Créer des calendriers de facturation pour les attributions
- Créer une attribution sans créer le calendrier de facturation pour l’attribution. Voir Créer des attributions.
- Sécurité : domaineProcess: Billingdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Workday utilise le calendrier de facturation des attributions pour déterminer quand et comment facturer aux organismes subventionnaires des attributions les dépenses figurant sur vos lignes d’attribution. Vous devez créer et approuver le calendrier de facturation d’une attribution avant de pouvoir facturer l’organisme subventionnaire pour l’attribution. Le calendrier de facturation pour une attribution vous permet de préciser :
- La méthode de facturation, la fréquence et les détails du versement.
- Identifiants de prélèvement en vertu d’une lettre de crédit.
- Les tâches jalons à terminer avant de pouvoir facturer l’organisme subventionnaire.
- Modalités et type de paiement.
- Modalités de retenue de garantie.
- Facturer l’organisme subventionnaire par versements ou par transaction.
- Les lignes d’attribution à facturer avec le calendrier de facturation.
Le calendrier de facturation vous permet également de personnaliser et de générer des versements.
Pour créer rapidement plusieurs calendriers de facturation du même type, vous pouvez utiliser un modèle de calendrier de facturation. Voir Créer des modèles de calendriers de facturation pour une attribution.
- Accédez à la tâcheCréer un calendrier de facturation pour une attribution.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description AttributionVous ne pouvez sélectionner que des attributions comportant au moins une ligne d’attribution qui n’est associée à aucun calendrier de facturation.Créer un nouveau calendrier de facturationCréez le calendrier de facturation manuellement.Modèle de calendrier de facturation pour une attributionLorsque vous créez un calendrier de facturation à partir d’un modèle, le calendrier de facturation est au statut debrouillon. Vous pouvez modifier le brouillon afin de personnaliser l’en-tête du calendrier et gérer les versements avant de le soumettre. - Pour la sectionInformation sur la facturation et le calendrier, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de calendrierSélectionnez unefacturation prépayéesi vous souhaitez :- Facturer les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts par versements.
- Activer l’utilisation automatique des montants prépayés pour les produits d’attribution admissibles au remboursement des coûts.
Calendrier bloquéVous pouvez cocher cette case pour empêcher la facturation de toutes les transactions qui figurent dans le calendrier de facturation.Limite de facturationVous pouvez établir une limite de facturation dans les calendriers de facturation de typeTransactionrelatifs aux produits d’attribution admissibles au remboursement des coûts.Précisez le montant total maximum qui peut être facturé avec le calendrier de facturation. Dans le cas où plusieurs lignes d’attribution partagent le même calendrier de facturation, les montants facturés de chaque ligne d’attribution s’appliquent à la même limite de facturation.Si vous ne définissez pas de limite de facturation dans le calendrier de facturation, Workday limite votre montant de facturation en fonction des paramètres figurant dans l’en-tête de l’attribution tout en respectant l’ordre qui suit :- Le remplacement de la limite de facturation.
- Le montant autorisé si vous ne précisez pas de remplacement de la limite de facturation.
La limite de facturation figurant dans un calendrier de facturation ne restreint pas le montant que vous pouvez prélever dans une lettre de crédit.Activer l’utilisation du solde prépayéWorkday affiche cette case à cocher lorsque vous créez un calendrier de facturation pour les lignes d’attribution qui sont admissibles au remboursement des coûts avec une facturation par versements prépayés.Cochez cette case pour imputer les dépenses admissibles au remboursement des coûts aux prépaiements. Workday :- Débite le compte Produits différés du montant admissible au remboursement des coûts.
- Crédite le montant dans le compte Créances non facturées.
Ne pas facturer au-delà du total des versementsS’affiche lorsque vous créez un calendrier de facturationde versementsavec un type de calendrierde facturation prépayée.Lorsque vous souhaitez associer un calendrier de facturationde versementsà une ligne d'attribution admissible au remboursement des coûts pour permettre aux dépenses admissibles au remboursement des coûts d'utiliser des versements effectués par l'organisme subventionnaire, vous pouvez cocher cette case pour vous assurer de ne pas créer de factures dépassant le montant du versement, quelle que soit la valeur du champ . montant dépensé.Lorsqu’il y a :- Des soldes prépayés insuffisants, Workday génère une facture de client partiellement facturée.
- Lorsqu’il n’y a plus de solde prépayé, Workday ne crée pas de facture d’organisme subventionnaire pour la transaction admissible au remboursement des coûts.
