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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-01-24
Ajouter des documents à Workday

Ajouter des documents à Workday

Sécurité : domaine
Document Library
 dans le domaine fonctionnel System.
Vous pouvez utiliser la tâche
Créer un document
 pour :
  • Téléversez le document dans Workday en tant que pièce jointe.
  • Fournir un lien direct vers un document dans un système externe.
  • Créez un modèle pour un document généré de façon dynamique.
Workday recommande de ne pas utiliser de pièces jointes pour traiter les renseignements susceptibles d'établir votre identité. Vous ne pouvez pas purger les pièces jointes.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un document
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom
    Les noms de documents Adobe (y compris l'extension de fichier) doivent comporter moins de 250 caractères et les noms de documents DocuSign doivent comporter 95 caractères ou moins.
    Vous devez respecter ces limites de caractères pour éviter les problèmes de récupération des documents dans Workday. Adobe et DocuSign tronquent les noms de documents qui dépassent la limite de caractères maximum, ce qui entraîne une incohérence de noms entre le fournisseur de signature électronique et Workday. Vous devez également éviter d’utiliser des solutions de contournement pour entrer un nom qui dépasse la limite maximum après la création d’un document (exemple : avec la tâche
    Modifier un document
     ).
    Catégorie
    Vous pouvez utiliser des groupes de sécurité fondés sur des segments pour limiter les catégories de documents affichées dans l’invite.
    Lien
    Mettez à jour l’adresse URL dans Workday lorsque le contenu d’un site Web externe change.
    Modèle
    Sélectionnez une
    source
     dans l’invite. La source est généralement le type de processus de gestion utilisé par Workday pour distribuer le document généré de manière dynamique.
    Sélectionnez ou créez, puis classez les blocs de texte qui composent le document généré.
    Dans l’onglet
    Disposition
     , sélectionnez la
    disposition par défaut
     à associer au document.
    Workday remplit automatiquement le champ
    Disposition par défaut
     avec
    la valeur Disposition par défaut du document généré
    . Il s'agit d'une disposition prédéfinie par Workday avec une période de conservation des documents par défaut de 3 650 jours (10 ans) à compter de la date à laquelle le document est généré de façon dynamique. Pour éviter la perte de documents, mettez à jour
    la disposition par défaut du document généré
     à l’aide de la tâche
    Modifier une disposition prédéfinie de formulaire commercial
     et modifiez le champ
    Décalage d’expiration du document résultant (en jours)
     pour répondre aux exigences de votre entreprise et aux exigences juridiques.
    Vous pouvez sélectionner
    Créer une règle de conditions
     dans l’invite
    Règle
     pour créer une nouvelle règle de conditions pour un bloc de texte ou une disposition.
    Cochez la case Confirmer
    le contenu généré
     si vous souhaitez que le contenu du document soit visible uniquement pour les utilisateurs autorisés à accéder à l’étape
    Générer un document
     . Vous devez également entrer un motif de changement de définition de la sécurité du document.
À partir du menu des actions connexes du document, sélectionnez
Historique du document
 pour afficher l’historique des versions du document.
Vous pouvez utiliser Object Transporter pour migrer des documents d’un client à un autre. Exemple : vous pouvez tester des documents dans votre locataire Sandbox puis les faire migrer vers votre locataire de production.