Éléments à prendre en compte lors de la définition : inscriptions à de l’apprentissage
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des inscriptions à de l’apprentissage. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday vous permet de gérer les inscriptions à l’apprentissage pour les offres de cours et les cours numériques, notamment les éléments suivants :
- Dates d’échéance.
- Évaluation.
- Actions en masse.
- Listes d’attente.
Avantages pour l’entreprise
- Obtenir des informations sur les inscriptions au sein de votre organisation en créant un tableau d’exploration.
- Aider les apprenants à trouver le contenu recommandé lié à leurs inscriptions actives et à visualiser l’apprentissage obligatoire.
- Augmenter votre efficacité en gérant les inscriptions en masse d’une grande organisation.
- Assurer la gestion de la conformité de l’apprentissage obligatoire dans votre organisation en inscrivant des membres d’équipe ou des équipes entières à du contenu.
- Réduire les coûts administratifs indirects en permettant aux apprenants de sélectionner du contenu et de s’inscrire eux-mêmes.
- Simplifier les processus d’évaluation en permettant à certains utilisateurs de gérer l’évaluation et la liste de présences.
- Simplifier les processus d’inscription en affectant des niveaux d’accès à certains groupes de sécurité afin qu’ils puissent gérer les inscriptions.
- Gérer de manière efficace les inscriptions grâce à la réception de messages d’avertissement lorsque le contenu auquel un apprenant est inscrit est en conflit avec une absence ou un congé planifié.
Cas d’utilisation
- Affecter plusieurs évaluateurs pour chaque inscription à des offres de cours comprenant des leçons sous forme d'activités de formation.
- Annuler ou retirer des inscriptions.
- Définir des notifications par courriel ou des approbations personnalisées pour les inscriptions à de l’apprentissage.
- Permettre aux apprenants de sauter l’approbation de l’inscription pour du contenu au sein d’un programme.
- Permettre aux administrateurs et aux gestionnaires de suivre et de surveiller l’engagement des apprenants.
- Permettre aux utilisateurs de s’inscrire eux-mêmes à du contenu pour améliorer des habiletés liées à leurs intérêts professionnels.
- Informer les apprenants lorsque des cours sont disponibles en activant la fonctionnalité de manifestation d’intérêt et configurer des rappels lorsque les apprenants s’inscrivent.
- Activer les notifications dans Slack ou Microsoft Teams pour les approbations d’inscription.
- Gérer les listes d’attente pour les offres de cours.
- Masquer les enregistrements d’inscription des relevés de notes ou des rapports.
- S’autoaffecter comme évaluateur supplémentaire pour une inscription.
- Envoyer des questionnaires aux apprenants pour recueillir des renseignements tels que les exigences diététiques ou savoir si ces derniers ont besoin d’un interprète en langue des signe.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Qui gère les inscriptions pour votre organisation? | Workday vous permet de configurer des niveaux d’accès distincts pour différents groupes de sécurité en ce qui a trait à l’inscription et à la désinscription en masse d’apprenants. Exemple : vous pouvez accorder un accès limité aux formateurs et un accès illimité aux administrateurs. |
Comment voulez-vous gérer les offres de cours qui atteignent leur pleine capacité? | Vous pouvez créer une liste d’attente automatique ou manuelle dans un cours pour permettre aux apprenants de rejoindre la liste d’attente de l’offre de cours :
|
Dans votre organisation, qui gère les présences et les évaluations dans le cadre des inscriptions? | Vous pouvez autoriser les administrateurs, les instructeurs et les évaluateurs à entrer les résultats d’évaluation et de présence des apprenants inscrits si vous activez les options de suivi pour une ou plusieurs leçons. |
Votre société doit-elle rappeler aux apprenants les exigences relatives aux formations à suivre de nouveau? | Vous pouvez maintenant configurer des rappels pour les cours et les programmes comportant des périodes d’expiration. Ces rappels avisent automatiquement les apprenants lorsque la date d’expiration de leur inscription approche et qu’une formation à suivre de nouveau arrive est nécessaire.
Vous pouvez également ajouter plusieurs rappels aux cours et aux programmes pour informer les apprenants et leurs gestionnaires au sujet de leurs inscriptions. |
Votre organisation affecte-t-elle du contenu d’apprentissage obligatoire aux apprenants? | Workday prend en charge l’affectation de l’apprentissage obligatoire par des actions d’inscription en masse. Les administrateurs et le gestionnaire peuvent définir des dates d’échéance fixes ou relatives pour les inscriptions à l’apprentissage obligatoire. |
Voulez-vous permettre aux apprenants de s’inscrire à du contenu sans demander l’approbation du gestionnaire? | Vous pouvez ajouter une règle de conditions d’entrée à une étape d’approbation du processus de gestion d’inscription afin de déterminer à quel moment les apprenants ont besoin de l’approbation du gestionnaire. Exemple : les apprenants peuvent s’inscrire à une offre de cours sans l’approbation de leurs gestionnaires lorsque l’emplacement de l’offre se trouve au bureau de Dublin.
