Creación de reglas de prioridad de pago
Seguridad: dominio
Set Up: Student Payments
en el área funcional Student Financials. Los grupos de prioridad le permiten controlar cómo aplica Workday los pagos a los cargos. El grupo de precedencia asociado a un contrato de concesión, pago, exención o patrocinador de alumno identifica:
- Qué cargos puede cubrir la prioridad de pago, por tipo de cargo, ítems de cargo de alumno específicos o una combinación.
- El marco temporal de la solicitud para seleccionar cargos elegibles, como el actual o cualquier periodo académico.
- El marco temporal de anulación de aplicación en el que el pago puede anular su aplicación.
- El orden de pago de cargos, como el cargo más antiguo o el periodo académico más antiguo primero.
- Cualquier ítem de cargo excluido
Puede priorizar los pagos de un grupo de prioridad sobre los demás clasificándolos.
Ejemplo: tanto los pagos reembolsables como los no reembolsables pueden pagar la matrícula. Workday recomienda aplicar primero los pagos no reembolsables, para que pueda reembolsar al alumno cualquier pago de matrícula en exceso. Puede crear dos grupos de prioridad en los que cada uno incluya cargos de matrícula y asocie el grupo de prioridad de mayor rango al ítem de pago no reembolsable.
Workday también puede intercambiar un pago aplicado anteriormente en función de los grupos de prioridad.
Ejemplo: Workday aplica un pago reembolsable a la matrícula de un alumno. Unas semanas después, recibe un pago no reembolsable que también puede cubrir la matrícula. En función de la clasificación del grupo de prioridad o siempre que el grupo de prioridad de pago no reembolsable tenga una prioridad o clasificación más alta, Workday:
- Aplica el nuevo pago no reembolsable.
- Anula la aplicación del pago reembolsable anterior.
A medida que crea más grupos y reglas más complejas, los grupos de prioridad de pago pueden ser más difíciles de gestionar. Antes de crear grupos de prioridad, determine qué grupos necesita y si hay dependencias.
- Acceda a la tareaMantenimiento de grupos de prioridad de pago de alumno.
- Seleccione laInstitución.Todas las unidades académicas y los niveles académicos comparten las mismas reglas de grupo de prioridad.
- Mientras cumplimenta la secciónConfiguración de anulación de aplicación de pago, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Límite de cancelación de solicitud de pago por años de concesión (todos los grupos de precedencia)Seleccione esta opción para limitar las anulaciones de solicitud de pago a los últimos años de concesión de ayuda financiera especificados.Desmarque esta opción para anular la aplicación de todos los pagos de los cargos y volver a aplicarlos al revaluar los cargos de un alumno.Las solicitudes de pago de años de concesión anteriores rara vez cambian, lo que provoca que las anulaciones de solicitudes de años de concesión anteriores aumenten el volumen de procesamiento innecesariamente. Para mejorar el rendimiento, Workday recomienda limitar las anulaciones de solicitud de pago a un año.Número de años de concesiónEspecifique en qué fecha anterior Workday anula la aplicación de pagos.Ejemplo: introduzca2para limitar las anulaciones de solicitud de pago al año de concesión actual y al anterior. - Mientras cumplimenta la secciónConfiguración de grupos de prioridad de aplicaciones de pago, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción OrdenDefina el orden para el intercambio de pagos. Workday recomienda ordenar los grupos de prioridad de la siguiente manera:- De más a menos restrictivo. Ejemplo: Matrícula antes de Matrícula y tasas.
- De no reembolsable a reembolsable Ejemplo: pagos no reembolsables antes de pagos en efectivo reembolsables.
Ejemplo: el 15 de agosto, un progenitor paga todos los cargos de otoño de su alumno con un pago equivalente a efectivo reembolsable. El 15 de septiembre, el alumno recibe una beca no reembolsable solo para matrícula. Dado que el grupo de precedencia de la beca tiene un orden superior al grupo de precedencia del pago, Workday intercambia los pagos. La beca ahora paga los cargos de matrícula y el pago tiene un saldo a cuenta parcial sin aplicar.Grupo de prioridadIntroduzca un nombre para su grupo de prioridad.DescripciónPuede introducir una descripción, añadir un vínculo externo a su propia documentación o ambas cosas (opcional).Marco temporal de solicitudEspecifique qué cargos puede cubrir un pago, en función del periodo académico o del Año de concesión actual al que se aplican los cargos.- Cualquiera: Workday paga los cargos de cualquier Periodo académico.
- Periodo académico actual: Workday paga los cargos que coinciden con el periodo académico del pago.Ejemplo: los pagos del otoño de 2023 solo pueden cubrir los cargos de ese periodo.
- Periodos académicos actuales y futuros: Workday paga los cargos en el periodo académico de los periodos de pago y futuros.Ejemplo: los pagos realizados durante el otoño de 2023 pueden satisfacer los cargos de ese periodo y de la primavera de 2024.
- Periodos académicos actuales y futuros en año de concesión: Workday paga los cargos en el periodo académico del pago y en periodos futuros dentro del mismo año de concesión.Ejemplo: para el año de concesión 2023-2024, los pagos realizados durante el otoño de 2023 pueden satisfacer los cargos de ese periodo y la primavera de 2024.
