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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-03-08
Créer des écritures comptables

Créer des écritures comptables

Vous pouvez créer des écritures que vous inscrivez dans des comptes de grand livre pour enregistrer les éléments suivants :
  • Charges à payer pour les articles d’achat que vous recevez, mais que vous n’avez pas payés.
  • Les amortissements.
  • Ajustements de fin de mois.
  • Ajustements de conversion.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une écriture
     .
  2. Pour les détails de l’écriture, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Grand livre
    Sélectionnez une société qui inclut l’un des grands livres suivants :
    • Chiffres réels
    • Engagements
    • Obligation
    Vous pouvez également utiliser la catégorie d’invite
    Grands livres par hiérarchie de sociétés
     pour parcourir une hiérarchie de sociétés, puis sélectionner le grand livre de la société.
    Grand livre unique
    Sélectionnez cette option pour indiquer qu’il s’agit d’une écriture de grand livre unique. Workday :
    • Affiche cette case uniquement si vous sélectionnez une société de grand livre configurée avec une devise de grand livre supplémentaire.
    • Sélectionne automatiquement cette case à cocher lorsque vous sélectionnez un grand livre en devise supplémentaire.
    Devise
    Devise de la société utilisée pour les transactions financières. Workday remplit le champ en fonction du
    grand livre
     que vous sélectionnez.
    Mise en équilibre [type de worktag]
    Sélectionnez le worktag que vous souhaitez utiliser pour la mise en équilibre de l’écriture. Workday affiche de manière dynamique le type de worktag de mise en équilibre. Exemple : quand
    Région
     est le type de worktag de mise en équilibre, Workday affiche le nom de l’option en tant que
    région de mise en équilibre
    .
    Worktags de mise en équilibre facultatifs
    Sélectionnez un ou plusieurs types de worktags de mise en équilibre facultatifs.
    Vous activez Quand la mise en équilibre par worktag partielle dans la tâche
    Mettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag
    , Workday équilibre les lignes d’écriture au moyen de worktags de mise en équilibre Les lignes d’écriture :
    • Héritent des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
    • Génèrent les montants à payer et à recevoir à partir des écritures pour équilibrer les transactions.
    Type de taux de change
    S’affiche lorsque vous cochez la case Activer
    la fonction multidevise
     . Si vous ne précisez pas de type, Workday utilise le
    remplacement du type de taux de change
     dans la tâche
    Modifier les détails comptables d’une société
     .
    Type de taux de change de la devise de grand livre supplémentaire
    S’affiche lorsque vous cochez la case Activer
    la fonction multidevise
     . Si vous ne précisez pas de type, Workday utilise le
    remplacement du type de taux de change de la devise de la devise supplémentaire
     dans la tâche
    Modifier les détails comptables d’une société
     .
    Code de livre
    Laissez le champ vide pour afficher le code de livre en blanc.
    Réinitialiser le taux de change
    S’affiche lorsque vous sélectionnez
    Activer la fonction multidevise
    . Permet de recalculer les montants inscrits au grand livre dans les écritures comptables quand vous enregistrez ou soumettez l’écriture. Workday recalcule le montant en fonction de la date comptable de l’écriture et du type de taux de change.
    Identifiant de référence externe
    Entrez l’identifiant de référence de la source d’écriture initiale pour suivre les écritures importées à des fins d’audit.
    Vous pouvez également entrer un identifiant de référence externe sur la ligne d’écriture.
    Enregistrer la quantité
    Sélectionnez cette option pour activer les quantités et les unités de mesure sur les lignes d’écriture.
    Activer la fonction multidevise
    Sélectionnez cette option pour activer l’invite
    Type de taux de change
     pour préciser un type de taux autre que celui par défaut.
    Workday sélectionne la case à cocher
    Activer la fonction multidevise
     en fonction de la dernière écriture soumise.
    Inclure les lignes sur les taxes
    Sélectionnez cette option pour inscrire, afficher et modifier les détails des transactions ou des retenues d’impôt sur les lignes d’écriture avec des transactions imposables.
    Désactiver la mise en équilibre par worktag facultatif
    Sélectionnez cette option pour créer des écritures d’ajustement pour les transactions non équilibrées. Exemple : vous activez la mise en équilibre par worktag facultatif. Dans le processus, les transactions ne sont pas équilibrées par des worktags. Vous interrompez la mise en équilibre par worktag facultatif lorsque vous souhaitez créer des écritures d’ajustement pour des transactions non équilibrées.