Vous pouvez également sélectionner l’option Omettre l’approbation de l’inscription dans les tâches Créer un programme et Modifier un programme si vous souhaitez permettre aux apprenants de contourner l’approbation de l’inscription pour du contenu au sein d’un programme. |
Quelle est la différence entre annuler et annuler une inscription? | Les apprenants peuvent abandonner une inscription une fois que le contenu n’est pas du contenu d’apprentissage obligatoire. Les administrateurs ont la possibilité de créer des motifs de désinscription obligatoires à partir desquels les apprenants doivent sélectionner lors de la désinscription afin qu’ils puissent comprendre les raisons pour lesquelles ils ne terminent pas le contenu.
Les administrateurs de l’apprentissage peuvent annuler une seule inscription pour un apprenant ou effectuer une action d’annulation en masse pour un plus grand groupe d’inscriptions. |
Comment voulez-vous communiquer avec les apprenants inscrits? | Vous pouvez créer des notifications personnalisées dans les processus de gestion d’inscription ou des alertes à partir de rapports personnalisés.
Vous pouvez configurer des notifications pour informer les apprenants lorsque leur inscription a été approuvée ou refusée en utilisant :
Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community . |
Comment voulez-vous recueillir les informations sur les apprenants lorsqu’un apprenant s’inscrit à un contenu ou abandonne une inscription? | Ajouter des questionnaires que les apprenants doivent remplir lorsqu’ils s’inscrivent à du contenu ou annulent des inscriptions.
Vous pouvez ajouter l’étape d’action Remplir le questionnaire aux processus de gestion S’inscrire au contenu et Désinscription d’un élément d’apprentissage .Lorsqu'une définition de processus de gestion contient une étape Remplir le questionnaire qui n'a pas été configurée, Workday affiche un message d'erreur vous invitant à exécuter Configurer le questionnaire .Les administrateurs de questionnaires déterminent les questionnaires qui peuvent être associés à un processus de gestion pendant qu’ils créent ou modifient un questionnaire. La sélection des options Type de questionnaire et Autorisé dans le processus de gestion rend un questionnaire disponible dans les processus de gestion correspondants. |
Recommandations
- Retirez du tableau de bord d’apprentissage le workletTableau de bord de l’évaluateuret le menu du tableau de bord de l’instructeur afin que les formateurs puissent accéder à leurs tâches et à leurs rapports d’inscription au moyen du tableau de bord Formateur.
- Le nombre limite d’inscriptions pour une action d’inscription en masse est de 100 000, mais Workday recommande que le nombre d’inscriptions soit inférieur ou égal à 1 000.
- Utilisez le service WebManage Internal Learning AssessorouManage External Learning Assessorsi vous devez créer un grand nombre d’évaluateurs.
- Utilisez le filtreEnregistrerdans le tableau des offres qui s’affiche pour les apprenants dans la tâcheSélectionner une offreet pour les administrateurs dans les tâches d’inscription pour rechercher dans le tableau des offres et enregistrer les résultats sous un nom personnalisé pour une utilisation ultérieure. Exemple : l’emplacement de Berlin.
- Workday recommande que les utilisateurs qui ont accès au domaineManage: Facilitated Enrollmentsn’aient pas accès au domaineManage: Learning Course Enrollments. Cette configuration fait en sorte qu’ils ne peuvent inscrire que les apprenants auxquels ils ont accès.
Exigences
Créez des groupes de sécurité fondés sur des utilisateurs pour permettre à des utilisateurs donnés de gérer les inscriptions pour votre organisation.
Limites
- Vous ne pouvez pas annuler des inscriptions terminées qui sont associées à un enregistrement d'équivalence, à une affectation d'apprentissage, à une date d'expiration ou à une période de tarification.
- Vous ne pouvez modifier les résultats d’inscription que pour les leçons numériques qui n’ont pas été commencées ou qui sont en cours.
Configuration du locataire
Utilisez la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
pour :
- Permettre aux apprenants de manifester leur intérêt de s’inscrire à des cours lorsqu’aucune offre de cours appropriée n’est offerte pour eux dans un emplacement et un intervalle de dates donnés.
