Créer des factures de fournisseurs

Sélectionnez la société responsable du paiement des factures.

Sélectionnez le fournisseur pour la facture. Workday affiche uniquement les fournisseurs bloqués ou actifs disponibles à utiliser avec la société ou la hiérarchie de sociétés sélectionnée.

Workday remplit ce champ avec la devise du fournisseur ou la devise de la société, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez sélectionner n’importe quelle devise acceptée définie pour le fournisseur.

Si vous avez défini des modalités de paiement pour ce fournisseur, la date de la facture détermine la date d’échéance.

Entrez la date à laquelle votre société reçoit la facture du fournisseur.

Entrez une date dans une période comptable ouverte.

Sélectionnez cette option pour créer une facture de taxe/impôt seulement pour effectuer le suivi et payer des taxes aux fournisseurs ou aux administrations fiscales. À des fins comptables, Workday traite les lignes de facture comme des lignes de facture de taxe/impôt seulement et exclut la comptabilisation des montants de dépenses.

Sélectionnez cette option pour inclure le

montant du fret

et les montants

des autres frais

dans le calcul total des taxes. Pour inclure ces montants, vous devez également :

Sélectionnez l’
option relative aux taxes par défaut
soit
Calculer la taxe autocotisée
, soit
Calculer les taxes à payer au fournisseur
.
Incluez une ou plusieurs lignes de facture avec une
catégorie de dépenses
configurée pour affecter le fret, les autres frais ou les deux.
Configurez un
assujettissement aux taxes
pour les lignes taxables.

Workday charge les modalités de paiement à partir de la connexion ou du fournisseur, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez changer la valeur si nécessaire.

Si vous sélectionnez un type de référence internationale, entrez un

Nº de référence

comportant jusqu’à 140 caractères.

Workday charge cette valeur à partir des détails comptables de la société et utilise cette valeur pour ajouter l’option relative aux taxes sur les lignes de facture. Vous pouvez sélectionner une autre valeur.

Workday charge le code de taxe/impôt par défaut à partir du profil du fournisseur et utilise cette valeur pour charger le code de taxe/impôt sur les lignes de facture. Vous pouvez sélectionner une autre valeur.

Workday charge le code de taxe/impôt par défaut à partir du profil du fournisseur et utilise cette valeur pour charger le code de taxe/impôt sur les lignes de facture. Vous pouvez sélectionner une autre valeur.

Workday utilise cette adresse lors de l’évaluation des règles d’impôt pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes pour les lignes de transaction.

Sélectionnez les factures existantes pour créer une référence au niveau de l’en-tête.

Recherchez des sociétés particulières pour les articles à ajouter à la facture. La société indiquée dans l’en-tête de la facture est la par défaut, mais vous pouvez ajouter des articles d’autres sociétés. Les sociétés disponibles dépendent du profil intersociétés de la facture de la société indiquée dans l’en-tête.

Vous pouvezPour facturer un fournisseur différent de celui qui figure sur le bon de commande, affinez la recherche par n’importe quel fournisseur de bons de commande.

Réduit les lignes à un intervalle de dates précis.

Limite les résultats aux lignes de bons de commande, réceptions, feuilles de temps ou enregistrements de tâches particuliers.

Retourne uniquement les lignes de réceptions qui contiennent cet élément.

Retourne les lignes de réceptions ou les lignes d’enregistrement de tâches marquées avec cette catégorie de dépenses.

Retourne uniquement les lignes de la feuille de temps pour ce travailleur auxiliaire.

Retourne uniquement les lignes de feuille de temps en lien avec ce profil d’emploi.

Retourne uniquement les lignes de feuille de temps à partir de cet emplacement.

Retourne uniquement les enregistrements de tâches associés à ce projet.

Vous pouvez mettre à jour la valeur par défaut si nécessaire.

Entrez un montant à vérifier par rapport au

Montant total de la facture

calculé.

