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Última actualización: 2024-09-20
Pasos: definición y gestión de cambios de estado de alumno

Pasos: definición y gestión de cambios de estado de alumno

  • Configure los siguientes procesos de gestión y políticas de seguridad en el área funcional Student Records:
    • Evento de baja de alumno
    • Evento de retirada institucional de alumno
    • Evento de ausencia de alumno
    • Evento de suspensión de alumno
  • Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Student Records:
    • Gestionar: expedientes académicos
    • Informes: expedientes académicos
Puede gestionar y registrar los siguientes cambios de estado de programa de estudios para alumnos en Workday:
  • Despido
  • Retirada institucional
  • Ausencia
  • Suspensión
También puede utilizar estos servicios web para cargar cambios de estado de alumno en Workday:
  • Importación de eventos de despido de alumno
  • Importación de bajas institucionales de alumno
  • Importar ausencias de alumno
  • Importación de suspensiones de alumnos
Estos cambios de estado:
  • Aplicar a todos los programas de estudio en curso dentro del mismo expediente académico.
  • Actualice los procesos relacionados en áreas como Ayuda financiera y Finanzas de alumno en consecuencia.
Puede notificar una fecha diferente para el cambio de estado especificando la
Fecha de determinación
. Ejemplo: un alumno presenta la documentación de ausencia médica después de que comience su ausencia. Utilice la fecha de determinación para realizar un seguimiento de la ausencia por la fecha de presentación de documentación.
Workday utiliza la fecha de determinación para la ayuda financiera. Los cálculos de devolución de Título IV deben finalizarse en un plazo de 30 días a partir de la fecha de determinación. El Departamento de Educación exige la devolución de los fondos de Título IV no devengados en un plazo de 45 días a partir de la fecha de retirada o de la fecha de determinación, la que sea posterior.
Cuando un alumno tiene inscripciones con calificaciones finales asignadas pero aún no publicadas, no puede cambiar su estado de programa de estudios. Los administradores deberán eliminar o publicar las calificaciones pendientes para cambiar el estado del alumno.
  1. Defina motivos de cambio de estado.
  2. Configure los siguientes controles de fecha en la tarea
    Mantenimiento de controles de fecha de periodo académico
     (opcional):
    • Soltar sin final de registro
    • Baja con finalización de grado W
    Estas fechas definen cómo gestiona Workday las inscripciones actuales y futuras de un alumno cuando cambia el estado del alumno.
    Cuando no configura estos controles de fecha, Workday retira los registros actuales y asigna una calificación de Retirada.
  3. Cree cuestionarios para el proceso de gestión
    Solicitud de ausencia para alumno
     . Los cuestionarios le permiten recopilar información sobre los motivos de un alumno para solicitar una ausencia.
  4. En el menú de acciones relacionadas de un alumno, seleccione
    Expediente académico
     y seleccione una de las siguientes tareas:
    Opción Descripción
    Inicio de baja para alumno
    Inicia el proceso de gestión
    Evento de baja de alumno
     .
    Inicio de suspensión para alumno
    Inicia el proceso de gestión
    Evento de suspensión de alumno
     .
    Solicitud de baja institucional para alumno
    Inicia el proceso de gestión
    Evento de retirada institucional de alumno
     .
    Puede hacer lo siguiente:
    • Acceda a esta tarea para expedientes académicos activos o expedientes académicos inactivos con fecha futura.
    • Introduzca una
      fecha de retirada
      pasada o futura .
    Los alumnos pueden solicitar una baja mediante la tarea
    Solicitud de baja
     y especificar una Fecha de baja futura.
    Solicitud de ausencia para alumno
    Inicia el proceso de gestión
    Evento de ausencia de alumno
     .
    Puede hacer lo siguiente:
    • Acceda a esta tarea para expedientes académicos activos o expedientes académicos inactivos con fecha futura.
    • Aplicar una fecha retroactiva a la ausencia de un alumno introduciendo una
      fecha inicial de ausencia
      anterior .
    Los alumnos pueden solicitar una ausencia mediante la tarea
    Solicitud de ausencia
     .
    Especifique la
    Fecha de determinación
     para informar en una fecha diferente (opcional).
Una vez finalizado el proceso de gestión aplicable, Workday:
  • Cambia el estado del programa de estudios del alumno en las fechas especificadas.
  • Muestra el estado en el informe
    Información general
     del grupo de perfil Estudios académicos del perfil de alumno.
  • Marca al alumno para que la orquestación de puestos nocturnos incorpore los efectos de ayuda financiera de su reactivación.
Workday también retira o descarta las inscripciones actuales y futuras en función de los controles de fecha que haya configurado para cada periodo académico. Cuando la fecha de solicitud de cambio de estado es:
  • Antes de la fecha
    final de anulación sin registro
     , Workday anula los registros.
  • Entre las fechas
    de cancelación sin finalización de registro
     y
    cancelación con finalización de grado W
     , Workday retira registros y descarta registros en lista de espera.
  • Después de la fecha
    final de descenso con calificación W
     , Workday deja el registro como está.
Workday cambia automáticamente el registro de informes del alumno cuando:
  • El alumno tiene varios expedientes académicos.
  • Un cambio de estado desactiva su registro de informes.
Puede usar el informe
Consulta de historial de programa de estudios para alumno
 para auditar el historial de transacciones de programa de estudios de un alumno.
Para editar la fecha de determinación de despido y suspensión, puede utilizar:
  • La tarea
    Edición de programas de estudios para alumno
  • Informe
    Actualización masiva de estado de alumno