- Permettre aux apprenants de noter les cours auxquels ils sont inscrits et les leçons autonomes dans le catalogue d’apprentissage.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Facilitated Enrollments
| Permet aux utilisateurs sélectionnés d’accéder au rapport Rechercher des travailleurs à inscrire afin de gérer les inscriptions aux cours mixtes et numériques. |
Manage: Learning Course Enrollments
| Permet aux utilisateurs sélectionnés d’accéder aux tâches d’inscription administratives. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent gérer plusieurs tâches qui prennent en charge les processus d’inscription.
Vous pouvez configurer un accès sans restriction pour les utilisateurs ou limiter l’accès à l’aide d’une catégorie de sécurité liée à l’apprentissage ou de segments fondés sur des sujets. |
Manage: Mass Enrollments
| Permet aux utilisateurs sélectionnés d’accéder aux tâches suivantes :
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| Permet aux utilisateurs d’accéder au rapport Rechercher des travailleurs à inscrire et aux tâches suivantes :
|
Reports: Learning Record
| Permet aux utilisateurs d’accéder aux rapports qui affichent les données d’inscription dans les enregistrements d’apprentissage. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Description |
|---|---|
Annuler l’inscription à de l’apprentissage
| Vous permet d’annuler une inscription à une offre de cours. |
Se désinscrire d’un élément d’apprentissage
| Vous permet de gérer le moment où un apprenant peut annuler une inscription à un programme, à une offre de cours ou à un cours numérique (interne et externe). |
S’inscrire à un contenu
| Vous permet de gérer la façon dont un apprenant peut s’inscrire à une offre de cours ou à un cours numérique (interne et externe). |
Annuler en masse des inscriptions à de l’apprentissage
| Vous permet d’annuler plusieurs inscriptions pour une ou plusieurs offres de cours. |
Inscription en masse
| Permet aux gestionnaires d’inscrire leurs équipes à un cours ou à un programme. |
Production de rapports
Rapport ou tableau de bord | Description |
|---|---|
Rechercher des travailleurs à inscrire
| Recherchez des travailleurs et inscrivez-les à du contenu d’apprentissage. |
Participation des apprenants
| Évaluez les données d’inscription et d’achèvement afin de pouvoir déterminer pourquoi certains apprenants participent plus que d’autres.
Le rapport affiche uniquement les données pour le dernier mois complet. |
Tableau de bord Formateur | Fournissez aux évaluateurs et aux instructeurs un accès aux tâches et aux rapports afin qu’ils puissent gérer les inscriptions aux offres de cours. |
Apprentissage de mon équipe
| Suivez la progression de l’inscription au contenu pour tous les subordonnés directs et les postulants. |
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Admin Drop Learning Enrollment
| Vous permet de désinscrire des apprenants du contenu d’apprentissage en tant qu’action dans le processus de gestion Désinscription d’un élément d’apprentissage .
Vous pouvez annuler des inscriptions aux statuts d’inscription suivants :
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| Vous permet de désinscrire des apprenants du contenu d’apprentissage en grand volume en tant qu’action du processus de gestion Désinscription d’un élément d’apprentissage . |
Cancel Learning Enrollment
| Vous permet d’annuler des inscriptions aux offres de cours à venir et d’ajouter les motifs d’annulation.
Vous pouvez également annuler des inscriptions incomplètes liées à des affectations d’apprentissage ouvertes. |
Enroll in Learning Content
| Vous permet d’inscrire les apprenants à du contenu d’apprentissage.
Respecte les dates d’échéance que vous définissez lorsque vous inscrivez en masse des apprenants à l’aide de ce service Web. |
Put Learning Enrollment
| Vous permet de mettre à jour ou de créer des inscriptions existantes.
Vous pouvez également empêcher l’affichage des inscriptions dans les relevés ou les rapports d’apprentissage en ne cochant pas la case Afficher les enregistrements d’équivalence dans l’historique d’apprentissage lors de la création d’une règle d’équivalence. |
Put Learning Enrollment Pricing Record Document Payment Status
| Vous permet de mettre à jour les paiements indiqués dans les enregistrements de tarification ou les inscriptions pour refléter les paiements traités dans des systèmes tiers. |
Connexions et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Absences | Workday affiche des messages d’avertissement lorsqu’une inscription est en conflit avec une absence planifiée. |
Planification de carrière et de perfectionnement | Workday Learning aide les apprenants à repérer dans leur graphique des occasions les cours les mieux classés par des travailleurs occupant leur poste afin qu’ils puissent s’inscrire à ces mêmes cours. |
Talents | Utilisez Talent Marketplace pour suggérer du contenu auquel les apprenants peuvent s’inscrire pour améliorer leurs habiletés. |