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Última actualización: 2025-09-19
Concepto: fecha inicial de uso de inscripción real

Concepto: fecha inicial de uso de inscripción real

La fecha inicial de uso de inscripción real (AEUSD) es un control de fecha fundamental en Workday para los periodos académicos estándar. En función de este control de fecha, Workday determina cuándo dejar de usar el estado de carga previsto de un alumno y comenzar a usar su estado de carga real para el proceso de ayuda financiera, lo que afecta al costo de asistencia (COA), el empaquetado, el desembolso y otros procesos posteriores. Puede definir el AEUSD para un periodo académico mediante la tarea
Mantenimiento de controles de fecha de periodo académico
 .
Recomendamos definir su AEUSD lo antes posible o, como máximo, dos días antes de que se produzca la fecha. Si el AEUSD ha pasado cuando se ejecuta la orquestación nocturna, los alumnos se omitirán del proceso relacionado con el AEUSD.
El proceso correcto de AEUSD se basa en el marco de reacción de Workday, que reconoce un cambio de valor entre el estado de carga previsto de un alumno y su estado de carga real y, a continuación, inicia el reprocesamiento del COA y el empaquetado de méritos o necesidades.

Plan de asistencia

En el informe
Plan de asistencia
 del perfil de ayuda financiera de un alumno, Workday cambia automáticamente el valor del campo
Inscripción real
 en la ficha
Estado de carga
 de
No
 a
Sí
, lo que indica únicamente que se ha alcanzado el AEUSD para el periodo.

Orquestación de trabajo por noche de alumno

Todo el proceso de AEUSD se produce durante la orquestación de trabajos nocturnos de alumno, que comienza a la 1:00 a. m. (hora del entorno de cliente) y ejecuta un orden establecido de trabajos. Cada puesto se basa en puestos anteriores para actualizar y marcar determinados datos de ayuda financiera para garantizar la actualización de los registros de los alumnos.
Los siguientes puestos de la orquestación nocturna afectan al proceso de AEUSD:
Puesto
Descripción
Proceso basado en fecha de ayuda financiera
Como primer trabajo de la orquestación nocturna, este trabajo marca determinados procesos de ayuda financiera una vez que se alcanzan los controles de fecha. Una vez que se alcanza el AEUSD, este trabajo marca los siguientes cambios:
  • Actualización permanente de clase
  • Actualización de estado de carga
  • Revaluación de costo de asistencia cuando ya existe una para el periodo. Cuando el alumno no tiene una instancia de COA para el periodo académico, Workday no tiene información para revaluar en función de la inscripción real y no marca ni procesa ningún dato. Esto no procesa al alumno para el COA por primera vez para este periodo académico, que es el propósito de los horarios de trabajo.
  • Revaluación de paquete de méritos cuando ya existe una para el periodo
  • Necesita una revaluación de empaquetado cuando ya existe una para el periodo
En este punto de la orquestación nocturna, Workday ha definido los indicadores que los trabajos posteriores seleccionarán en la misma instancia de orquestación nocturna.
Actualización de planes de asistencia
Este trabajo procesa registros con indicadores de actualización de condición de clase o estado de carga definidos en el trabajo de proceso basado en fecha de ayuda financiera y borra esos indicadores. Para el AEUSD, es importante tener un estado de carga preciso que refleje todas las inscripciones reales actuales, ya que Workday utiliza esta información para procesar la ayuda financiera para el resto del periodo académico.
Asignación de costo de asistencia
Este trabajo procesa registros con indicadores de revaluación de COA definidos por el trabajo de proceso basado en fecha de ayuda financiera y borra esos indicadores. Tenga en cuenta que Workday no actualiza todos los registros marcados mediante el trabajo de COA. En su lugar, Workday vuelve a evaluar los registros a través del marco de reacción para determinar cómo procesar los cambios que se hayan producido.
Cuando se produce un cambio, Workday inicia los siguientes procesos de acuerdo con el método de reacción configurado en la política de reacción asociada:
  • Cuando el método de reacción es
    Revisión manual
    , Workday incluye el registro en el informe
    Revisión de reacción de costo de asistencia
     para que lo revise el administrador y no lo procesa mediante el trabajo de COA.
  • Cuando el método de reacción es
    Automático
     y la fecha especificada en el Control de fecha de revisión manual:
    • Ha superado, Workday incluye el registro en el informe Revisión para que lo revise el administrador y no lo procesa a través del trabajo de COA.
    • No ha superado, Workday procesa el registro a través del trabajo de COA.
Paquete de ayuda financiera de méritos
Funciona como el trabajo Asignación de costo de asistencia, pero con el informe
Revisión de reacción de paquete de méritos
 .
Paquete de necesidad de ayuda financiera
Funciona como el trabajo Asignación de costo de asistencia, pero con el informe
Necesita revisión de reacción de empaquetado
 .
Desembolso de pagos
Desembolsa primas elegibles en función de su configuración.

Ejemplo de uso

En el siguiente ejemplo, Workday ajusta automáticamente el paquete de ayuda financiera de un alumno en el AEUSD para tener en cuenta su cambio en el estado de carga.
Requisitos previos:
  • Defina el AEUSD para el 16 de enero.
  • Defina reacciones para el empaquetado de necesidades y méritos.
  • Active un
    Motivo de reacción
    Automático
     y un
    Control de fecha de revisión manual
     de
    Inicio de uso de inscripción real
     para el motivo de reacción Estado de carga de periodo académico (POS).
Fecha
Evento
1 de enero
Un administrador de ayuda financiera ejecuta el informe
Run Student Financial Services Processes by Student
 para crear la instancia de empaquetado inicial para un alumno inscrito a tiempo completo.
9 de enero
El alumno cambia su estado de carga a
Media jornada
.
16 de enero
Cuando se alcanza el AEUSD a las 12:00 a. m.:
  • El valor del campo
    Inscripción real
     cambia de
    No
     a
    Sí
     en el plan de asistencia del alumno.
  • El marco de reacción de Workday interactúa y vuelve a empaquetar al alumno con un paquete de ayuda financiera revisado debido al cambio en su estado de carga.