Concept : flux de traitement des transactions par carte de crédit pour frais professionnels

Votre société charge le fichier contenant les transactions par carte de crédit dans Workday provenant de l’émetteur de la carte de crédit. L’administrateur passe en revue les transactions par carte de crédit du fichier et corrige les erreurs. Si vous utilisez les formats de fichier American Express GL1205, les administrateurs passent en revue et corrigent également les données des bénéficiaires liés aux notes de frais à partir des transactions du fichier contenant une liste de titulaires de cartes.

Lors de la création des notes de frais, les travailleurs examinent les transactions de leurs cartes de crédit d’entreprise et sélectionnent les transactions à inclure à la note de frais. Les travailleurs peuvent également associer des worktags aux lignes de note de frais, y compris aux lignes de carte de crédit. Lorsque vous créez le compte de carte d’entreprise, vous pouvez autoriser les travailleurs à ajouter manuellement des frais payés par carte de crédit aux notes de frais. Pour une comptabilisation exacte, lorsque les travailleurs ajoutent manuellement des frais payés par carte de crédit, Workday exige que la devise de facturation corresponde à la :

Devise de transaction.
Devise de remboursement de la note de frais.

Lorsque les notes de frais sont finalisées, les travailleurs les soumettent pour approbation. Si la personne chargée de la révision renvoie une note de frais pour révision, le travailleur doit la modifier et la soumettre de nouveau pour approbation.

Une fois la note de frais approuvée, le spécialiste du règlement règle la note de frais même si le montant du remboursement est égal à zéro. Ensuite, les transactions remboursables au bénéficiaire lié à la note de frais lui sont payées, en fonction de la responsabilité à l’égard du paiement définie dans le compte de facturation de la carte de crédit d’entreprise.

Workday offre un contrôle précis sur les données liées à vos cartes de crédit, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données suivantes :

Comptes de facturation pour cartes de crédit d’entreprise.
Les cartes de crédit.
Transactions par carte de crédit.
Fichiers.

Vous pouvez accéder aux transactions par carte de crédit en utilisant l’une des deux options suivantes :

La sécurité n’est pas contrainte.
Un rôle dans une société associé au compte de facturation pour carte de crédit.
Un rôle dans une société associée à la note de frais contenant la transaction.
Un rôle dans une société associé au bénéficiaire lié à la note de frais qui est propriétaire de la transaction.
Rôle dans une organisation associé aux transactions par carte centralisée pour déplacements.

Toutefois, vous ne pourrez pas afficher les détails des transactions par carte de crédit dans la tâche

Créer une note de frais pour un travailleur

si vous n’avez pas les autorisations appropriées. Vous pouvez toujours ajouter les transactions par carte de crédit et afficher les détails dans une note de frais.