Concept : génération de documents dynamiques

Vous pouvez créer des modèles et les personnaliser pour générer des documents de manière dynamique, tels que des ententes d’embauche et des lettres d’offre. Vous pouvez utiliser un processus de gestion Workday pour réviser les documents générés et les distribuer aux utilisateurs pour signature électronique.

Utilisez la tâche

Créer un document

pour créer des modèles, puis développez le contenu de chaque modèle à l’aide de blocs de texte composés de texte enrichi et de données variables. Vous pouvez également appliquer une disposition personnalisée à un document généré de façon dynamique.

Ajoutez une étape d’action
Générer un document à un processus de gestion pour générer un document dynamique à partir d’un modèle que vous sélectionnez.

Ajoutez une étape Documents à passer en revue
au même processus de gestion pour distribuer le document généré de façon dynamique aux utilisateurs appropriés. Vous devez configurer l'étape Générer un document avant l'étape Documents à passer en revue
.

Pour afficher un document généré ajouté au fichier de document du travailleur à l’aide d’une étape Documents à passer en revue
, vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès au segment qui rattache le modèle associé aux fins de sécurité.

Vous pouvez associer une règle de conditions à une disposition personnalisée, et utiliser des règles de conditions pour déterminer les dispositions personnalisées utilisées par Workday pour afficher ou imprimer les documents générés. Exemple : créez une lettre d’offre qui utilise différentes dispositions personnalisées en fonction des caractéristiques du poste. Workday utilise la disposition personnalisée pour le document généré lors de l'exécution du programme uniquement lorsque la condition est vraie.

Si vous ajoutez des dispositions personnalisées à la grille, vous devez sélectionner une règle de conditions à associer à chaque disposition personnalisée.

Vous ne pouvez pas utiliser la même règle de conditions plus d'une fois pour la même disposition personnalisée.

Vous pouvez uniquement sélectionner des règles de conditions qui sont disponibles dans le contexte de ce document. La règle de conditions doit être une condition de processus de gestion.

Si vous n’ajoutez pas de dispositions personnalisées à la grille, Workday utilise la disposition par défaut pour le document généré.

La disposition par défaut du document généré
est une disposition prédéfinie par Workday avec une période de conservation des documents par défaut de 3 650 jours (10 ans) à compter de la date à laquelle le document est généré de façon dynamique. Pour éviter la perte de documents, mettez à jour la disposition par défaut du document généré
à l’aide de la tâche

Modifier une disposition prédéfinie de formulaire commercial

et modifiez le champ

Décalage d’expiration du document résultant (en jours)

pour répondre aux exigences de votre entreprise et aux exigences juridiques.

Lorsque vous recevez une étape d’action
Générer un document dans Mes tâches, Workday évalue la disposition du fichier PDF en fonction des éléments suivants :

La date d’effet du document.

La première règle de conditions de la grille qui est évaluée comme vraie. Si aucune règle de conditions n’est évaluée comme vraie, Workday utilise la disposition par défaut pour le document généré.

Workday n’évalue la disposition du fichier PDF qu’une seule fois et utilise cette disposition chaque fois que vous imprimez le fichier PDF, soit à partir de l’étape Action
de génération de documents, soit à partir de l’étape Documents à passer en revue
.