Concept : expériences fondées sur le déplacement
Lorsque vous achetez la gestion des frais, Workday crée automatiquement des déplacements à partir des données de transaction par carte de crédit en reconnaître les tarifs aériens et les dates de vol entrantes et sortantes pour remplir les dates de début et de fin du déplacement. Vous pouvez également configurer Workday pour qu’il affiche un associer dans la console centrale pour les frais vers votre site de voyage tiers que vous avez choisi.
Cette fonction :
- Simplifie vos notes de frais en les organiseant en fonction des dates de déplacement.
- Vous aide à adhérer aux politiques de la société .
- Facilite la consultation du total des coûts et des détails des déplacements.
- Vous donne un aperçu de vos dépenses liées aux déplacements.
- Réduit les tâches manuelles en fournissant un associer direct depuis Workday vers votre outil de réservation de voyage préféré.
Création automatique de déplacements
Vous n’avez pas besoin d’alimenter les enregistrements de réservation de voyage externes dans Workday pour générer des déplacements, et les données de vignette de crédit de niveau 3 ne sont pas obligatoires pour la création de déplacements. Workday crée automatiquement un déplacement lorsqu’une transaction par carte de crédit comporte ce qui suit :
- Un jour de départ et d’arrivée.
- Un code de catégorie de commerçant pour les tarif aérien.
- Un montant supérieur à 0.
Si une vignette de crédit est configurée comme carte d’achat plutôt que comme carte de crédit pour frais professionnels, Workday ne crée pas de déplacements.
Le déplacement modifie les brouillons de données connexes sur les frais comme les worktags et la destination. Workday affiche ensuite une vignette de déplacement sous Déplacements récents dans la section Aperçu de la console centrale pour les frais.
Cette vignette récapitule votre déplacement et les frais qui y sont associés, affichant les éléments suivants :
- Nom du déplacement. Exemple : Londres.
- Intervalle de dates de voyage. Exemple : du 26 octobre 2024 au 29 octobre 2024.
- Montant total.
- Nombre de transactions. Exemple : 6 Transactions.
- Destination. Exemple : San Francisco.
- Worktags principaux. Exemple : Projet interne.
- Un associer vers l’affichage d’une note de frais de déplacement.
- Une action connexe qui vous permet de mettre à jour les détails du déplacement.
Cette fonction vous permet d'afficher tous les frais d'un déplacement donné, quel que soit son statut, et de mettre à jour en masse les frais de déplacement. Workday affiche les worktags principaux et inclut un associer vers le rapport sur les frais de déplacement. Vous pouvez utiliser le menu des actions connexes de la vignette de déplacement pour afficher et mettre à jour les détails du déplacement.
Vous pouvez configurer la page Aperçu de la console centrale pour les frais de manière à ce qu’elle affiche une section contenant des liens vers les outils externes de déplacement utilisés par votre organisation . Vous pouvez personnaliser le nom de la section.