Concept : flux des travaux des formulaires électroniques I-9

Section 1. Information et attestation sur l'employé

L’employé remplit le formulaire, fournit toutes les données obligatoires ou facultatives et coche les cases appropriées.
Lorsque vous voulez que la date de naissance et les données sur le SSN de la tâche
Complete Form I-9
remplacent les données du profil de l’employé, vous pouvez cocher la case
Remplacer la date de naissance et le SSN du profil d’employé par les données du formulaire I-9
dans la tâche
Mettre à jour le formulaire I. -9 Paramètres
. Lorsque l’employé soumet le formulaire I-9, Workday remplace le SSN et la date de naissance du formulaire I-9 pour remplacer le SSN et la date de naissance dans leur enregistrement RH.
La sélection de cette case à cocher n’envoie pas de notifications ni d’accusés de réception de ce changement.
Lorsque vous retirez le processus de gestion
Complete Form I-9
, ces processus sont également retirés.

Attestation/certificat de planificateur et/ou de traduction

Section 2. Évaluation et vérification par l'employeur ou le représentant autorisé

Entrez des documents de
la liste A
, ou
des listes B
et
C
, puis fournissez les renseignements nécessaires sur les documents.
Workday filtre les listes de sélection dans les invites des listes A, B et C en fonction du statut au regard de la citoyenneté ou de l’immigration sélectionné par l’employé et fournit une validation pour garantir l’exactitude de l’entrée de données.
Lorsque l’employé fournit une carte de sécurité sociale comme document de la liste C, vous devez entrer le numéro dans la liste C manuellement.
Lorsque Workday sélectionne l’entité de délivrance qui correspond à un document, vous pouvez remplacer cette valeur.
Vous pouvez renvoyer le formulaire à l’employé pour qu’il entre des données manquantes ou qu’il apporte des corrections.
Cochez la case
« J'accepte »
, qui sert de signature électronique.
Vous pouvez configurer Workday pour que le nom, le titre, l’organisation et l’adresse de l’employeur soient chargés dans cette section. Workday ajoute la date du jour avant que vous approuviez le formulaire.
Au besoin, vous pouvez sélectionner un
motif de retard
.

(Facultatif) Intégration de E-Verify

Vous pouvez configurer Workday pour envoyer automatiquement les données du formulaire I-9 à l’employé à E-Verify.
Lorsque le formulaire I-9 initial contient des données facturables, E-Verify demande une revérification. Workday affiche des instructions personnalisées dans l’événement
de vérification des données du formulaire I-9
indiquant les éléments en question. Vous pouvez corriger les données sur les pièces justificatives, mais les corrections apportées à la Section 1 doivent provenir de l’employé.
Vous pouvez configurer Workday de manière à :
Affiche les cas créés pour un employé au cours des 365 derniers jours. Vous pouvez fermer un cas en double avant d’en créer un nouveau dans E-Verify.
Synchroniser de façon récurrente les statuts de cas mis à jour à partir de E-Verify.
Selon les documents fournis par l’employé, E-Verify renvoie une photo d’employé à vérifier. E-Verify détermine les exigences pour la mise en correspondance de photos. Si une photo est manquante ou non correspondante, vous devez téléverser des images du document de votre employé.
E-Verify peut vous demander de téléverser des images de recto et de verso d’un document sans que vous ayez à confirmer si les photos correspondent ou sont manquantes.
Workday soumet de nouveau l’information et E-Verify renvoie le statut de l’autorisation d’emploi. Lorsque l’autorisation est :
Réussi, Workday ferme le cas E-Verify et termine automatiquement l’étape de finalisation du processus de gestion Workday.
Échec, Workday met à jour le numéro de cas E-Verify afin que vous puissiez résoudre le cas manuellement sur le site Web E-Verify. Si vous configurez l’intégration pour synchroniser les statuts des cas et que vous recevez un
statut de vérification de l’emploi aux États-Unis
de E-Verify, Workday achève automatiquement l’étape
Final US Employment Verification Status
du processus de gestion.
Si la connexion à E-Verify échoue, Workday affiche le statut En
attente de la soumission de E-Verify
. Vous pouvez cliquer sur
Réessayer
pour soumettre de nouveau les informations si vous avez l’autorisation d’accès au domaine
Process: Resoumit: Form I-9
. Si le formulaire I-9 est en retard, vous pouvez entrer un motif de retard avant de réessayer la soumission de E-Verify.

Entrée manuelle du statut de la vérification finale de l'emploi aux É.-U.

Vous pouvez utiliser l’étape
Final US Employment Authorization Status
pour entrer les détails sur l’admissibilité à l’emploi.
Lorsque vous n'utilisez pas E-Verify, vous pouvez déterminer l'admissibilité et l'entrer ici.
Lorsque E-Verify ne renvoie pas immédiatement une autorisation, Workday met en pause le processus de gestion
Complete Form I-9
pour ce étape. Workday affiche également l’information de E-Verify afin que vous puissiez faire progresser manuellement le formulaire I-9 sur le site Web E-Verify. Une fois la résolution terminée avec E-Verify, vous pouvez enregistrer le statut d'admissibilité et toute information supplémentaire. ici. Vous pouvez ensuite soumettre le processus de gestion
Complete Form I-9
.
Lorsque vous sélectionnez le statut
Emploi non autorisé
ou
Vérification non déterminée
, Workday retire automatiquement le processus de gestion
Modifier les données sur les identifiants
et retire les identifiants de documents A, B et C du formulaire I-9 de l'enregistrement du travailleur.
Lorsque vous entrez un statut d’admissibilité ou un numéro de dossier E-Verify incorrects et qu’il ne reste aucune étape dans le processus de gestion
Complete Form I-9
, vous pouvez changer le statut ou le numéro de cas à l’aide de l’action
Corriger
du processus de gestion.

Formulaires I-9 avec vérifications non réussies