Concept : mise en correspondance automatique des reçus et des cartes de crédit

Workday permet d’établir la correspondance en temps réel entre les reçus et les transactions par vignette de crédit afin de simplifier le processus de création et de soumission des frais. En mettant en correspondance et en fusionnant automatiquement les données, Workday réduit le nombre d’efforts manuels pour les titulaires de cartes et minimise le risque de remboursements de frais en double.

Workday propose une expérience automatisée qui détecte les correspondances entre les transactions par vignette de crédit, les frais express et les reçus téléversés. Lorsque Workday détecte une correspondance, il fusionne les données et charge les informations dans les lignes de note de frais concernées.

Lorsque les utilisateurs sont ajoutés pour la première fois au nouvel abonnement

à Gestion des frais

, leurs transactions par vignette de crédit et leurs frais express sont automatiquement ajoutés à leur note de frais la plus récente dont le statut est

Brouillon

. Workday met automatiquement en correspondance les transactions tout en conservant les données entrantes clés de l’utilisateur, y compris les éléments de frais et les notes de frais sélectionnés par l’utilisateur. S’il n’existe aucun brouillon de note de frais , Workday en crée un automatiquement en fonction des paramètres par défaut pour la création des notes de frais.

Le processus initial au moment du choix d'utilisation peut prendre jusqu'à 2 heures. Une fois le processus initial terminé, toutes les nouvelles transactions suivent le même processus en temps réel.

Workday associe automatiquement les reçus téléversés aux transactions par vignette de crédit enregistrées et regroupe les données en une seule ligne de note de frais . Lorsque vous choisir d'utiliser’ utiliser cette fonctionnalité pour la première fois, Workday crée automatiquement des lignes de note de frais pour les transactions par vignette de crédit correspondantes et les frais express qui figurent déjà dans la liste d’attente du bénéficiaire.

Le rapprochement permet des écarts de montants totaux de $+/-10\%$ et des écarts de date de transaction de $+/-1$ entre la transaction par carte de crédit et le réception.

Exemple : une transaction par carte de crédit a un montant total de 110 USD, et a donc une fourchette correspondante de 99 USD à 121 USD. La ligne de note de frais associée a un montant total de 100 USD. Lorsque le montant total de la ligne de note de frais se situe dans la fourchette de +/-10 %, une correspondance et une fusionner automatiques se produisent.

Workday peut empêcher une correspondance dans les cas suivants :

La ligne de note de frais utilise un élément de frais restreint . Exemples : l’ élément de frais est inactif ou utilise la sécurité segmentée.
Vous n’avez pas coché la case
Payé par carte de crédit d’entreprise
dans la ligne de la note de frais .
Vous avez sélectionné une vignette de crédit spécifique dans la ligne de note de frais, mais payée les frais avec une autre vignette de crédit .

Workday peut annuler la correspondance d’une correspondance et la fusionner précédemment lorsque vous :

Annulez la note de frais.
Supprimer la transaction par carte de crédit de la ligne de note de frais .
Supprimer la ligne de note de frais .

Si Workday annule la correspondance automatique et fusionner, nous déplacez la transaction par carte de crédit vers votre liste d'attente. Vous pouvez ensuite effectuer une nouvelle mise en correspondance manuellement.

Statut	Description
Vérifier la correspondance	Pour les frais, l’utilisateur doit confirmer que la correspondance automatique des réception est correcte.
Information requise	Les frais doivent comporter d'autres exigences d'entrée avant de pouvoir être soumis.
Prêt à soumettre	L’utilisateur a fourni tous les renseignements nécessaires et peut soumettre les frais pour approbation.
En attente d'une transaction	Workday attend ce qui suit : transaction par carte de crédit connexe associée au réception pour arriver. Données de compensation de transaction par carte de crédit connexes associées à l’autorisation de paiement par vignette de crédit.

Workday ne prend actuellement en charge qu’une seule pièce jointe (réception) pour chaque frais. Pour vous assurer que Workday ne traite que les données pertinentes, recommandez aux bénéficiaires d’effacer les transactions et les reçus obsolètes de leur liste d’attente avant de s’abonner à

Expense Management

. Pour l'instant,

la gestion des frais

ne prend pas en charge le traitement fiscal par défaut, les indemnité journalière ou les frais fondés sur une table de taux.