Créer une demande de facture de fournisseur

Administrator Guide

Si vous utilisez des types de factures, configurez les types de factures par pays.

Configurez le processus de gestion Événement de demande de facture de fournisseur
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Sécurité : domaine Self-Service : Supplier Invoice Request
dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Créez une demande de paiement pour des lignes de biens ou de services dans Workday en ajoutant des informations de facturation à la demande. Une fois que Workday a approuvé les demandes de paiement, il les convertit automatiquement en factures de fournisseurs.

Accédez à la tâche

Créer une demande de factures de fournisseurs

Pour la section

Information principale

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Date de la facture	Entrez la date de la facture de fournisseur. Si le fournisseur a des modalités de paiement spécifiques, cette date contrôle la date d’échéance. Exemple : si les modalités de paiement sont net 30 jours , le champ Date d’échéance correspond à 30 jours après la date de la facture. Si la date tombe dans une période clôturée, Workday comptabilise la comptabilité dans la prochaine période disponible.
Société	La société responsable du paiement des factures. Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur sur le bon de commande, sélectionnez la société pour laquelle Autoriser différents fournisseurs pour la facturation et l’achat est coché.
Fournisseur	Sélectionnez le fournisseur pour la facture. Workday affiche les fournisseurs pouvant être utilisés avec la société ou la hiérarchie de sociétés sélectionnée. Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur sur le bon de commande, sélectionnez le fournisseur qui coché Établir des factures pour le compte d’autres fournisseurs .
Connexion aux fins de versement	Si le fournisseur a une connexion aux fins de versement par défaut , elle s’affiche dans ce champ. Vous pouvez mettre à jour la valeur chargée automatiquement si nécessaire.
Devise	Workday charge automatiquement la devise privilégiée du fournisseur et sinon, la devise de la société. Vous pouvez remplacer la devise par l’une des devises acceptées définies pour le fournisseur.
Montant total de contrôle	Entrez un montant si vous connaissez le montant total de la facture et que vous voulez vous assurer que le montant total de la facture calculé correspond à vos attentes.
Nº de facture du fournisseur	Si vous avez reçu le document du fournisseur, entrez son numéro de facture. Exemple : si le fournisseur a fourni une facture de fournisseur, saisissez le numéro de facture figurant dans le document du fournisseur.

Pour la section

Information supplémentaire

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Adresse de destination	Workday utilise cette adresse lors de l’évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes pour les lignes de transaction.
Modalités de paiement	Workday charge automatiquement les modalités de paiement du fournisseur, mais vous pouvez les modifier, si nécessaire.
Code de traitement	Sélectionnez un code de traitement des paiements pour cette facture, tel que Hold Payment for Pickup ou Overnight Payment . Ce champ s’affiche lorsque vous configurez les instructions de traitement de paiements.
Type de référence	Vous pouvez sélectionner un type de référence international pour la facture de fournisseur.
Nº de référence	Si vous sélectionnez un type de référence pour la facture de fournisseur, vous devez entrer un numéro de référence de 140 caractères maximum.
Type de facture réglementaire	Si vous utilisez des types de factures pour classer vos factures de fournisseurs en fonction des exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.
Montant du fret	Affectez ces prix du produit au marché depuis l’en-tête de transaction sur les lignes. Cette action nécessite qu’au moins une ligne comporte une catégorie de dépenses admissible à l’affectation de fret et d’autres dépenses, comme indiqué dans la tâche Mettre à jour des catégories de dépenses .
Montant des taxes	Workday affiche le montant des taxes dues au fournisseur. Si l’option fiscale de la société est Entrer les taxes à payer au fournisseur , le montant des taxes est défini par défaut dans l’en-tête de la facture lorsque vous créez une facture à partir de la demande de facture de fournisseur. Pour activer les règles de traitement fiscal par défaut pour les factures créées à partir de demandes de factures de fournisseurs, activez les options relatives aux taxes de la société pour les factures issues de demandes de factures de fournisseurs au niveau du locataire. Si l’option relative aux taxes de la société est Calculer les taxes à payer au fournisseur ou Calculer la taxe autocotisée , et que vous configurez des règles fiscales par défaut, Workday charge les champs suivants sur la ligne de facture de fournisseur : Assujettissement aux taxes Code de taxe/impôt Option relative aux taxes Recouvrement de taxes Si vous entrez une valeur négative, Workday affecte le montant des taxes à une ligne négative ou de coût nul.
Note	Entrez ou mettez à jour une note pour l’en-tête de la demande de facture.

