Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2026-03-13
Creación de ítems de concesión de alumno

Creación de ítems de concesión de alumno

Cuando un alumno es elegible para ayuda financiera, puede aceptar un paquete de ayuda financiera con varias concesiones.
Los ítems de concesión representan los distintos tipos de ayuda financiera de su institución, como una beca deportiva o un préstamo federal. Para empaquetar la ayuda financiera, primero debe crear los distintos ítems de prima que puede recibir un alumno. En cada ítem de prima , puede definir detalles como:
  • El tipo de concesión.
  • Requisitos de elegibilidad
  • Cálculos de concesión
  • Reglas de desembolso
  1. Acceda a la tarea
    Creación de ítem de prima de alumno
     .
  2. Mientras cumplimenta la sección de cabecera, contemple las siguientes posibilidades:
    Opción Descripción
    Fecha efectiva
    Seleccione la fecha en la que entra en vigor el ítem de prima .
    Para que coincida con el inicio del año de prima de ayuda financiera , introduzca el 1 de julio como mes y día. La primera fecha efectiva que puede introducir es
    el 01/07/1949
     .
    Varios campos de esta tarea también utilizan la fecha efectiva que seleccione. Workday enumera los campos con fecha efectiva en cada cabecera de sección.
    Si necesita realizar cambios contables, Workday recomienda lo siguiente:
    • Creación de un nuevo ítem de prima . La edición de ítems de prima anteriores puede interrumpir los procesos contables actuales.
    • No realizar cambios a mitad del año de prima . Ejemplo: el cambio de worktags afecta significativamente a la contabilidad.
    Inactivo
    Seleccione esta opción para evitar que Workday empaquete la prima. Solo puede desactivar los ítems de prima si no se utilizan en ningún paquete de ayuda financiera activo.
    Tipo
    Seleccione el tipo de ítem de prima . Workday muestra campos adicionales en función del
    Tipo
     que seleccione.
    Reembolsable
    Desmarque la casilla (de selección) si no puede desembolsar la prima. Ejemplo: no puede desembolsar primas de estudio y trabajo.
    Solo las concesiones que puede desembolsar se muestran como pagos de ayuda financiera anticipados.
    ID de programa federal
    Seleccione una opción en esta lista de valores cuando el
    Origen
     de financiación sea
    Federal
     .
    Workday hace referencia al
    tipo
     y
    al ID de programa federal
     de una prima para identificar las subvenciones Pell, los préstamos directos federales, los préstamos PLUS y otras fuentes federales de ayuda financiera. Los campos adicionales se muestran en función del
    ID de programa federal
     que seleccione.
    ID de programa estatal
    Utilice este campo en servicios web para informes externos. Este campo solo tiene fines informativos y no afecta al proceso.
    Ejemplo: crea un ítem de concesión de alumno para la subvención de Wisconsin, una prima basada en el estado para los residentes de Wisconsin, con un ID de programa estatal de
    WISC Grant
     . Workday almacena esta información en el ítem de concesión de alumno , pero no procesa este campo con fines de ayuda financiera .
    Código
    Utilice este campo para indicar cualquier otro código de prima . Este campo solo tiene fines informativos y no afecta al proceso.
    Categoría IPEDS
    Utilice este campo para los informes del sistema integrado de datos de educación postsecundaria (IPEDS). Workday muestra campos adicionales en función del
    Origen
     y
    el Tipo
     que seleccione.
  3. Mientras cumplimenta la ficha
    Empaquetado
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Anulación de suscripción adicional de paquete para principal MÁS denegaciones
    Seleccione esta opción para empaquetar automáticamente a los alumnos para préstamos no subvencionados adicionales cuando se deniegue su aplicación de préstamo PLUS para padres. ConsulteResolución de problemas: empaquetado de préstamos para requisitos adicionales.
    Esta casilla (de selección) solo se muestra cuando el ítem de prima tiene un
    ID de programa federal
     de
    Préstamo directo no subvencionado
     .
    No empaquetar si matriz tiene préstamos por defecto
    Seleccione esta opción para evitar que Workday empaquete la prima cuando la empresa matriz que ha realizado la solicitud tiene préstamos por defecto.
