Concept : contrats de clients

Jusqu’à ce qu’un contrat de client soit approuvé, il reste au statut

Brouillon

et vous pouvez y apporter des modifications à l’aide de l’option

Modifier

à partir du menu des actions connexes du contrat. Une fois le contrat approuvé, vous pouvez apporter des modifications à l’aide des options Créer une

modification de contrat de client

et

Changer un contrat de client

.

Vous pouvez configurer les types de modifications de contrat dans la tâche

Mettre à jour des types de modifications de contrat de client

. Les modifications vous permettent de saisir des ajouts, des changements et des corrections sur des contrats de clients approuvés. Vous pouvez changer le statut d’un contrat de client dans son ensemble ou de lignes de contrat de client précises. Vous pouvez également configurer des numéros de modification afin de suivre les changements apportés pendant les modifications. Workday affecte automatiquement le numéro de version suivant à chaque nouvelle modification. Vous pouvez également préciser un numéro de modification facultatif à associer à un document de modification, le cas échéant. Une fois que vous avez créé une modification, vous pouvez afficher l’historique des modifications d’un contrat de client ou d’une ligne de contrat pour n’importe quelle version.

Les changements vous permettent de mettre à jour les détails des contrats de clients approuvés. Si le contrat de client comporte un calendrier de facturation ou de comptabilisation des produits, vous ne pouvez modifier que les détails qui ne sont pas des montants.

Les ordres de changement vous permettent de mettre à jour la quantité et le montant dans les lignes de contrat de client.

Vous pouvez utiliser la tâche

Créer un modèle de liste de contrôle pour des contrats de clients

pour personnaliser une liste de contrôle des exigences que vos spécialistes en contrats pourront utiliser lorsqu’ils créeront des contrats de clients. Vous pouvez ensuite associer le modèle de liste de contrôle à un type de contrat dans la tâche

Mettre à jour des types de contrats de clients

. Lorsque vous créez un contrat de client à l’aide du type de contrat que vous avez associé au modèle de liste de contrôle, Workday ajoute automatiquement un onglet

Liste de contrôle

au contrat.

Vous pouvez définir et ajouter des frais administratifs sous forme de pourcentage des montants de transaction dans vos contrats de clients. Exemple : des frais de gestion correspondant à 3 % de toutes les heures consignées pour un projet.

Vous pouvez ajouter des frais de ligne de contrat aux transactions avec le type de ligne de contrat

Heures et frais liés à un projet

.

Pour définir des frais de ligne de contrat, accédez à la tâche

Mettre à jour des frais de ligne de contrat

. Pour chaque frais de ligne de contrat, vous pouvez préciser :

Un pourcentage positif ou négatif.
Des articles de vente ou des catégories de produits à associer à la ligne de facture, si nécessaire.
S’il faut hériter des worktags de la ligne de contrat ou du projet.

Lorsque vous ajoutez des frais à une ligne de contrat, Workday remplace l’article de vente ou la catégorie de produits existant par ceux de la configuration des frais de la ligne de contrat. Si l’invite

Article de vente

pour les frais de ligne est vide et que l’invite

Catégorie de produits

est remplie, Workday laisse le champ

Article de vente

vide sur la ligne de facture de client liée aux frais contractuels. Si l’invite

Catégorie de produits

dans les frais de ligne de contrat est vide, Workday utilise la catégorie de produits de la ligne de contrat.

Chaque ligne de contrat de client inclut une catégorie de produits que vous pouvez entrer ou dériver d’un article de vente.

Pour vous conformer aux exigences en matière de prix de vente autonomes, vous pouvez répartir les montants des lignes dans les contrats de clients différemment pour la facturation et pour la comptabilisation des produits. L’en-tête du contrat de client garantit que les montants de facturation et de comptabilisation des produits restent égaux. Vous pouvez aussi saisir des escomptes sous forme de lignes de contrat de client négatives.

