Consideraciones de definición: planes de asistencia de ayuda financiera
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los planes de asistencia de ayuda financiera. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los planes de asistencia de ayuda financiera muestran la información de inscripción necesaria para conceder ayuda financiera y calcular los cargos de los alumnos. Esta información incluye la inscripción en curso pasada, presente y posible futura de un alumno.
Beneficios para la empresa
Los planes de asistencia de ayuda financiera le permiten:
- Consulte fácilmente los detalles de inscripción, los estados de carga de cursos y las clasificaciones de clase que determinan los importes de ayuda financiera.
- Evaluar el progreso de los alumnos para cumplir con los requisitos de su programa, lo que repercute en la ayuda financiera.
- Actualice manualmente los detalles que Workday calcula automáticamente.
Ejemplos de uso
Puede utilizar los planes de asistencia de Workday para:
- Ofrecer ayuda financiera a los alumnos elegibles con un programa de estudios declarado antes de que se inscriban.
- Vuelva a calcular la ayuda financiera para tener en cuenta los cambios en la inscripción.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuántas unidades determinan cada estado de carga? | Puede decidir y configurar cuántas unidades inscritas equivalen a cada estado de carga. Ejemplo: un alumno inscrito en 12 unidades es un alumno a tiempo completo y un alumno inscrito en 6 unidades es un alumno a tiempo parcial.
Los importes de ayuda financiera varían en cada periodo académico, en función del estado de la carga de alumnos. |
¿Cuántas unidades ganadas determinan la posición de cada clase? | Puede decidir y configurar cuántas unidades deben completar los alumnos para alcanzar una determinada posición en la clase. Ejemplo: un alumno pasa a ser alumno de segundo año cuando obtiene 60 unidades.
También puede configurar valores de situación de clase independientes con fines de ayuda financiera. Esta configuración no se refleja en el expediente académico del alumno. Ejemplo: un alumno logra una posición de segundo año después de completar 60 unidades, pero solo necesita 45 unidades para recibir ayuda financiera como alumno de segundo año. |
¿Cómo suele ser la inscripción de los alumnos? | Puede configurar patrones de asistencia típicos para los alumnos que proyectan su inscripción. Los patrones de asistencia típicos permiten a Workday crear planes de asistencia prevista para los alumnos. Los patrones de asistencia típicos pueden variar según la unidad académica, el nivel académico o los programas de estudio. Puede asignar un patrón de asistencia típico específico a cada uno. |
¿Qué periodos académicos desea que Workday rellene en el plan de asistencia de un alumno? | Workday crea planes de asistencia desde la fecha inicial del programa de estudios del alumno hasta el periodo académico de su fecha de finalización prevista.
Para que Workday siga rellenando el plan de asistencia, el programa de estudios principal del alumno debe tener uno de los siguientes estados:
|
Recomendaciones
Para reducir los errores de configuración y crear planes de asistencia precisos:
- Especifique un valor igual a cero al crear conjuntos de reglas de estado de carga y políticas de situación de clase para ayuda financiera. Un valor de cero debería ser iguala No inscritopara los estados de carga yPrimer añopara las posiciones de clase.
- Configure estas políticas con la primera fecha efectiva del primer expediente académico en su entorno de cliente:
- Política de calendario
- Política de situación de clase
- Cargar política de estado
Requisitos
Para que los planes de asistencia de los alumnos se rellenen correctamente, configure lo siguiente:
- Políticas del programa de ayuda federal para estudiantes (FSA) para cada programa de estudios.
- Cargar conjuntos de reglas de estado Los conjuntos de reglas de estado de carga determinan cuántas unidades de curso inscritas ascienden a un determinado estado de carga.
- Políticas de situación de clase Las políticas de clasificación de clase determinan cuántas unidades debe completar un alumno para alcanzar una determinada clasificación de clase.
- Una política de calendario para definir el periodo de verano, que tiene distintos requisitos de ayuda financiera. Las políticas de calendario contienen fechas de periodo estándar y el número de semanas de instrucción para cada periodo académico. Workday muestra estas fechas de periodo y semanas de instrucción estándar en los planes de asistencia.
- Patrones de asistencia típicos para que Workday anticipe la inscripción típica de alumnos y calcule la ayuda financiera de los alumnos antes de que se inscriban.
- Controles de fecha Es necesario que se configure lo siguiente:
- El control Fechainicial de uso de inscripción realpara especificar cuándo Workday comienza a utilizar la inscripción real de un alumno, en lugar de su inscripción prevista, para la ayuda financiera.
- El control de fecha Fechade recálculo de Pellpara que Workday pueda empezar a calcular los estados de carga de Pell (PDV) de los alumnos.
Limitaciones
Sin efectos.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies en el área funcional Financial Aid. | Le permite crear políticas de programa FSA. |
Set Up: Academic Policies en el área funcional Academic Foundation. | Le permite crear:
|
Set Up: Academic Calendar en el área funcional Academic Foundation. | Le permite:
|
Set Up: Tipic Attendance Pattern en el área funcional Academic Advissing. | Le permite especificar la actividad de inscripción típica de un alumno en un periodo académico. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Sin efectos.
Integraciones
Sin efectos.
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Empaquetado de ayuda financiera | Workday utiliza la información de los planes de asistencia de ayuda financiera para crear y ajustar paquetes de ayuda financiera. |
Desembolsos de ayuda financiera | Workday utiliza planes de asistencia de ayuda financiera para determinar la elegibilidad de los desembolsos y cuándo deben recibirlos los alumnos. |
Contratos y exenciones de patrocinador | Workday rellena los periodos académicos en los planes de asistencia de ayuda financiera para los alumnos con un contrato de patrocinador o una exención para el periodo, independientemente del estado de inscripción. |
Registros de información de alumno institucional (ISIR) | Workday crea y rellena los periodos académicos en los planes de asistencia de ayuda financiera para los alumnos con una transacción ISIR para el periodo, independientemente del estado de inscripción. |