JalonS’affiche lorsque vous sélectionnezVersementdans l’inviteType de facturation.Lorsque vous affectez une tâche jalon aux fins de facturation, la tâche s’applique à tous les versements figurant dans le calendrier de facturation. Pour affecter des tâches jalons aux fins de facturation à des versements précis, générez d’abord tous les versements, puis sélectionnez dans le menu des actions connexes du versement.Vous pouvez configurer des tâches liées à l’attribution comme jalons aux fins de facturation lorsque vous créez une liste de tâches liées à une attribution. Pour sélectionner des tâches jalons aux fins de facturation, votre calendrier d’attribution doit avoir le statut debrouillon.Méthode de facturationLorsque vous sélectionnezVersementdans l’inviteType de facturation, vous pouvez préciser comment et quand vous souhaitez facturer les versements.Lorsque vous sélectionnez versementpersonnaliséouversement défini, vous pouvez configurer davantage les dates et les montants des versements à la page suivante. - Lorsque l’attribution contient une lettre de crédit, vous pouvez afficher et remplir la sectionDétails de la lettre de créditet tenir compte des éléments suivants :
Option Description Lettre de créditAffiche la lettre de crédit dans l’en-tête de l’attribution.Identifiant de prélèvement en vertu d'une lettre de créditPour prélever sur des lettres de crédit à un niveau plus précis que l’attribution, sélectionnez ou créez un identifiant de prélèvement pour le calendrier de facturation.Quand vous n’affectez pas d’identifiant de prélèvement d’une lettre de crédit aux calendriers de facturation de votre attribution, vous pouvez enregistrer les prélèvements au niveau de l’attribution.L’affectation d’un identifiant de prélèvement au calendrier de facturation vous permet d’afficher et d’ajuster les montants de l’avance d’une lettre de crédit pour les lignes d’attribution du calendrier de facturation.Vous pouvez associer un identifiant de prélèvement à un ou plusieurs calendriers de facturation pour la même attribution.Vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer un identifiant de prélèvement d’un calendrier de facturation lorsqu’un autre processus de gestion d’événement de calendrier de facturation est en cours pour la même attribution.Utilisez l’identifiant de prélèvement uniquement lorsque l’organisme subventionnaire exige que vous effectuiez le prélèvement avec une granularité plus fine que le niveau d’attribution. - Dans la grille, affectez une ou plusieurs lignes d’attribution au calendrier de facturation.
- Dans la pageAfficher un calendrier de facturation, vous pouvez accéder à des sous-tâches pour définir plus précisément le calendrier de facturation. Les sous-tâches auxquelles vous pouvez accéder dépendent de ce que vous sélectionnez commetype de facturationettype de calendrier. Les sous-tâches sont les suivantes :
Option Description Modifier l'en-tête d'un calendrierPour modifier les informations d'en-tête dans la pageAfficher un calendrier de facturation, sélectionnez cette sous-tâche.Modifier les modalités de retenue de garantieVous pouvez préciser le pourcentage et la date de libération d’une retenue de garantie pour les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts ou à montant fixe.Définir des montants de versementsLorsque vous sélectionnezVersement définidans l’inviteMéthode de facturation, utilisez cette option pour préciser les montants des premier et dernier versements. Workday répartit le reste entre les autres versements.Générer des versementsUtilisez cette option pour générer des versements après avoir défini les montants des versements et personnalisé les dates de versement.Personnaliser des versementsLorsque vous sélectionnezPersonnalisédans l’inviteMéthode de facturation, utilisez cette option pour personnaliser les dates de facture pour chacun des versements.Gérer les jalonsVous pouvez définir des types de jalons fondés sur une date pour les calendriers de facturation des transactions liés à des attributions admissibles au remboursement des coûts. Workday vous empêche de facturer les organismes subventionnaires tant que vous n’avez pas marqué le jalon comme terminé. - Lorsque vous avez terminé une sous-tâche, cliquez surOKpour revenir à la pageAfficher un calendrier de facturation. Une fois la configuration du calendrier de facturation terminée, cliquez surSoumettrepour changer le statut de votre calendrier de facturation deBrouillonàApprouvé. Vous pouvez également soumettre ou modifier davantage le calendrier de facturation à partir du menu des actions connexes du calendrier de facturation de l’attribution.
- Créez des factures de clients destinées à l’organisme subventionnaire. Pour créer des factures pour des attributions groupées, accédez à la tâcheCréer des factures pour des transactions admissibles au remboursement des coûts.
- Pour créer le calendrier de facturation dans le cadre d’un processus de création d’attribution, ajoutezÉvénement de création de calendrier de facturation pour une attributionen tant que sous-processus du processus de gestionÉvénement lié à une attributionaprès l’étape d’achèvement.