Les modèles de contrats de clients réduisent le temps et les efforts nécessaires pour créer des contrats de clients en remplissant les champs et les valeurs souvent utilisés. Une fois que vous avez créé un modèle dans la tâche

Créer un modèle de contrat de client

, vous pouvez :

Affecter le modèle à un type de contrat dans la tâche
Mettre à jour des types de contrats de clients
.
Créer un contrat de client en utilisant le modèle dans la tâche
Créer un contrat de client
.

Vous pouvez gérer vos contrats de clients en fonction des types de contrats que vous définissez dans la tâche

Mettre à jour des types de contrats de clients

. Les types de contrats que vous définissez vous aident à désigner, gérer et approuver vos contrats de clients en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez personnaliser les types de contrats pour y inclure ce qui suit :

Modèles de listes de contrôle.
Modèles de contrats.
Contrats associés.

Les worktags de contrat de client vous permettent de faire ce qui suit :

Analyser et produire des rapports sur les détails des produits par contrat de client.
Associer les coûts ou les transactions au contrat de client.
Rapprocher les produits par contrat de client au niveau du grand livre.

Vous pouvez préciser des worktags de contrat de client dans des transactions opérationnelles qui proviennent d’un contrat, telles que ce qui suit :

Écritures comptables.
Calendriers et versements aux fins de facturation.
Factures de clients à partir de versements aux fins de facturation.
Calendriers et versement aux fins de comptabilisation des produits.

Vous pouvez également associer un worktag de contrat de client aux transactions qui ont une incidence sur les produits. Workday affiche le worktag du contrat de client comme worktag implicite dans les transactions qui découlent du contrat. Vous pouvez également permettre à Workday d’afficher le worktag du contrat de client en tant que worktag explicite dans les transactions liées à un contrat de client. Vous pouvez utiliser le worktag de contrat de client dans les lignes de versement aux fins de facturation et de comptabilisation des produits, et vous pouvez afficher le worktag dans les écritures opérationnelles qui en résultent.

Vous pouvez activer les worktags de contrat de client dans la tâche

Mettre à jour l’utilisation de worktags

.

Lorsque vous associez une liste de prix à la juste valeur à votre contrat de client, Workday entre les montants à la juste valeur dans vos lignes de contrat de client.

Les contrats de clients associés et parents vous permettent d’associer des contrats de clients à des fins d’affectations et de comptabilisation des produits. Vous pouvez activer les contrats de clients associés dans la tâche

Mettre à jour des types de contrats de clients

. Lorsque vous créez un contrat de client, vous pouvez ensuite lier plusieurs contrats de clients associés à un seul contrat de client parent. Les contrats de clients associés s’affichent dans le contrat de client parent, et le contrat de client parent s’affiche dans chaque contrat de client associé.

Workday consolide les lignes de contrat de client associé et affiche une ligne par catégorie de produits dans le contrat de client parent. Vous pouvez également afficher les lignes de contrat de client associé par catégorie de produits lorsque vous créez un calendrier de comptabilisation des produits consolidé. Vous pouvez créer un calendrier de comptabilisation des produits consolidé dans le menu des actions connexes du contrat de client parent.

Vous pouvez définir et ajouter des escomptes et des suppléments aux types de lignes à montant fixe. Vous pouvez établir le fondement des règles de tarification dans vos contrats de clients et les appliquer à l’en-tête ou à la ligne de contrat de client.

Pour créer des escomptes et des primes à la tarification, accédez à la tâche

Mettre à jour des escomptes et des suppléments applicables à des contrats de clients

. Précisez un

pourcentage

positif pour un supplément et un

pourcentage

négatif pour un escompte.

Les contrats de clients connexes vous permettent de lier des contrats de clients à des fins de production de rapports. Lorsque vous créez un contrat de client, vous pouvez le lier à 1 contrat de client connexe. Les contrats de clients connexes doivent avoir la même société et le même client acheteur.