    Esta casilla (de selección) solo se muestra cuando el ítem de prima tiene un
    ID de programa federal
     de
    Préstamo PLUS
     .
    Empaquetado provisionalmente
    En el caso de las concesiones de préstamos PLUS, seleccione esta opción para empaquetar a los alumnos solo cuando no tengan asociada una aplicación de préstamo PLUS . El objetivo del estado provisional es ayudarle a identificar y notificar a los alumnos que pueden solicitar un préstamo PLUS. ConsulteConcepto: préstamos PLUS .
    Esta casilla (de selección) solo se muestra cuando el ítem de prima tiene un
    ID de programa federal
     de
    Préstamo PLUS para graduados
     o
    Préstamo PLUS
     .
    Empaquetar una vez
    Seleccione esta opción para bloquear la prima después de que Workday la empaquete una vez.
    Sin redondeo
    Seleccione esta opción para evitar que Workday redondee los importes de prima al empaquetar la ayuda financiera. Si no se selecciona esta opción, Workday redondea los importes de prima al número entero más próximo y aplica las desviaciones al desembolso final de la prima.
    Esta casilla (de selección) solo se muestra cuando el ítem de prima tiene un
    ID de programa federal
     distinto de
    Préstamo PLUS para graduados, Préstamo PLUS, Préstamo directo con subvenciones
     o
    Préstamo directo no subvencionado
     .
    Bloquear desembolsos
    Seleccione esta opción para evitar que Workday reduzca el importe empaquetado de una prima desembolsada por debajo del importe ya desembolsado, aunque la elegibilidad de la prima del alumno cambie al volver a ejecutar el paquete. Ejemplo: el alumno era elegible para un desembolso de préstamo federal sin subsidio y lo recibió. Abandonan cursos y pasan de ser estudiantes de tiempo completo a ser estudiantes de medio tiempo. Cuando vuelve a empaquetar la ayuda financiera del alumno con la opción
    Bloquear desembolsos
     seleccionada, Workday no reducirá la prima de ayuda financiera del alumno por debajo del importe que ya se ha desembolsado, incluso si el reempaquetado muestra que ya no es elegible para ese importe.
    Workday sobrescribe la configuración de
    Bloqueo de desembolsos
     con los cambios que realice manualmente en una prima y bloquea mediante la tarea
    Edición de total de asistencia financiera
     , los cambios en las estrategias de empaquetado, etc.
    Dado que los desembolsos de la subvención Pell pueden variar en función de la
    Fecha de recálculo Pell
     , Workday recomienda no seleccionar la casilla (de selección) de los ítems de prima de la subvención Pell.
    Ordenación de concesión
    Identifique el orden en el que desea que se muestren los ítems de prima . Puede consultar el orden en el informe
    Búsqueda de ítems de prima de alumno
     .
    Puede utilizar hasta 4 caracteres. El orden es alfabético. Ejemplo:
    a
     antes de
    b
     ,
    ab
     antes de
    ba
     y
    aaa
     antes
    de aab
     .
    Estado de concesión inicial
    El estado de la prima cuando la empaqueta por primera vez. El estado cambia si selecciona la casilla (de selección)
    concesiones provisionales
     al ejecutar las tareas
    Empaquetar ayuda financiera de méritos
     o
    Empaquetar ayuda financiera de necesidad
     .
    Si deja el campo vacío, el estado se rellena automáticamente como
    Aceptado
     , a menos que el tipo de ítem de prima sea
    Préstamo
     o
    Estudio y trabajo
     . Cuando el tipo de ítem de prima es
    Préstamo
     o
    Estudio-trabajo
     , el estado se rellena automáticamente como
    Ofrecido
     .
    Elementos de acción
    Seleccione los elementos de acción que desea asignar a los alumnos. Cuando los alumnos recibir esta prima en un paquete de ayuda financiera, pueden ver los elementos de acción seleccionados en Mis tareas.
    Método de necesidad
    Seleccione un método de necesidad para usarlo en combinación con la estrategia de paquete, para determinar cómo afecta la prima a la necesidad no satisfecha del alumno y al costo de asistencia (COA) no satisfecho:
    • Sustitución de EFC/SAI
       : seleccione esta opción cuando la prima pueda sustituir la Contribución familiar prevista o el Índice de ayuda al alumno del alumno después de cubrir cualquier necesidad de ayuda financiera restante. Ejemplo: préstamos no subvencionados directos, préstamos PLUS.