Affectez ces coûts au débarquement depuis l’en-tête de transaction sur les lignes. Rapport une catégorie de dépenses admissibles à une affectation du fret et d’autres frais à moins d’une ligne, comme cela a été défini dans la tâche

à écritures de dépenses

.

Sélectionnez un modèle à charger sur toutes les nouvelles lignes de la facture.

Calculée automatiquement en fonction

des Modalités de paiement

avec escompte pour paiement anticipé et

de la date de la facture

.

Sélectionnez une date d’échéance différente s’il existe une exception aux modalités.

Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément pendant l’exécution d’un lot de règlement. Vous pouvez remplir cette case sur toutes les factures d’un fournisseur en sélectionnant la case

Paiements distincts seulement

dans les détails du paiement au fournisseur ou dans la connexion aux fins de versement par défaut.

Sélectionnez un type différent de paiement pour le fournisseur.

Sélectionnez un code d’objet de paiement si le pays qui envoie le paiement de cette facture l’exige. Ce champ s’affiche lorsque vous activez les codes d’objet de paiement dans la

tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

.

Sélectionnez un code d’objet de paiement si le pays qui reçoit le paiement de cette facture en exige un. Ce champ s’affiche lorsque vous activez les codes d’objet de paiement dans la

tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

.

Sélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements de votre facture.

Workday calcule la retenue d’impôt à partir des lignes de facture lorsque les montants d’impôt ont un point de réalisation au moment de la facturation. Nous n’incluons pas dans ce total les montants de taxe/d’impôt qui ont un point de réalisation au moment du paiement. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer la taxe calculée selon le taux dans l’onglet

Taxe/impôt

.

Cliquez sur cette option pour recalculer les montants de taxes affichés dans l’en-tête après la mise à jour des taxes sur les lignes de facture.

Workday utilise cette adresse lors de l’évaluation des règles de taxe pour les valeurs de remplacement du code de code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes pour les lignes de transaction.

Ce champ s’affiche lorsque vous configurez les instructions de traitement des paiements.

Sélectionnez cette option pour retenir le paiement de cette facture.

Sélectionnez cette option lorsque le fournisseur a fourni une facture ou un autre document pertinent. Par défaut, Workday fournit une double validation activée pour ce champ. Pour valider selon vos propres conditions, vous pouvez désactiver cette option dans la tâche

Configuration du locataire - Gestion financière

. Vous pouvez utiliser la tâche

Mettre à jour les validations personnalisées

pour établir vos propres règles de conditions pour les factures de fournisseurs.

Si vous avez reçu le document du fournisseur, entrez son numéro de référence.

Si vous utilisez un système d’approvisionnement autre que Workday, entrez ce numéro de bon de commande.

Si vous utilisez des types de factures pour classer vos factures de fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.

Sélectionnez un

contrat de fournisseur

si la société et le fournisseur correspondent à ceux qui figurent sur cette facture. Une fois la facture de fournisseur approuvée, Workday soustrait automatiquement le montant de la facture du solde du contrat.

Fourni par le contrat sélectionné.

Vous pouvez configurer Workday pour imprimer ces renseignements dans le champ

Note

du chèque pour payer cette facture.

Sélectionnez un approbateur désigné qui passera en revue et approuvera la facture de fournisseur.

Affiche la société à laquelle appartient la facture de fournisseur. Si la société autorise les transactions intersociétés, vous pouvez choisir parmi les transactions intersociétés incluses dans son profil intersociétés.

Pour les nouvelles lignes, sélectionnez l’article/élément.

Incluez une description pour vous aider, vos fournisseurs et vous-même, à identifier plus facilement des articles/éléments spécifiques.

Sélectionnez des catégories pour associer des articles aux règles d’inscription comptable et fournir des détails supplémentaires pour la production de rapports. Quand vous sélectionnez un article, Workday charge la valeur affectée à l’article et vous ne pouvez pas la modifier.

Affiche l’identifiant de l’article de fournisseur lorsque vous associez la ligne à un article de fournisseur, tel qu’un catalogue ou un article de catalogue externe.

