Éléments à prendre en compte pour la définition : formulaire I-9 pour l’embauche à distance

Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des formulaires I-9 pour l’embauche à distance. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion .

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Avec le formulaire I-9 pour l’embauche à distance, vous pouvez autoriser les employés à distance à désigner un représentant autorisé externe pour remplir la Section 2 du formulaire I-9, ce qui simplifie le processus d’embauche à distance.

Avantages pour l’entreprise

Plus de flexibilité pour la gestion et le remplissage des formulaires I-9 pour les employés à distance.

Les employés peuvent désigner un représentant autorisé externe pour remplir la Section 2 du Formulaire I-9.

Cas d’utilisation

Les partenaires ou administrateurs des RH peuvent configurer le processus d’embauche à distance pour déterminer qui peut demander à un représentant autorisé externe de remplir la Section 2 du Formulaire I-9.

Les employés peuvent préciser qui sera leur représentant autorisé externe.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez - vous besoin de processus de gestion distincts pour les employés à distance et en présence de l’instructeur ? Que faire si vous utilisez l’ intégration E-Verify ?	Lorsque vous utilisez l’ intégration E-Verify , déterminez si vous souhaitez créer un processus de gestion unique Complete Form I-9 pour les employés en présence de l’instructeur et à distance. Vous devrez également utiliser des règles de condition pour faire la distinction entre les deux groupes d’employés. Si vous utilisez E-Verify, vous devrez disposer de règles de condition pour déterminer si un formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify. Vous pouvez également créer deux processus de gestion distincts : un pour les employés à distance et un pour les employés en présence de l’instructeur . Votre processus de gestion pour les employés à distance devra également utiliser des règles de condition pour déterminer si un formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify.
Qui souhaitez-vous aider à guider le processus d’embauche à distance?	Workday vous permet de déterminer les liens de représentant autorisé externe que les employés peuvent sélectionner pour remplir la Section 2 du Formulaire I-9. Les représentants autorisés doivent ne faire pas partie de votre organisation. Exemple : membre de la famille, ami(e), notaire. Vous pouvez également déterminer un rôle, comme un partenaire RH, qui peut réviser la Section 1 et la Section 2 du Formulaire I-9. Cette personne peut modifier les données du représentant autorisé externe, renvoyer le formulaire pour correction, renvoyer le associer et soumettre le formulaire I-9.
À qui souhaitez-vous permettre la sélection d’un représentant autorisé externe pour qu’il remplisse le formulaire I-9 pour l’embauche à distance?	Vous pouvez cocher la case Sélectionner un représentant autorisé externe dans la tâche Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9 pour permettre aux rôles RH de désigner un représentant autorisé externe qui peut remplir la Section 2 du formulaire I-9. Les paramètres postuler à tous vos formulaires I-9 à distance : Si vous cochez cette case, les rôles RH peuvent désigner des représentants autorisés externes. Si vous décochez cette case, Workday permet automatiquement aux employés de désigner leur propre représentant autorisé externe.

Recommandations

Lorsque vous utilisez l’ intégration E-Verify
, créez une règle de conditions dans votre processus de gestion Complete Form I-9
qui utilise le champ de rapport

E-Verify Event Created by

. La règle de conditions détermine si le formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify.

Exigences

Aucune incidence.

Limites

Vous pouvez uniquement configurer les options de lien que l’ employé peut sélectionner pour désigner son représentant autorisé externe. Lorsque vous souhaitez que les employés utilisent une personne en particulier pour remplir la Section 2 de l’employé, vous pouvez fournir les renseignements sur cette personne. L’ employé peut entrer les renseignements sur cette personne lorsqu’il désigne son représentant autorisé externe.

Locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Remote Form I-9 dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches liées au remplissage d'un formulaire I-9 pour l'embauche à distance.
Purge Person Data dans le domaine fonctionnel System.	Ce domaine donne accès aux tâches qui vous permettent de purger les données du formulaire I-9 et les renseignements du représentant autorisé.
Set Up: Configure Optional Fields dans le domaine fonctionnel System.	Permet de masquer ou d'exiger la sélection de champs dans le formulaire I-9 pour l'embauche à distance.
Set Up: System dans le domaine fonctionnel System.	Rattache la tâche qui vous permet de créer le modèle de courriel utilisé pour le courriel envoyé à un représentant autorisé externe.
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications dans le domaine fonctionnel System.	Rattache les paramètres de notification pour les courriels envoyés aux représentants autorisés externes.
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel System.	Définissez la sécurité pour les tâches qui vous permettent de configurer les liens avec les représentants autorisés externes, le texter de notification par courriel, le texter d'attestation , ainsi que le nom et l'adresse de la société de la Section 2.
Le domaine Worker Data: I-9 Forms dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Donne accès aux champs de rapport que vous pouvez utiliser dans les rapports personnalisés.

Processus de gestion

Vous pouvez configurer l’étape de participation partagée Gérer le formulaire I-9 à distance
dans le processus de gestion de
gestion Remplir le formulaire I-9
. Si vous utilisez plusieurs étapes Gérer les formulaires I-9
et Envoyer le formulaire I-9
à distance, les étapes doivent suivre l’étape d’achèvement.

Production de rapports

Aucune incidence.

Intégrations

L’ intégration de E-Verify
vous permet de :

Soumettez les données du formulaire I-9 au service E-Verify pour la vérification de l'admissibilité à l'emploi.

Recevez les résultats de la vérification de l’admissibilité à l’emploi, y compris les photos. Les bases de données du département de la Sécurité intérieure (DHS) et de l’administration de la sécurité sociale (SSA) fournissent certains de ces résultats.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.