Concept : tâches liées à une attribution
Les tâches liées à une attribution sont des tâches que vous souhaitez effectuer et dont vous voulez faire le suivi pour mettre à jour votre attribution. La gestion des tâches liées à une attribution dans Workday vous permet de vous acquitter de vos obligations contractuelles liées à une attribution et d’obtenir un financement pour votre attribution. Vous pouvez affecter des rôles, définir des dates d’échéance, surveiller le statut et ajouter des pièces jointes à chaque tâche liée à une attribution. Vous pouvez également définir des notifications d’alerte pour les destinataires de l’affectation.
Types de tâches liées à une attribution
Dans Workday, vous pouvez définir vos propres types de tâches liées à une attribution et les organiser en groupes de types de tâches liées à une attribution. Dans la mesure où les tâches de clôture et de non-clôture ont des cadences différentes, Workday vous recommande de dédier des modèles distincts pour chacune d’elles ayant le même organisme subventionnaire, le même type d’attribution et le même code d’objet.
Listes de tâches liées à une attribution
Une liste de tâches liées à une attribution vous permet de :
- Gérer toutes vos tâches liées à une attribution au même endroit.
- Repérer les tâches liées à une attribution qui n’ont pas été terminées.
- Accéder à vos tâches liées à une attribution à partir de l’attribution.
Vous pouvez utiliser un modèle de liste de tâches liées à une attribution pour créer les listes de tâches liées à une attribution ou les créer manuellement.
Modèles de listes de tâches liées à une attribution
Les modèles de liste de tâches liées à une attribution vous permettent de créer des listes de tâches liées à une attribution fondées sur des exigences similaires pour la même combinaison des éléments suivants :
- Organisme subventionnaire
- Type d’attribution
- Code d’objet
Lorsque vous configurez les dates dans le modèle de liste de tâches liées à une attribution, vous les précisez en fonction de calendriers d’attribution tels que la période du contrat lié à l’attribution ou l’intervalle d’inscription. Lorsque vous associez le modèle à une attribution, Workday calcule les dates réelles pour vous en fonction du calendrier réel de l’attribution.
Jalons aux fins de facturation
Lorsque vous configurez des tâches liées à une attribution comme jalons aux fins de facturation, Workday définit les statuts des versements correspondants aux fins de facturation à
Jalon en attente
. Lorsque vous exécutez et approuvez les tâches liées à l’attribution, Workday met à jour les statuts des versements aux fins de facturation et affiche Disponible
, ce qui vous permet de facturer l’organisme subventionnaire.Tâches pour clôture
La configuration des tâches liées à une attribution en tant que tâches pour clôture vous permet de les repérer dans des rapports et de les exécuter avant de clôturer une attribution.
Processus de gestion
Lorsqu’un destinataire de l’affectation des tâches termine une tâche liée à une attribution avec la tâche
Accomplir des tâches liées à une attribution
, Workday achemine la tâche liée à une attribution aux responsables de la révision au moyen du processus de gestion Événement pour une tâche liée à une attribution
. Vous pouvez consulter le statut du processus de gestion dans la tâche Mettre à jour les tâches liées à une attribution
.Notifications d’alerte
Vous pouvez configurer des notifications d’alerte pour rappeler aux destinataires de l’affectation de tâches que leurs tâches liées à une attribution arrivent bientôt à échéance ou sont en retard. Les notifications d’alerte contiennent un lien vers la tâche
Accomplir des tâches liées à une attribution
à laquelle les destinataires de l’affectation peuvent accéder pour afficher toutes les tâches liées à une attribution en attente de leurs actions.Accomplir des tâches liées à une attribution
Pour marquer une tâche liée à une attribution comme terminée, il faut effectuer l’une ou l’autre des actions suivantes :
- Le destinataire de l’affectation des tâches peut accéder à la tâcheAccomplir des tâches liées à une attributionpour lancer le processus de gestionÉvénement pour une tâche liée à une attribution, acheminant ainsi la tâche liée à une attribution pour révision et approbation.
- Le gestionnaire des tâches liées à une attribution peut accéder à la tâcheMettre à jour les tâches liées à une attributionpour mettre à jour le statut et la date de fin de la tâche liée à une attribution et pour ajouter manuellement des pièces jointes.