Sélectionnez le contrat de fournisseur pour la ligne de facture de fournisseur.

Workday charge le champ

Adresse de destination

dans l’en-tête, mais vous pouvez la changer.

Indiquez si la ligne est imposable et, si c’est le cas, l’option de recouvrement. Vous pouvez utiliser l’assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. Cette case à cocher est alimentée à partir de la règle de traitement fiscal propre à l’article en fonction de l’adresse de destination, d’abord par article d’achat, puis par catégorie de dépenses. S’il n’y a pas de mise en correspondance, elle est chargée à partir de l’article d’achat. Sinon, il est rempli à partir de la catégorie de dépenses.

S’il est imposable, le code provient du

code de taxe/impôt par défaut

de l’en-tête, que vous pouvez remplacer.

Le code est rempli à partir du

code de retenue d’impôt par défaut

de l’en-tête, que vous pouvez remplacer.

Lorsque vous sélectionnez

Date de livraison des biens ou des services

pour le type de date d’exigibilité de la taxe, vous devez entrer une date d’exigibilité de la taxe.

Pour :

Lignes de biens, entrez le nombre d’articles.
Des lignes de services, Workday définit la quantité à zéro.

En fonction de l’article sélectionné. Lorsque les devises de l’

article/élément

et de la facture diffèrent, Workday convertit automatiquement cette valeur en devise de la facture. Workday utilise le taux de conversion de devises actuel entre les deux devises, tel que défini pour le type de taux de change par défaut de la configuration du locataire. Pour les lignes de services, le coût unitaire est toujours égal à zéro.

Pour les lignes de biens, il s’agit de
la quantité multiplée
par
le coût unitaire
. Si vous modifiez le
montant total
, Workday recalcule le
coût unitaire
. Si vous modifiez le
coût unitaire
, Workday recalcule le
montant total
.
Pour les lignes de services, Workday charge automatiquement le
montant total
. Vous pouvez modifier le
montant à facturer
au besoin.

Il s’agit d’autres identifiants pour l’article de catalogue, l’article de catalogue externe ou l’article d’achat.

Il s’agit de marqueurs associés à l’article de catalogue, à l’article de catalogue externe ou à l’article d’achat.

Lorsque vous sélectionnez

Retenue de garantie

sur un bon de commande ou un contrat de fournisseur, Workday affiche la colonne

Détails de la retenue de garantie

pour la ligne.

Cochez ou décochez

Montant prépayé

pour mettre à jour le statut du montant prépayé de la ligne.

Sans suivi
Avec suivi à l'aide du traitement comptable
Frais

Entrez ou mettez à jour une note pour la facture de fournisseur.

Lorsque la ligne de facture inclut un worktag de projet facturable, vous pouvez sélectionner

Facturable

si la ligne ou le fractionnement de ligne est facturable au projet.

Se charge à partir du modèle d’en-tête lorsque vous créez une nouvelle ligne.

Cliquez sur cette option pour fractionner les lignes par

montant

ou par

quantité

. Vous pouvez ensuite préciser des montants ou des quantités pour le fractionnement, entrer une note et sélectionner des worktags propres à chaque fractionnement de ligne.

Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.

Sélectionnez une date pour remplacer la date par défaut utilisée pour la recherche du taux de change.

Saisissez un taux de change pour remplacer le taux par défaut ou indiquez un taux lorsqu'aucun taux par défaut n'est disponible.

Cette section affiche le taux de change par défaut du locataire en fonction de la date de facturation.

Sélectionnez cette option pour procéder manuellement à l’amortissement des dépenses prépayées à une date future. (Facultatif) Entrez la

date d’amortissement prévue

à des fins de suivi et de production de rapports.

Sélectionnez cette option pour amortir les dépenses prépayées une fois le processus de gestion

Réception

terminé pour les éléments suivants :

Bons de commande
Factures de fournisseurs générées à partir de bons de commande ou de contrats de fournisseurs

Précisez pour définir un calendrier d’amortissement des dépenses prépayées une fois le bon de commande approuvé.