- Periodos académicos actuales y anteriores: Workday paga cargos sin restricciones de año de concesión.Ejemplo: los pagos del otoño de 2023 pueden cubrir los cargos de la primavera o el otoño de 2023.
- Periodos académicos actuales y anteriores en año de concesión: Workday paga los cargos en el periodo académico del pago y en cualquier periodo anterior dentro del mismo año de concesión.Ejemplo: para el año de concesión 2023-2024, los pagos realizados durante la primavera de 2024 pueden satisfacer los cargos del otoño de 2023.
- Año de concesión actual: Workday paga los cargos de cualquier periodo académico que esté en el mismo año de concesión que el pago.Ejemplo: para el año de concesión 2023-2024, los pagos realizados durante la primavera de 2024 pueden satisfacer los cargos del otoño de 2023.
Plazo de anulación de solicitudPuede añadir criterios adicionales a cada grupo de prioridad para especificar el marco temporal en el que se puede anular la aplicación del pago (opcional). Este campo funciona con los criterios de la secciónConfiguración de cancelación de aplicación de pagoen el nivel Institucional y se aplica cuando ambos son válidos.- Periodo académico: Workday solo puede anular la solicitud antes de que finalice el periodo académico del pago.
- Año de concesión: Workday solo puede anular la solicitud antes de que finalice el año de concesión del pago.
- No anular aplicación: cuando el pago tiene alguna aplicación, Workday no anulará la aplicación del pago. Este estado permite a Workday aplicar cualquier importe a cuenta restante a los cargos. Todavía puede anular manualmente la aplicación del pago.
Criterio de ordenaciónPriorizar los cargos elegibles cuando un pago no los cubra todos. Con las últimas 3 opciones, si más de un cargo tiene la misma prioridad, Workday sigue el orden en la columnaTipo de cargo.- Orden de cargo: Workday paga los cargos según el orden de la columnaTipo de cargo. Cuando hay varios cargos del mismo tipo, Workday prioriza el cargo creado en primer lugar.
- Periodo académico actual primero: Workday prioriza los cargos en el periodo académico actual primero y, a continuación, por el periodo académico más antiguo, aplicando el orden de tipos de cargo dentro de cada periodo académico.
- Periodo académico más antiguo primero: Workday prioriza los cargos del periodo académico más antiguo en primer lugar, aplicando el orden de tipos de cargo dentro de cada periodo académico.
- Fecha de vencimiento de cargo más antigua: Workday paga primero el cargo con la fecha de vencimiento más antigua. Cuando más de un cargo tiene la misma fecha de vencimiento, Workday prioriza según el orden de cargo.
Solo cargos elegibles de Título IVSeleccione esta casilla para restringir los pagos solo a ítems de cargo con una clasificación de Título IV que cumplan los camposTipo de cargoyCriterios de marco temporal.Puede aplicar la ayuda a estudios a cargos no institucionales antes de generar devoluciones en los siguientes casos:- Desmarque esta casilla.
- Los alumnos autorizan la Autorización de ayuda federal para estudiantes.
- O ambos.
En el caso de las instituciones del programa de ayuda financiera del Título IV, su grupo de precedencia debe:- Clasifique el ítem de cargo para recuperación de devolución como Título IV.
- Seleccione la casillaCargos elegibles de Título IV.
- Incluya el tipo de cargoRecuperación de devolución.
Ejemplo: puede aplicar la ayuda a los alumnos a las multas de biblioteca cuando incluye el tipo de cargoMultas de bibliotecaen el grupo de prioridad y:- No selecciona la casillaCargos elegibles de Título IV.
- Los alumnos autorizan la Autorización de ayuda federal para estudiantes.
Tipo de cargoPuede especificar los tipos de cargo que puede satisfacer un pago (opcional). Enumere los tipos de cargo por importancia cuando seleccione la opciónOrden de cargopara elCriterio de ordenación.Para desembolsar su ayuda financiera y sus contratos de patrocinador, adjunte el tipo de cargoRecuperación de devolucióna al menos un grupo de precedencia por institución. El ítem de pago debe tener configurado el tipo de cargoRecuperación de devoluciónen el grupo de prioridad para pagar el cargo de recuperación de devolución. Workday recomienda añadir el tipo de cargo para recuperación de devolución a todos los grupos de prioridad de pago pertinentes, excepto:- Como tipo de cargo para grupos de especialidad como los del seguro médico o los cargos por demora.
- En grupos de prioridad que no son reembolsables.
En el caso de las instituciones del programa de ayuda financiera del Título IV, su grupo de precedencia debe:- Clasifique el ítem de cargo para recuperación de devolución como Título IV.
- Seleccione la casillaSolo cargos elegibles de Título IV.
- Incluya el tipo de cargoRecuperación de devolución.
Exclusión de ítem de cargoPuede especificar los ítems de cargo relacionados con el tipo de cargo seleccionado que un pago debe excluir al aplicar (opcional). Workday solo aplica los ítems excluidos para esa filade Tipo de cargoespecífica.Inclusión de ítem de cargoPuede especificar ítems de cargo para incluirlos en una fila de prioridad específica para el pago (opcional).