FAQ : Formulaire électronique I-9
- Le numéro de sécurité sociale (SSN) est-il facultatif?
- Si un employeur participe à E-Verify, les employés doivent fournir le SSN. C’est la décision de votre société de rendre le SSN obligatoire. Si vous participez à E-Verify, Workday vous recommande d’ajouter une condition de validation au processus de gestionComplete Form I-9. La validation garantit que le champNuméro de sécurité sociale aux É.-U.n’est pas en blanc lorsque l’employé soumet ses renseignements. Pour obtenir plus de renseignements, voir les services d’immigration et de citoyenneté des États-Unis.
- Le formulaire I-9 dans Workday est-il conforme aux directives de l’USCIS?
- Oui. Le formulaire électronique I-9 satisfait aux exigences des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS). Workday continue de suivre les directives de l’USCIS publiées dans le Handbook for Employers (M-274).Confirmez vos exigences et vos processus de conformité du formulaire I-9 avant d’activer les processus de gestion du formulaire I-9 électronique. Workday vous permet de créer un formulaire I-9 conforme à la technique et conforme aux exigences juridiques pour un formulaire I-9 électronique. Toutefois, votre organisation est responsable en fin de compte de la conformité au formulaire I-9.
- Puis-je joindre des documents d’identification au formulaire I-9 dans Workday?
- Oui, vous pouvez joindre des documents aux éléments suivants :
- La section 2 du formulaire I-9 jusqu’à ce que vous la soumettiez.
- Le processus de gestionComplete Form I-9 Section 3.
Amend Form I-9pour ajouter ou supprimer des pièces jointes au formulaire I-9.Lorsque vous ajoutez ou supprimez des pièces jointes à l’aide du processus de gestionModifiez le formulaire I-9, le tableaudes données modifiées du formulaire I-9indique qu’un changement a eu lieu. Il n’enregistre pas de détails précis. Si vous souhaitez enregistrer des informations supplémentaires, Workday vous recommande de l’entrer dans le champMotif du changement. - Pourquoi ne puis-je pas voir les documents que j’ai joints à un formulaire I-9?
- Pour afficher les pièces jointes du formulaire I-9, vous devez être rattaché aux fins de sécurité au domaineWorker Data: Form I-9 Attachments. Vous pouvez permettre aux travailleurs d’afficher les pièces jointes sur leur formulaire I-9 en les définissant comme sécurité dans le domaineSelf-Service: Form I-9 Attachment in View.
- Puis-je supprimer les données du formulaire I-9 de Workday?
- Workday ne supprime pas les données du formulaire I-9. Workday donne accès aux formulaires électroniques I-9 pour tous les employés actifs. Pour les employés dont l’emploi a pris fin, nous conservons les formulaires I-9 pour :
- 3 ans après la date d’embauche de l’employé si l’employé travaille moins de 3 ans.
- Un an après la date de fin d’emploi de l’employé si l’employé travaille plus de trois ans.
Une fois qu’un formulaire I-9 pour un employé dont l’emploi a pris fin dépasse cette période, le formulaire est inactif, mais vous pouvez rechercher ou afficher des formulaires inactifs dans Workday. Une fois qu’un formulaire I-9 a atteint sa conservation, vous pouvez purger les données du formulaire I-9 de Workday. - Comment puis-je savoir si un employé doit remplir un nouveau formulaire I-9 lors de l’ajout ou du changement d’emploi?
- Workday fournit une règle de conditions à l’étapeComplete Form I-9du processus de gestionAccueil et intégrationqui vérifie si un employé :
- L’emploi principal de Workday est situé aux États-Unis ou dans un territoire américain.
- N’a pas un formulaire I-9 en cours ou rempli.
Complete Form I-9quandAccueil et intégrationest un sous-processus des processus de gestion suivants :- Ajoutez un emploi supplémentaire.
- Effectuer un changement lié à l’emploi.
- Puis-je corriger le statut de vérification de l’emploi aux États-Unis pour un travailleur après la soumission?
- Oui. Vous pouvez uniquement corriger lestatut de la vérification de l’emploi aux États-Unislorsqu’il ne reste aucune étape dans le processus de gestionComplete Form I-9. Vous devez avoir l’autorisation pour l’actionCorrigerdans la politique de sécurité de processus de gestionComplete Form I-9.