Exemple : définir et utiliser la comptabilisation de la trésorerie et des structures de gestion centralisée de comptabilisation de la trésorerie
Cet exemple montre comment configurer une définition de la comptabilisation de la trésorerie et une structure de gestion centralisée de comptabilisation de la trésorerie pour les vérifications du solde de trésorerie.
Vous proposez un montant de 7 000 $ pour financer un projet de recherche et vous affectez 5 000 $ au fonds A et 2 000 $ au fonds B. Au cours du prochain exercice, vous prévoyez de recevoir une subvention fédérale pour le montant total acheminé par l’entremise de votre fonds de trésorerie. Ce fonds intermédiaire affecté au compte bancaire de trésorerie paie et reçoit au nom des autres fonds. Par conséquent, les fonds A et B ont une créance de trésorerie auprès du fonds de trésorerie.
Pour vous aider à gérer les sorties de fonds pour le projet, vous créez une définition de comptabilisation de trésorerie et une structure de gestion centralisée de comptabilisation de la trésorerie. Lorsque vous réglez les paiements par rapport aux fonds, Workday compare les activités liées aux fonds aux soldes disponibles des fonds du grand livre.
- Utilisez la tâcheCréer un compte bancairepour créer le comptebancaire Community.
- Utiliser la tâche Mettre à jour la configuration demise en équilibre par worktagpour définir le type de worktag de mise en équilibre principalFonds,ainsi que les worktags de fonds suivants :
- Fonds A
- Fonds B
- Fonds de trésorerie
- Utilisez latâche Créer un ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktagpourCréez un ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktag.
- Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Cash Management :
- Reports: Accounting Cash and Accounting Cash Pool Reporting
- Set Up: Accounting Cash and Accounting Cash Pool
- Sécurité : domainePublic Reporting Itemsdans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable.
- Sécurité : domaineView: Cash Balance Checkdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- Créez une règle de mise en équilibre de la trésorerie pour mapper le worktagFonds de trésorerieau compte bancaire de trésorerie.Workday utilise la règle de mise en équilibre de la trésorerie pour équilibrer les lignes d’écriture de trésorerie interworktags pour le compte bancaire de trésorerie.Ajoutez la règle de mise en équilibre de la trésorerie à votre ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktag.
- Définissez une hiérarchie de worktags pourFund Poolqui inclutFonds AetFonds B.Workday utilise une hiérarchie de worktags de plus haut niveau pour regrouper les soldes de fonds.
- Accédez à la tâcheMettre à jour la comptabilisation de la trésorerie et des structures de gestion centralisée de comptabilisation de la trésorerie.
- Dans les sectionsDéfinition de trésorerie par défautetOption de dépassement par défaut, précisez :Groupe de comptesGrand livre et récapitulatifs du grand livreOption de dépassement par défautÉducation et secteur public1000 : Cash1001 : Current Funds1002 : Project FundsDépassement non autorisé
- Dans la sectionRemplacement de la définition de trésorerie par défaut et de l’option de dépassement par défaut, précisez :Worktag de mise en équilibreRemplacement de l’option de dépassementGroupe de comptesGrand livre et récapitulatifs du grand livreFonds ADépassement non autoriséÉducation et secteur public1000 : CashCréance de trésorerieFonds BDépassement autoriséÉducation et secteur public1000 : CashCréances de trésorerie
- Dans les sectionsHiérarchie de plus haut niveau de structures de gestion centralisée de la trésorerieetOption de dépassement par défaut, précisez :Hiérarchie de plus haut niveau de structures de gestion centralisée de la trésorerieOption de dépassement par défautFund PoolDépassement non autoriséLa structure de gestion centralisée de comptabilisation de la trésorerie vous permet de conserver des liquidités et de répondre aux besoins de flux de trésorerie prévus pour les fonds. Le solde de la structure de gestion centralisée de comptabilisation de la trésorerie est de 7000 $ (5000 $ du fonds A et 2000 $ du fonds B).
- Cliquez surOK.
- Configurez la vérification avancée du solde de trésorerie pour le règlement.
- Ajoutez l’étapeRetirer des exceptions de vérification du solde de trésorerieau processus de gestionÉvénement de vérification du solde de trésorerie.
- SélectionnezToutes les sociétéspour l’option d’évaluation.
- SélectionnezDécroissantpour l’option d’ordre de tri des paiements.
- Créez la facture de client pour l’organisme fédéral.Workday utilise la règle pour les transactions de mise en équilibre par worktag pour générer des écritures de comptabilité de cumul avec les worktags héritésFonds AetFonds B:Compte de grand livreDébitCréditWorktagComptes débiteurs5 000Fonds AProduits5 000Fonds AComptes débiteurs2 000Fonds BProduits2 000Fonds B
- Lorsque vous recevez la subvention, enregistrez le paiement du client et imputez le paiement à la facture de l’organisme.Workday génère l’écriture de trésorerie avec le worktagFonds de trésoreriemappé au compte bancaire de trésorerie dans la règle de mise en équilibre de trésorerie. Workday génère également des écritures de créance de trésorerie (interworktag) entre les worktagsFonds de trésorerieetFonds:Compte de grand livreDébitCréditWorktag1000 : Cash7000Compte bancaire de trésorerieFonds de trésorerieComptes débiteurs5 000Fonds AComptes débiteurs2 000Fonds BCréances de trésorerie5 000Fonds de trésorerieCréances de trésorerie5 000Fonds ACréances de trésorerie2 000Fonds de trésorerieCréances de trésorerie2 000Fonds B
- Lorsque vous achetez des fournitures de recherche, enregistrez un montant de facture de fournisseur de 5 300 $ pour le fonds A et un montant de facture de fournisseur de 3 500 $ pour le fonds B.Workday utilise la règle pour les transactions de mise en équilibre par worktag pour générer des écritures de comptabilité de cumul avec les worktags héritésFonds AetFonds B:Facture de fournisseur pour le fonds ACompte de grand livreDébitCréditWorktagDépenses5300Fonds ADettes fournisseurs5300Fonds AFacture de fournisseur pour le fonds BCompte de grand livreDébitCréditWorktagDépenses3500Fonds BDettes fournisseurs3500Fonds B
- Effectuez le règlement des factures de fournisseurs.
Workday lance le processus de gestion
Événement de vérification du solde de trésorerie
pendant le règlement, qui compare les activités nettes aux soldes du grand livre et à l’option de dépassement pour chaque fonds :
- Fonds A : le montant du paiement au fournisseur de 5 300 $ dépasse le solde calculé du grand livre de trésorerie qui est de 5 000 $. Workday retire ce paiement du lot de règlement, car l’option de dépassement définie estDépassement non autorisé.
- Fonds B : le montant du paiement au fournisseur de 3 500 $ dépasse le solde calculé du grand livre de trésorerie qui est de 3 000 $. Workday effectue le règlement de ce paiement puisque :
- L’option de dépassement définie estDépassement autorisé.
- Le solde de la structure de gestion centralisée de la trésorerie correspond au montant initial de 7 000 $.
Workday enregistre l’écriture de paiement dans le compte de grand livre et génère des écritures interworktags à équilibrer entre le fonds de trésorerie et le fonds B :Compte de grand livreDébitCréditWorktagEntité affiliée interworktagsDettes fournisseurs3500Fonds B1000 : Cash3500Compte bancaire de trésorerieFonds de trésorerieCréances de trésorerie3500Fonds BFonds de trésorerieCréances de trésorerie3500Fonds de trésorerieFonds B