    • Impacto en necesidad
       : seleccione esta opción cuando la prima afecte a la necesidad de ayuda financiera del alumno. Ejemplo: subvenciones estatales, préstamos directos subvencionados.
    • Sin efecto en necesidad
       : seleccione esta opción cuando la prima no afecte a la necesidad de ayuda financiera del alumno ni a su elegibilidad para otras formas de ayuda.
    En una estrategia de paquete de méritos:
    • Sustitución de EFC/SAI
       : seleccione esta opción cuando la prima pueda sustituir la Contribución familiar prevista o el Índice de ayuda al alumno del alumno después de cubrir cualquier necesidad de ayuda financiera restante. Ejemplo: Préstamos directos no subvencionados, préstamos PLUS.
    • Impacto en necesidad
       : seleccione esta opción para reducir la necesidad no satisfecha y el COA no satisfecho del alumno. Si selecciona
      Impacto necesario
       , Workday recomienda empaquetar manualmente la prima o configurar un cálculo para evaluar la elegibilidad del alumno y determinar el importe para el que es elegible.
    • Sin efecto en necesidad
       : seleccione esta opción para reducir el COA no satisfecho del alumno, pero no su necesidad no satisfecha.
    Cuando estos métodos de necesidad están en una estrategia de paquete de méritos y selecciona la casilla (de selección)
    COA obligatorio
     , Workday limita el importe de prima al COA no satisfecho del alumno. Si no selecciona la casilla (de selección)
    COA obligatorio
     , el importe de la prima podría superar el COA no satisfecho del alumno.
    En una estrategia de empaquetado de necesidades:
    • Sustitución de EFC/SAI
       : seleccione esta opción cuando la prima reduzca la necesidad no satisfecha y el COA no satisfecho de un alumno. Workday limita la prima al COA no satisfecho del alumno.
    • Impacto en necesidad
       : seleccione esta opción cuando la prima reduzca la necesidad no satisfecha y el COA no satisfecho de un alumno. Workday limita la prima a la necesidad no satisfecha del alumno.
    • Sin efecto en necesidad
       : seleccione esta opción cuando la prima no reduzca la necesidad no satisfecha de un alumno, pero sí su COA no satisfecho. Workday limita la prima a la necesidad no satisfecha del alumno.
    Acción permitida de alumno
    Especifique cómo pueden responder los alumnos a la oferta de prima . Seleccione
    Aceptar parcial
     si los alumnos pueden aceptar menos del importe total de la prima .
    Asignación de elementos de acción solo para concesiones aceptadas
    Seleccione la casilla (de selección) para asignar elementos de acción para la prima solo si el alumno acepta la prima en lugar de cuando la prima se empaqueta como se ofrece.
  4. Mientras cumplimenta la ficha
    Cálculos
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Elegibilidad
    Cálculo
     : seleccione o cree un cálculo que evalúe si un alumno es elegible para la prima. Deje el campo vacío si todos los alumnos son elegibles. Ejemplos: el promedio de notas es de 3,95 o superior, o Unidad académica = Facultad de administración de empresas.
    Compruebe la frecuencia del ítem de prima si actualiza manualmente este campo. Workday revierte automáticamente el valor
    de Frecuencia
     a
    Año de concesión
     .
    Cálculo provisional
     : seleccione esta opción para crear o utilizar un cálculo provisional de elegibilidad. Los cálculos provisionales de elegibilidad le permiten determinar si desea incluir un ítem de prima en un paquete de ayuda financiera en función de lo siguiente:
    • Cálculos de elegibilidad
    • La presencia o ausencia de otra ayuda financiera en el mismo paquete.
    Importe
    Cálculo
     : seleccione o cree un cálculo para calcular el importe de prima . Esta regla de cálculo devuelve el importe máximo que Workday puede prima a un alumno para la
    Frecuencia
     seleccionada.
    Workday proporciona cálculos para determinadas primas para que no tenga que configurar los suyos propios. En el caso de:
    • Becas Pell, seleccione
      Pell
       .
    • Préstamos federales directos, seleccione
      Préstamo federal directo
       .