Pour l’onglet

Lignes

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Description de l’article/l’élément	Incluez une description pour vous aider, vos fournisseurs et vous-même, à identifier plus facilement des articles/éléments spécifiques. Si une description est disponible, Workday remplit automatiquement une description lorsque vous sélectionnez l’article.
Catégorie de dépenses	La catégorie de dépenses associe des articles aux règles d’inscription de comptabilité correspondantes et fournit des détails supplémentaires pour la production de rapports. Si vous sélectionnez un article, la valeur est automatiquement mise à jour en fonction de celle affectée à l’article et ne peut pas être modifiée. La catégorie de dépenses de la ligne de facture nécessite le type d’utilisation de la catégorie de dépenses Factures de fournisseurs .
Quantité	Pour les lignes de biens, entrez le nombre d’articles. Pour les lignes de service, Workday met automatiquement la quantité sur zéro.
Coût unitaire	En fonction de l’article sélectionné. Si la devise de l’ article /élément est différente de celle de la facture, Workday convertit automatiquement cette valeur en devise de la facture.
Identifiants d’articles	Identifiants d’articles pour l’article de catalogue, l’article d’un catalogue externe ou l’article d’achat. Lorsque vous configurez des factures de fournisseurs avec des identifiants d’articles principaux de la tâche Gérer les options d’affichage de types d’identifiants d’articles , Workday affiche jusqu’à trois identifiants d’articles dans des colonnes. Vous pouvez sélectionner les articles restants qui ne sont pas marqués comme identifiants d’articles principaux dans la colonne Identifiants d’articles supplémentaires .
Marqueurs d’article	Il s’agit de marqueurs liés à l’article de catalogue, à l’article de catalogue externe ou à l’article d’achat.
Montant total	Pour les lignes de biens, il s’agit de la Quantité multipliée par le Coût unitaire . Si vous modifiez le montant total , Workday recalcule le coût unitaire . Si vous modifiez le coût unitaire , Workday recalcule le montant total . Pour les lignes de services, Workday charge automatiquement le montant total . Vous pouvez modifier le montant à facturer au besoin. Pour créer des lignes dont le coût est zéro, vous devez avoir au moins une autre ligne qui rend le montant total de la facture supérieur à zéro. Lorsque vous créez des lignes dont le coût est zéro, Workday effectue l’affectation comme suit : Le montant des taxes à une seule ligne dont le coût est zéro lorsque les autres lignes ne précisent pas d’assujettissement aux taxes. Le champ Montant du fret à la dernière ligne de coût nul de la facture.
Worktags	Utilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâche Mettre à jour l’utilisation de worktags . Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.
Facturable	Cette option s’affiche si la ligne de facture inclut un worktag de projet facturable. Sélectionnez Facturable si la ligne ou le fractionnement de ligne est facturable au projet. L’option Facturable n’a pas d’incidence sur la comptabilité si vous l’incluez en tant que dimension dans les conditions de règle d’inscription comptable.
Note	Entrez ou mettez à jour une note pour la ligne de demande de facture.
Note interne	Entrez des renseignements à afficher à l’interne pour les autres utilisateurs de votre société, comme les instructions de paiement ou les données fiscales. Le contenu du champ Note interne n’est pas transféré à la facture de fournisseur créée à partir de la demande de facture de fournisseur.
Fractionnements	Cliquez sur cette option pour fractionner les lignes par montant ou par quantité . Vous pouvez ensuite préciser des montants ou des quantités pour le fractionnement, entrer une note et sélectionner des worktags particuliers pour chaque fractionnement de ligne. Vous pouvez fractionner les lignes de services uniquement par montant.

Utilisez l’onglet

Pièces jointes

pour téléverser ou glisser-déposer des fichiers, tels que des pièces justificatives de factures de fournisseurs.

Workday prend en charge les types de fichiers de regroupement dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Système

pour les documents commerciaux joints.

Soumettez

la demande de factures de fournisseurs pour approbation ou

enregistrez-la pour plus tard

Workday lance le processus de gestion Événement de demande de facture de fournisseurs
pour révision et approbation. Si la définition de processus de gestion inclut une étape d’approbation, les réviseurs peuvent modifier la facture de fournisseur avant de l’approuver.

Utilisez le rapport

Rechercher des demandes de factures de fournisseurs

pour accéder à et mettre à jour les demandes de factures existantes que vous enregistrez ou soumettez.

Configurer des questionnaires et des questions