Créer des groupes d’avantages sociaux
- Créez des règles d’admissibilité aux avantages sociaux.
- Définissez les règles d’événement d’inscription.
- Définissez les crédits d’avantages sociaux.
- Sécurité :
- Set Up: Benefitsdans le domaine fonctionnel Benefits.
- Manage: Benefits for Organizationsdans le domaine fonctionnel Benefits.
Workday vous permet de créer des groupes d’avantages sociaux dynamiques. À l’aide de règles d’admissibilité qui définissent les critères d’adhésion, Workday affecte automatiquement à un groupe les employés qui répondent aux critères correspondants.
Exemple : Utilisez des règles d’admissibilité pour affecter les cadres à un seul groupe d’avantages sociaux, les employés salariés, à un deuxième groupe, et les employés à salaire horaire, à un troisième groupe.
Lorsque vous créez des groupes d’avantages sociaux, incluez uniquement les travailleurs admissibles à des avantages sociaux. Lorsque vous lancez l’inscription ouverte, tous les travailleurs inclus reçoivent des notifications d’inscription ouverte pour participer, même s’ils ne peuvent pas faire de choix d’avantages sociaux.
Vous pouvez également définir la façon dont Workday applique les crédits d’avantages sociaux ou les compensations pour un groupe d’avantages sociaux précis ou un type de garantie au sein du groupe.
- Accédez à la tâcheCréer un groupe d’avantages sociaux.
- Dans l’ongletRègles du groupe, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Règle d’événement d’inscriptionDéfinit la façon dont Workday traite les changements touchant la garantie pour le groupe d’avantages sociaux.Ordre de calcul de la période d'attenteCalcule la date de début d’un régime d’avantages sociaux lorsqu’un événement d’inscription comporte à la fois une période d’attente et une date de début.FréquenceDéfinit la fréquence qui s’affiche pendant l’inscription aux avantages sociaux et lors de la consultation des choix d’avantages sociaux actuels.PaysDéfinit le pays dans lequel le groupe d’avantages sociaux est valide. Cette option est utile si vous comptez des employés dans plusieurs pays et que vous souhaitez affecter un pays à ce groupe d’avantages sociaux.Pour les types d’événements d’inscription que vous avez définis par pays, sélectionnez le pays choisi dans le champLimité aux paysdans la tâcheCréer un type d’événement lié aux avantages sociaux.Ligne de signature de l’inscriptionAjoute une ligne de signature de l’employé dans le récapitulatif d’inscription imprimable et la page imprimable de désignation des bénéficiaires.Date d'effet de la preuve d'assurabilitéSi vous ne sélectionnez pas de date, Workday sélectionne automatiquement la date d’approbation ou de refus.Calculer les périodes de paie restantes à la date de fin de la périodeUtilisé pour calculer le nombre de retenues salariales restantes pour les comptes d’épargne santé et les comptes de gestion santé. Cochez cette case pour inclure toutes les périodes de paie qui se terminent dans l’année du régime, même si la date de paiement est en dehors de l’année du régime.Inclure les périodes de paie qui se terminent avant la date de début des retenuesUtilisé pour calculer le nombre de retenues salariales restantes pour les comptes d’épargne santé et les comptes de gestion santé. Cochez cette case pour inclure les périodes de paie qui se terminent avant la date de début des retenues, si leur date de paiement est postérieure à la date de début des retenues.Ajuster des retenues de dernière période de paie dans le calcul de la paie de Workday pour atteindre les objectifs annuelsCalcule une retenue variable aux comptes d’épargne santé ou de gestion santé pour le dernier résultat de paie de l’année si Workday ne peut pas diviser équitablement le montant total de la retenue entre les chèques de paie. Exemple : Vous avez 24 périodes de paie et l’employé sélectionne le choix de 2 000 $. La valeur par période de paie est d’environ 83,33 $, mais elle s’élève au total à 1 999,92 $ pour toutes les périodes de paie. Pour atteindre l’objectif exact de 2 000 $, Workday peut ajuster la retenue de la dernière période de paie à 83,41 $.Lorsque cette option est sélectionnée, entrez un pourcentage de seuil de 1 % ou plus dans le champChangement maximum (pourcentage) par rapport aux retenues précédentes.Le travailleur doit avoir une retenue de comptes d’épargne santé ou de gestion santé sur l’avant-dernier résultat de paie de l’année. Workday utilise le pourcentage de seuil avec cette retenue pour déterminer le montant de la retenue finale, en arrondissant à la hausse ou à la baisse. Si le montant nécessaire pour rajuster le paiement final est en dehors du changement (pourcentage) maximum, Workday n’ajoute ni ne soustrait de montant.Exemple : l’avant-dernier résultat de paie est de 100 $ et vous définissez lavaleur pour Changement maximum (pourcentage) par rapport aux retenues précédentesà 1 %. Workday Payroll peut ajouter ou déduire 1 $ supplémentaire du dernier résultat de la paie pour rajuster la retenue.Vous ne pouvez pas sélectionner cette option si vous cochez la caseCalculer les périodes de paie restantes à la date de fin de la période.Date de référence du calculDéfinit la date utilisée par Workday pour calculer l’âge de l’employé. - Dans l’ongletCrédits d’avantages