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Última actualización: 2025-03-14
Consideraciones de definición: fecha inicial de uso de inscripción real

Consideraciones de definición: fecha inicial de uso de inscripción real

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la fecha inicial de uso de inscripción real (AEUSD) para un periodo académico. En este tema se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Impactos posteriores y cómo encaja en el resto de Workday.
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

La fecha inicial de uso de inscripción real (AEUSD) es un control de fecha fundamental en Workday para los periodos académicos estándar. En función de este control de fecha, Workday determina cuándo dejar de usar el estado de carga previsto de un alumno y comenzar a usar su estado de carga real para el proceso de ayuda financiera, lo que afecta al costo de asistencia (COA), el empaquetado, el desembolso y otros procesos posteriores.

Beneficios para la empresa

Al utilizar AEUSD, puede hacer lo siguiente:
  • Calcular correctamente el estado de carga previsto de un alumno y su estado de carga de inscripción real.
  • Controle los valores de estado de carga para procesar la ayuda financiera, lo que permite a Workday utilizar la inscripción prevista hasta la fecha inicial de inscripción real.
  • Garantizar un procesamiento preciso de la ayuda financiera para el COA, el empaquetado de méritos, el empaquetado de necesidades y el desembolso.

Ejemplo de uso

En el siguiente ejemplo, Workday ajusta automáticamente el paquete de ayuda financiera de un alumno en el AEUSD para tener en cuenta su cambio en el estado de carga.
Requisitos previos:
  • Defina el AEUSD para el 16 de enero.
  • Defina reacciones para el empaquetado de necesidades y méritos.
  • Active un
    Motivo de reacción
    Automático
     y un
    Control de fecha de revisión manual
     de
    Inicio de uso de inscripción real
     para el motivo de reacción Estado de carga de periodo académico (POS).
Fecha
Evento
1 de enero
Un administrador de ayuda financiera ejecuta el informe
Run Student Financial Services Processes by Student
 para crear la instancia de empaquetado inicial para un alumno inscrito a tiempo completo.
9 de enero
El alumno cambia su estado de carga a
Media jornada
.
16 de enero
Cuando se alcanza el AEUSD a las 12:00 a. m.:
  • El valor del campo
    Inscripción real
     cambia de
    No
     a
    Sí
     en el plan de asistencia del alumno.
  • El marco de reacción de Workday interactúa y vuelve a empaquetar al alumno con un paquete de ayuda financiera revisado debido al cambio en su estado de carga.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta
Consideraciones
¿Qué AEUSD desea utilizar?
  • Después de añadir/dar de baja
     : los paquetes de concesión se mantienen basados en la inscripción prevista y son estables hasta que la inscripción real se establece con mayor firmeza. Una vez finalizado el periodo de altas/bajas, Workday vuelve a evaluar el COA y los paquetes de los alumnos en función de la inscripción real. Las instituciones con programas tradicionales pueden beneficiarse de este enfoque.
    • Para ello, defina el AEUSD de su institución a las 12:00 a. m. del día posterior al último día del periodo de alta/baja.
  • Antes de desembolso
     : tenga en cuenta cuándo se producen las fechas de desembolso en relación con el AEUSD. Si desea que los fondos se desembolsen en función de la inscripción real, debe utilizar el prorrateo de desembolso de Workday o asegurarse de que Workday ejecute el reempaquetado en la inscripción real antes de la fecha de desembolso. Las instituciones con programas tradicionales pueden beneficiarse de este enfoque.
    • Para ello, defina el AEUSD de su institución a las 12:00 a. m. del primer día de desembolso del periodo académico. Esto garantiza que Workday vuelva a evaluar el COA y los paquetes de los alumnos en función de la inscripción real justo antes de que se produzca el desembolso en la misma ejecución de orquestación de trabajo nocturno.
  • Antes de facturación
     : en Workday, Finanzas de alumno utiliza los importes empaquetados del alumno como ayuda financiera anticipada a efectos de facturación. Esto significa que cuando el paquete del alumno se basa en la inscripción a tiempo completo prevista, su ayuda prevista lo refleja y no se basa en su inscripción real en ese momento ni en ninguna regla de prorrateo de desembolso. Las instituciones con patrones de inscripción fluctuantes en sus poblaciones, como los colegios comunitarios, pueden beneficiarse de basar la ayuda anticipada en la inscripción real.
    • Para ello, defina el AEUSD de su institución a las 12:00 a. m. del día de facturación. Esto garantiza que Workday vuelva a evaluar el COA y los paquetes de los alumnos en función de la inscripción real justo antes de que se produzca la facturación.

Recomendaciones

  • Configure siempre el AEUSD para los periodos académicos estándar (otoño, primavera y verano). Aunque Workday le permite configurar este control de fecha para periodos o módulos no estándar, no aplicamos el AEUSD a esos periodos. Cuando no configura este control de fecha para un periodo académico estándar, Workday establece por defecto el AEUSD para utilizar la fecha inicial estándar del periodo académico estándar.
  • Inicialmente empaquete a los alumnos antes del AEUSD manualmente o a través de la orquestación de trabajos nocturnos de alumno para garantizar que el marco de reacción pueda detectar cualquier cambio de estado de carga y volver a empaquetar a los alumnos afectados en el AEUSD.
  • Para periodos académicos futuros en los que se desconozca el AEUSD final, introduzca una fecha provisional y, a continuación, ajústela para que se acerque más al AEUSD.

Requisitos

Para procesar correctamente el AEUSD en el marco de reacción, debe utilizar el motivo de reacción de estado de carga de periodo académico (POS) en las siguientes políticas de reacción:
  • COA
  • Paquete de méritos
  • Empaquetado necesario

Limitaciones

  • La funcionalidad de AEUSD solo afecta a los alumnos matriculados; no afecta a los solicitantes porque no pueden inscribirse en cursos. Esto significa que Workday no elimina los paquetes de ayuda financiera de los solicitantes en función de la no inscripción después del AEUSD.
  • Workday procesa el control de fechas AEUSD solo para periodos académicos estándar y no para periodos o módulos no estándar.
  • En y después del AEUSD, no puede realizar cambios en el AEUSD de un periodo académico con registros existentes. Verifique que la fecha que ha definido sea correcta con antelación.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Security

Sin efectos.

Procesos de gestión

Sin efectos.

Informes

Sin efectos.

Integraciones

Sin efectos.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.