    Écriture d'ajustement
    Sélectionnez cette option pour marquer l’écriture comme un ajustement. Vous pouvez uniquement inscrire les écritures d’ajustement dans la période à laquelle elles s’appliquent.
    Date de contrepassation
    S’affiche lorsque vous cochez la case
    Créer une contrepassation
     . Sélectionnez une date à laquelle vous souhaitez contrepasser les écritures. La valeur par défaut est la prochaine période ouverte.
    Lorsque vous configurez une contrepassation pour une écriture comptable intersociétés, vous ne pouvez pas exécuter de lot de règlement. Workday n’affiche pas l’écriture intersociétés comme option de lot de règlement, car l’écriture et la contrepassation s’annulent mutuellement.
    Total des montants au débit (GL)
    Total des montants au crédit (GL)
    Ces champs doivent être équilibrés, car Workday ne publie pas les écritures non équilibrées.
    Lien vers le document
    Sélectionnez l’option
    Accounting Journal Document Link
     et entrez un modèle d’identifiant uniforme de ressource (URI) valide dans la tâche
    Maintain External Link Validation
     . Cette configuration vous permet de lier des documents externes à des écritures comptables.
    Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.
    Workday valide lien pour s'assurer qu'il est associé à un modèle d'identifiant de ressource uniforme (URI) valide, comme défini par l'administrateur de la sécurité. Ce processus offre une sécurité supplémentaire pour éviter les revenus dans les liens tiers.
  3. Pour l’onglet
    Lignes d’écriture
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Compte de grand livre
    Affiche les comptes de grand livre de la société en fonction des sociétés restreintes que vous configurez dans la tâche
    Créer un groupe de comptes
     .
    Worktags
    Utilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags
    . Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.
    Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne, Workday charge la nouvelle ligne avec les worktags de la ligne précédemment modifiée.
    Exclure du rapport de dépenses
    Sélectionnez cette option pour exclure les lignes de comptabilité des dépenses de la vérification budgétaire et des rapports de dépenses.
    Détails sur les taxes
    Lorsque vous cochez la case
    Inclure les lignes sur les taxes
     , entrez les détails sur les taxes :
    • Date de la transaction
      Précisez une date de transaction pour la ligne d’écriture.
    • Montant taxable/imposable
      Entrez le montant taxable/imposable aux fins de déclaration fiscale. Workday ne valide pas les montants imposables lorsque vous soumettez l’écriture.
    • Code de taxe/impôt
      Sélectionnez une transaction ou un code de retenue d’impôt.
    • Taux de taxe/impôt
      Sélectionnez un taux de taxe/impôt disponible en fonction de la transaction ou du code de retenue d’impôt.
    Pour la taxe sur les transactions, sélectionnez également :
    • Assujettissement aux taxes
      Indique si la ligne est imposable et précise le recouvrement de taxes par défaut spécifié.
    • Recouvrement de taxes
      Lorsque vous précisez le recouvrement de taxes, Workday applique le pourcentage de taxe recouvrable et le mode d’affectation au montant de taxe/impôt pour les taux de taxe/impôt liés au code de taxe/impôt.
    • Type de recouvrement de taxes
      Indique si la ligne est entièrement recouvrable ou non recouvrable.
    • Type de date d'exigibilité de la taxe
      S’affiche lorsque vous activez la configuration des dates d’exigibilité de la taxe pour les taxes sur les transactions pour le locataire. Sélectionnez le type de date d’exigibilité de la taxe pour la date de transaction précisée sur la ligne d’écriture. Workday charge le type de date d’exigibilité de la taxe avec la
      date de la transaction
      .
    Lorsque vous sélectionnez un fournisseur ou un client qui n’a pas de détails sur l’entreprise dans Workday, entrez les détails de l’entité commerciale pour cette écriture.
Quand vous configurez le processus de gestion
Événement lié à une écriture comptable
 pour une vérification budgétaire, Workday vérifie que le montant entré est compris dans le budget quand vous cliquez sur
Soumettre
. Si le montant est compris dans le budget, Workday achemine l’écriture pour approbation.