Créer des notes de frais
Configurez le processus de gestion
Événement lié à une note de frais
et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Expenses.Vous pouvez autoriser les travailleurs à créer des notes de frais :
- Pour eux-mêmes, y compris les notes de frais pour des postes précis s’ils occupent plus d’un poste.
- Au nom d’autres travailleurs, y compris ceux qui occupent plus d’un poste.
- Accédez à l’une des tâches suivantes :
- Créer une note de frais.
- Créer une note de frais pour un travailleur
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Note de frais pourDans la tâcheCréer une note de frais, vous ne pouvez modifier ce champ que lorsque vous êtes autorisé à créer des notes de frais pour un autre travailleur.Options de créationWorkday ne copie pas ce qui suit :- Pièces jointes
- Détails des frais
- Frais express
- Enregistrements de réservation de voyage
PositionS’affiche lorsque vous :- Activez les notes de frais pour les travailleurs ayant plusieurs postes.
- Sélectionnez un travailleur ayant plusieurs postes dans :
- L’inviteBénéficiaire(s) de la tâcheCréer une note de frais.
- L’invite Expense Report Forde la tâcheCréer une note de frais pour un travailleur.
Société indiquée dans la ligne de fraisDisponible uniquement si votre société active le traitement intersociétés des notes de frais.Workday charge le champ avec le nom de la société que vous précisez pour le travailleur dans l’en-tête de la note de frais.Sélectionnez une société différente pour passer en charges les lignes de frais et les détails pour cette société.Vous pouvez uniquement sélectionner parmi les sociétés ayant un profil intersociétés avec la société d’en-tête. Vous ne pouvez pas sélectionner une autre société si la note de frais comporte ce qui suit :- Une autorisation de dépense associée.
- Comptabilité des engagements.
WorktagsUtilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâcheMettre à jour l’utilisation de worktags. Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.Type de paiement pour le remboursementWorkday base le type de paiement pour le remboursement sur les choix de paiement de frais du bénéficiaire lié à la note de frais.Si le bénéficiaire lié à la note de frais ne configure pas les choix de paiement, Workday charge le type de paiement pour le remboursement en fonction des choix de paiement définis par votre société.Note de frais finale pour l'autorisation de dépenseSélectionnez cette option pour fermer l’autorisation de dépense après avoir acquitté toutes les notes de frais associées.Workday ne ferme pas l’autorisation de dépense lorsqu’une avance à rembourser y est associée.Vous pouvez uniquement associer des lignes d’autorisation de dépense lorsque la note de frais n’est pas la note de frais finale de l’autorisation de dépense.Lorsque vous activez la comptabilité d’engagements, Workday liquide le solde d’engagement restant dans l’autorisation de dépense. - (Facultatif) Dans l’ongletEn-tête, modifiez les détails de l’en-tête de la note de frais.
- Créez et détaillez des lignes de note de frais.
- Définissez vos rapports personnalisés pour afficher les postes des travailleurs en configurant le champWorker Position on Expense Reportde l’objet de gestion Note de frais (rattaché à des fins de sécurité au domainePublic Reporting Items).