    Cálculo provisional
     : seleccione o cree un cálculo provisional de importe. Los cálculos provisionales de importe le permiten calcular un importe personalizado para el ítem de prima . El importe dependiente de cuánto haya recibido el alumno de ítems de prima anteriores en el mismo paquete. Workday calcula el importe en función de una
    Frecuencia
     de
    Periodo académico
     .
    Frecuencia
    Seleccione si la regla de cálculo muestra el importe máximo de prima para un
    Periodo académico
     o un
    Año de concesión
     .
    Debe seleccionar una
    Frecuencia
     de
    año de concesión
     para los siguientes tipos de prima :
    • Préstamo directo con subvención
    • Préstamo directo sin subvenciones
    Límite contable
    Seleccione el importe máximo que su institución puede prima para el año de prima de ayuda financiera . El límite se aplica a todas las primas asociadas con el límite contable, no solo a esta prima.
    Workday aplica el límite contable al empaquetar las concesiones, independientemente de los cálculos que puedan hacer que se supere.
    Puede utilizar un límite contable que esté dentro del mismo nivel o de una unidad académica superior que el ítem de concesión de alumno .
  5. Mientras cumplimenta la cuadrícula
    Límites de concesión individual
     , tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Un ítem de prima puede tener hasta 6 límites, cada uno con una frecuencia diferente. Si define varios límites, el proceso de empaquetado aplica el más estricto.
    Opción Descripción
    Tipo de límite
    Seleccione el tipo de límite para la prima.
    • Importe máximo de periodo académico
       : establece el importe máximo de la prima que un alumno puede recibir en un periodo académico.
    • Importe mínimo de periodo académico
       : establece el importe mínimo de la prima que un alumno puede recibir en un periodo académico.
    • Importe máximo de año de concesión de ayuda financiera
       : establece un límite sobre la cantidad que un alumno puede recibir en un año de prima de ayuda financiera .
    • Importe máximo de por vida
       : establece un límite sobre la cantidad que un alumno puede recibir por todos los años inscritos en un centro de estudios.
    • Número máximo de periodos académicos de por vida
       : establece un límite en el número de periodos académicos en los que un alumno puede recibir la prima para todos sus años inscritos en un centro de estudios.
    • Número máximo de periodos académicos en cada año de concesión de ayuda financiera
       : establece un límite en el número de periodos académicos en los que un alumno puede recibir la prima en un año de prima de ayuda financiera .
    Mínimo
    Introduzca el importe mínimo que puede prima al alumno. Solo se aplica al tipo de límite
    Importe mínimo de periodo académico
     .
    Máximo
    Introduzca el importe máximo que puede prima a un alumno. Se aplica a todos los tipos de límite excepto
    a Importe mínimo de periodo académico
     .
  6. Si el
    Tipo
     de prima es
    Préstamo
     , introduzca los detalles
    de la comisión de préstamo
     .
    Cree una comisión de préstamo para cada año, aunque no haya cambiado con respecto al año anterior. Si no configura una comisión de préstamo para el año actual, podría resultado una comisión de préstamo del 0 %, lo que podría afectar al procesamiento del préstamo.
    Puede utilizar una comisión de préstamo que esté dentro del mismo nivel o unidad académica y nivel que el ítem de concesión de alumno .
  7. Mientras cumplimenta la ficha
    Desembolso
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Grupo de prioridad de pago
    El orden en el que se pagan los cargos de alumno.
    Ejemplo: si define el orden como
    Matrícula
     ,
    Vivienda
     y
    Suministros
     , el trabajo
    Desembolso de pagos
     paga los cargos en ese orden.
    Condiciones de elegibilidad de desembolso
    Seleccione las condiciones de elegibilidad que los alumnos deben cumplir para poder desembolsarles fondos. ConsulteReferencia: condiciones de elegibilidad de desembolso .
    Si no desea que se desembolse un ítem de prima debido a una retención pendiente, seleccione
    Existe retención de desembolso
     . Si hay una retención de desembolso, la prima no se desembolsará hasta que resolver la retención.
    Cálculo de elegibilidad de desembolso
    Seleccione o cree un cálculo que evalúe si un alumno es elegible para recibir un desembolso de la prima.