sociaux, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Autoriser les crédits d'avantages sociaux(Facultatif) Sélectionnez cette option pour activer les crédits d’avantages sociaux pour le groupe d’avantages sociaux.Activer les crédits d'avantages sociaux restants(Facultatif) SélectionnezActiver les crédits d’avantages sociaux restantspour afficher les crédits restants et les compensations de crédits pour les travailleurs lors de l’inscription sur leurs relevés d’avantages sociaux.Afficher les crédits d’avantages sociaux dans les pages d’inscription(Facultatif) Sélectionnez cette option pour afficher les crédits et les compensations d’avantages sociaux lors d’un événement d’inscription.Crédits excédentaires au compte de gestion santé (Canada)Disponible si vous désélectionnezl’option Autoriser les crédits d’avantages sociaux restants. Applicable uniquement avec l’intégration des avantages sociaux pour la Sun Life et lorsque vous cochez la casePossibilité d’appliquer les crédits variablesdans la tâcheMettre à jour des types de garanties d’avantages sociaux.Décochez cette case si vous souhaitez ajouter des crédits inutilisés au revenu imposable de l’employé.Pour calculer la valeur de rachat des crédits variables inutilisés, entrez un revenu dans le champRevenus et retenues.Type de garantie source pour les crédits de régime inutilisésAjoutez les types de garanties à partir desquels vous pouvez sélectionner les crédits de régime inutilisés.Crédits de groupe d'avantages sociauxAffectez des crédits et des groupements d’avantages sociaux à ce groupe d’avantages sociaux.Code de revenuSélectionnez tous les codes de revenu applicables pour le groupe d’avantages sociaux. - Affectez des crédits aux types de garanties dans la grilleCrédit pour types de garanties. Tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionType de garantieLes types de garanties créés dans la tâcheMettre à jour des types de garanties d’avantages sociaux.Crédits si admissibilitéLes crédits disponibles pour les types de garanties qui répondent aux règles d’admissibilité du groupe d’avantages sociaux.Crédits si choixLes crédits disponibles si les membres du groupe d’avantages sociaux choisissent le type de garantie.Crédits si renonciationLes crédits disponibles si les membres du groupe d’avantages sociaux renoncent au type de garantie.Code de revenuLes codes de revenu pour le type de garantie.
- Sélectionnez les compensations de retenues et leur priorité pour amortir les coûts du régime d’avantages sociaux avec des crédits. Tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionType de garantieSélectionnez les types de garanties dont la caseLes crédits variables peuvent être appliquésest coché dans la tâcheMettre à jour des types de garanties d’avantages sociaux.Ordre des crédits d'avantages sociaux aux fins de compensationPour indiquer une priorité plus élevée, entrez une valeur inférieure.
- Mappez les régimes obsolètes à des nouveaux régimes.Utilisez l’ongletMappages des régimes d’avantages sociauxpour remplacer tout régime d’avantages sociaux obsolète par un autre. Lors de l’inscription ouverte, Workday convertit le régime des employés vers le nouveau régime d’avantages sociaux. Pour des conversions réussies :
- Les cibles de garantie entre l’ancien et le nouveau régime doivent être les mêmes pour les régimes d’assurance maladie et les régimes d’avantages sociaux supplémentaires.
- Les cibles de garantie d’assurance entre les deux régimes doivent être les mêmes.
- Les niveaux de garantie et le type de garantie de l’ancien régime d’assurance doivent correspondre à ceux du nouveau régime.
- Les personnes à charge des régimes d’assurance maladie et d’assurance doivent respecter les règles d’admissibilité propres au nouveau régime.
- Le type de cotisation de l’employé (% ou montant fixe) dans les régimes de retraite doit être le même.
- Les valeurs minimum et maximum doivent être les mêmes dans les régimes de retraite.
- La devise de l’ancien régime doit correspondre à celle du nouveau régime.
- Un événement d’inscription aux avantages sociaux.
Recommandation :lorsqu’un régime d’avantages sociaux devient obsolète, vous pouvez cocher la caseNe pas utiliserdans la tâcheCréer un régime d’avantages sociauxpour masquer le régime dans les invites Régimed’avantages sociaux.
- Testez les règles d’admissibilité de votre groupe d’avantages sociaux pour vous assurer que les travailleurs ont une affectation de groupe chacun.
- Associez l’avantage social à un régime d’avantages sociaux à l’aide de la tâcheCréer un régime d’avantages sociaux. Tous les travailleurs d’un groupe d’avantages sociaux ne doivent pas nécessairement être admissibles au même régime d’avantages sociaux. Vous pouvez définir des critères d’admissibilité au niveau du régime pour limiter certains régimes à des sous-groupes au sein du groupe d’avantages plus large.
- Activez la persistance des groupes d’avantages sociaux pour utiliser les données sur l’admissibilité que Workday enregistre tous les jours. Vous pouvez cocher la caseUtiliser des valeurs persistantes de groupes d’avantages sociauxdans la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM. Les tâches Workday vérifient fréquemment l’admissibilité; l’utilisation de cette option peut améliorer la performance.