Concept : génération de documents dynamiques
Vous pouvez créer des modèles et les personnaliser pour générer de manière dynamique des documents, tels que des ententes d’embauche et des lettres offre . Vous pouvez utiliser un processus de gestion Workday pour réviser les documents générés et les distribuer aux utilisateurs pour signature électronique.
- Utilisez la tâcheCréer un documentpour créer des modèles, puis build le contenu de chaque modèle à l’aide de blocs de texter composés de texter enrichi et de données variable . Vous pouvez également postuler une disposition personnalisée à un document généré de façon dynamique.
- Ajoutez une étaped’actionGénérer un document à un processus de gestion pour générer un document dynamique à partir d’un modèle que vous sélectionnez.
- Ajoutez une étapeDocuments à passer en revueau même processus de gestion pour distribuer le document généré de façon dynamique aux utilisateurs appropriés. Vous devez configurer l'étape Générer un document avant l'étapeDocuments à passer en revue.
Pour afficher un document généré ajouté au fichier de documents du travailleur à l’aide d’une étape
Documents à passer en revue
, vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès au segment qui fournit un accès sécurisé au modèle associé.Vous pouvez associer une règle de conditions à une disposition personnalisée et utiliser des règles de condition pour déterminer les dispositions personnalisées utilisées par Workday pour afficher ou imprimer les documents générés. Exemple : créez une lettre offre qui utilise différentes dispositions personnalisées en fonction des caractéristiques du poste. Workday utilise la disposition personnalisée pour le document généré lorsque le programme s'exécute uniquement lorsque la condition est vraie.
Si vous ajoutez des dispositions personnalisées à la grille, vous devez sélectionner une règle de conditions à associer à chaque disposition personnalisée.
- Vous ne pouvez pas utiliser la même règle de conditions plus d’une fois pour la même disposition personnalisée.
- Vous pouvez uniquement sélectionner des règles de condition qui sont disponibles dans le contexte de ce document. La règle de conditions doit être une condition de processus de gestion .
La disposition par défaut de document généré
est une disposition prédéfinie par Workday avec une période de conservation des documents par défaut de 3 650 jours (10 ans) à compter de la date à laquelle un document est généré de façon dynamique. Pour éviter toute perte de documents, mettez à jour la disposition par défaut de document généré
à l’aide de la tâche Modifier une disposition prédéfinie de formulaire commercial
et modifier le champ Resulting Document Expiration Offset (in days)
en fonction de vos exigences commerciales et juridiques. Vous pouvez également créer et associer une disposition de formulaire commercial à votre document avec un champ Resulting Document Expiration Offset (in days)
rempli.Lorsque vous réceptionner une étape
Action
Générer un document dans Mes tâches, Workday évalue la disposition du fichier PDF en fonction des éléments suivants :
- La date d'effet du document.
- La première règle de conditions de la grille qui est évaluée comme vraie. Si aucune règle de condition n’est évaluée comme vraie, Workday utilise la disposition par défaut pour le document généré.
Workday n’évalue la disposition du fichier PDF qu’une seule fois et utilise cette disposition chaque fois que vous imprimez le fichier PDF , soit à partir de l’étape
Action
Générer un document, soit à partir de l’étape Documents à passer en revue
.