    Ejemplo: cree un cálculo que compruebe el estado de inscripción de los alumnos antes de desembolsar una prima de beca Pell .
    Regla de programa de desembolso
    Controla el programa de desembolso que se va a utilizar. Si se aplica más de un horario, esta regla especifica las condiciones para usar cada uno.
    Puede utilizar una regla de programa de desembolso que esté dentro del mismo nivel o de una unidad académica superior que el ítem de concesión de alumno .
    Regla de prorrateo de desembolso
    Especifique cómo prorratear las concesiones cuando el estado de carga de desembolso de un alumno difiere de su estado de carga de empaquetado.
    Ejemplo: si un alumno tiene un estado de carga de tiempo completo para empaquetado pero un estado de carga de medio tiempo para desembolso, puede recibir un importe prorrateado de la prima.
    Reembolsable
    Permita que Workday genere una devolución cuando una concesión de alumno tenga un saldo sin aplicar.
    Efecto de 1098-T
    Especifique las casillas del 1098-T a las que afecta la prima , si las hubiera.
    Si debe cambio (noun), cambiar (verb) el efecto después de incluir la prima en el proceso 1098-T para años anteriores, Workday recomienda crear un nuevo ítem de prima para evitar que afecte a los cálculos anteriores.
    Pago anticipado
    Seleccione la casilla (de selección) para mostrar el importe de prima de acuerdo con la
    Regla de visualización de pago anticipado
     .
    Regla de visualización de pago anticipado
    Identifica las condiciones para mostrar los pagos de ayuda financiera anticipados y el plazo para mostrarlos.
    Si selecciona
    Pago anticipado
     y deja este campo vacío, Workday siempre muestra el pago anticipado.
    Puede utilizar una regla de visualización de pago anticipado que se encuentre únicamente en el mismo nivel o en una unidad académica superior que el ítem de concesión de alumno .
  8. Si el
    tipo
     de prima es
    Estudio-trabajo
     , introduzca los detalles de Estudio-trabajo en la ficha
    Estudio-trabajo
     :
    Opción Descripción
    Condiciones de pago de estudio y trabajo
    Configure las condiciones de elegibilidad para los pagos de estudio y trabajo.
    Conjunto de asignaciones de estudio y trabajo
    Seleccione una asignación para los pagos de estudio y trabajo.
    Límite de pago
    Seleccione si Workday debe calcular los importes máximos de estudio y trabajo restantes para un alumno por año de prima o por cada periodo académico.
  9. Mientras cumplimenta la ficha
    Contabilidad
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Categoría de gasto
    Identifica agrupaciones lógicas para facilitar la búsqueda y la generación de informes. También asocia los ítems de prima con sus reglas de contabilización en cuenta. Estas reglas indican dónde se contabilizan los asientos en las cuentas de libro mayor.
    Se aplica cuando el
    Tipo
     es
    Subvención
     y el
    Origen
     es
    Institucional
     . Workday requiere que seleccione una opción en esta lista de valores si ha seleccionado la casilla (de selección)
    Asignable
     en la sección de cabecera.
    Empresa de gasto de sustitución
    Dirija el gasto a una empresa que no esté asociada a la unidad académica. Si no selecciona una empresa de gasto de sustitución , Workday contabiliza el gasto en la empresa de la unidad académica.
    • Puede seleccionar entre empresas de la misma jerarquía que la empresa de la unidad académica institucional .
    • Solo puede especificar empresas de gasto de sustitución para ítems de prima asociados a unidades académicas institucionales.
    • No puede editar este campo una vez que existan transacciones para el ítem de concesión de alumno .
    Solo puede sustituir las empresas de gasto para los ítems de prima que estén asociados a unidades académicas institucionales.
    Worktags relacionados
    Defina los worktags relacionados para este objeto mediante los tipos de worktag relacionados que configure en la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag relacionado
    . Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de la columna
    Worktag por defecto
     cuando selecciona el objeto en la transacción.
Los ítems de prima ya están disponibles para el empaquetado de ayuda financiera .
Puede utilizar el informe
Búsqueda de ítems de concesión de alumno
 para consultar y editar ítems de prima .
Asigne el ítem de prima a una o varias estrategias de paquete de prima .