une instance de processus de gestion.
Vous pouvez configurer Workday pour envoyer des notifications personnalisées et des alertes en cas de correction de processus de gestion.
Supprimer des commentaires d’un processus de gestion
Les administrateurs des processus de gestion peuvent retirer un ou plusieurs commentaires d’un processus de gestion, avant ou après la fin du processus de gestion.
À partir du menu des actions connexes du processus de gestion global (et non d’une étape du processus de gestion), sélectionnez . Vous pouvez ensuite cocher la case en regard de chaque commentaire que vous souhaitez retirer, puis cliquer sur
OK
.De même, si un commentaire a été fait sur un sous-processus, vous pouvez retirer le commentaire en tant qu’action connexe du sous-processus, et non d’une étape individuelle du sous-processus.
Désactiver une définition de processus de gestion
Pour définir un processus de gestion personnalisé, vous devez l’associer à un objet de gestion, généralement une organisation. La définition du processus de gestion est alors disponible au sein de cette organisation. Lorsque l’organisation a une hiérarchie, Workday associe toutes les organisations subordonnées à cette définition de processus de gestion jusqu’à ce qu’une organisation subordonnée soit liée à une définition de processus de gestion différente.
Workday utilise la définition de processus de gestion par défaut lorsque vous n’avez pas :
- Associé une définition de processus de gestion à toute organisation de supervision supérieure dans la hiérarchie.
- Défini un processus de gestion personnalisé pour l’organisation de supervision ou d’autres organisations dans la hiérarchie d’organisations de supervision supérieures.
Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour un objet de gestion précis, comme une organisation, puis que vous lancez le processus de gestion, Workday utilise le processus de gestion personnalisé associé à l’organisation de supervision.
Assurez-vous qu’un processus de gestion personnalisé approprié est toujours défini.
Dans la tâche
Désactiver une définition de processus de gestion personnalisé
, vous pouvez préciser les objets de gestion pour lesquels vous souhaitez activer le processus de gestion personnalisé. Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour tous les objets de gestion, Workday le supprime complètement et vous ne pouvez pas le réactiver.