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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : gérer le formulaire électronique I-9

Étapes : gérer le formulaire électronique I-9

Définissez les processus de gestion du formulaire électronique I-9, les politiques de sécurité et l’intégration facultative
E-Verify
 .
Utilisez ces tâches et ces rapports au besoin pour vous assurer que les formulaires I-9 de vos employés sont exacts et à jour.
  1. Accédez au rapport
    Audits internes du formulaire I-9
     .
    Sert à passer en revue une liste des formulaires I-9 remplis, y compris la date du dernier audit et si l'audit est en cours. Vous pouvez auditer un formulaire I-9 pour un employé aussi souvent que nécessaire. Sélectionnez un formulaire pour vérifier l’exactitude des informations et finalisez l’audit lorsqu’il est terminé.
    Sécurité : domaine
    Audit: I-9 Forms
     dans le domaine fonctionnel Personal Data.
  2. Accédez au rapport
    Form I-9 Audit Trail
     .
    Révise l’activité liée au formulaire I-9, y compris les enregistrements de formulaire I-9 externe, pour une période temporelle donnée. Vous pouvez les filtrer par organisation, établissement, employé ou emplacement. Vous pouvez afficher l’historique des processus de gestion et le statut des processus de gestion suivants :
    • Modifier le formulaire I-9
    • Formulaire d'audit I-9
    • Remplir le formulaire I-9
    • Remplir le formulaire I-9, section 3
    • Gérer une affectation de formulaire I-9
    Sécurité : domaine
    Audit: I-9 Forms
     dans le domaine fonctionnel Personal Data.
  3. Accédez au rapport
    Form I-9 Audit Trail Details
     .
    Passez en revue les détails granulaires d’un seul formulaire I-9, y compris ceux remplis au moyen du processus d’embauche à distance.
    Vous pouvez accéder à ce rapport en utilisant :
    • Le bouton
      View Audit Trail
       lorsque vous affichez le dernier formulaire I-9 d’un employé.
    • Action connexe du processus de gestion
      Complete Form I-9
       ou
      Complete Form I-9 Section 3
       dans le rapport
      Afficher l’historique du travailleur
       .
    Sécurité : domaine
    Audit: I-9 Forms
     dans le domaine fonctionnel Personal Data.
  4. Accédez à la tâche
    Add Form I-9
     .
    Apportez des changements à un formulaire I-9 rempli. Pour les changements à la Section 1, précisez ces éléments dans le champ
    Instructions pour l’employé
     et renvoyez le formulaire à l’employé. Pour les changements apportés à la Section 2 ou à une pièce jointe, vous devez modifier le formulaire. Toutes les modifications apportées par vous ou l’employé sont affichées dans le tableau
    des données modifiées du formulaire I-9
     lorsque vous affichez le formulaire I-9. Vous pouvez modifier n’importe quel formulaire I-9 avec le statut
    Emploi autorisé
     .
    Configurez le processus de gestion et la politique de sécurité
    Amend Form I-9
     dans le domaine fonctionnel Onboarding.
  5. Enregistrez lorsqu’un employé soumet un reçu de formulaire I-9 au lieu d’un document original pour vérifier son statut d’admissibilité à l’emploi aux États-Unis.
  6. Accédez à la tâche
    Complete Form I-9 Section 3
     .
    Vérifiez de nouveau le statut d’admissibilité à l’emploi d’un employé aux États-Unis, mettez à jour son formulaire I-9 en cas de changement de nom légal ou activez le processus de réembauche.
    Configurez le processus de gestion
    Complete Form I-9 Section 3
     et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Personal Data.
Afficher et imprimer les formulaires I-9 avec pièces jointes.