Creación de categorías de gasto
Seguridad: dominio
Set Up: Spend Categories
en el área funcional Common Financial Management.Es posible crear categorías de gasto para clasificar:
- Activos
- Ítems de gasto
- Ítems de inventario
- Ítems de compra
- Ítems de catálogo de proveedor
- Código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC)
- Instituto nacional de compras gubernamentales (NIGP)
- Acceda a la tareaMantenimiento de categorías de gasto.
- Seleccione la opciónImportar categoría de gasto existentepara añadir categorías de gasto existentes a las jerarquías de categorías de gasto (opcional).
- Mientras cumplimenta la secciónDetalle de categoría de gasto, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Detalle de mercancíasIntroduzca un nombre de referencia alternativo que sirva a los usuarios para buscar la categoría de gasto.Si ya asocia las categorías de gasto a códigos de mercancías en las tareasCreación de código de mercancíasyEdición de código de mercancías, deje este campo en blanco.Visualización de categoría de gastoElija una opción para determinar cómo se muestran las jerarquías de categorías de gasto y los códigos de mercancías en Workday.La opción que seleccione se imprimirá en las órdenes de compra y los contratos de proveedor.Uso en categoría de gastoElija uno de los siguientes tipos de uso:- Pago ad hoc: incorpore otros tipos de uso si quiere utilizar esta categoría de gasto en facturas de proveedores, aprovisionamiento y gastos.
- Gasto: los trabajadores utilizan estas categorías de gasto en las líneas de autorización y de informe de gasto.
- Aprovisionamiento: se utiliza en los siguientes casos:
- Peticiones
- Órdenes de compra
- Notas de recepción
- Devoluciones
- Contratos de proveedor
- Ítems de compra
- Activos arrendados
Workday incluye automáticamente el uso de la categoría de gastoFactura de proveedorsi se ha guardado la categoría de gasto con usoAprovisionamiento. - Factura de proveedor: se utiliza en los siguientes casos:
- Facturas de proveedor
- Ajustes de facturas de proveedores
- Facturas de proveedores periódicas
- Facturas de activos arrendados
Inactivo/aSeleccione esta opción para que la categoría de gasto no se muestre en los documentos de gestión ni en las listas de valores de categoría de gasto.Puede utilizar una categoría de gasto inactiva en los documentos de gestión introduciendo su nombre en las listas de valores. La desactivación de una categoría de gasto no modifica los datos históricos ni afecta a las transacciones anteriores.Origen de satisfacciónActive este campo seleccionando la opciónAprovisionamientoen la lista de valoresUso en categoría de gasto.Marque esta opción si desea que se rellenen de forma automática los camposOrden de compraoInventarioen el origen de satisfacción al crear peticiones en esta categoría de gasto.El valorInventarioúnicamente se muestra cuando se selecciona la opciónÍtems en stockde la secciónSeguimiento de inventario.ClasificaciónSeleccione Bienes o Servicios para clasificar las categorías de gasto como bienes o como servicios, respectivamente. Utilice esta opción para informes de impuestos y reglas de impuestos por defecto.WorktagsDefina los worktags relacionados para este objeto mediante los tipos de worktag relacionados que configure en la tareaMantenimiento de uso de worktag relacionado. Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de la columnaWorktag por defectocuando selecciona el objeto en la transacción. - Mientras cumplimenta la secciónCargos de impuestos y adicionales, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Aplicabilidad de impuesto por defectoEspecifique cómo se aplican los impuestos a las transacciones de bienes y servicios en esta categoría de gasto. También es posible definir reglas de impuestos sobre ítems para definir un comportamiento por defecto de aplicabilidad de impuestos más detallado. A continuación, puede cambiar el valor por defecto dentro de la transacción.Asignar fleteAsignar otros cargosElija esta opción al definir la categoría de gasto de la asignación cuando desee asignar el flete y otros cargos de las cabeceras de los documentos a las líneas.Estos costos en destino se convierten en parte del costo de adquisición de un ítem de línea. La asignación se aplica a:- Órdenes de compra
- Facturas de proveedor
- Ajustes de factura de proveedor
- Pagos ad hoc
- Mientras rellena la secciónSeguimiento de activo, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Realizar seguimiento de ítemsElija esta opción para activar el seguimiento de custodia de los activos asignados a esta categoría de gasto. Lleve a cabo un seguimiento de los activos para entregar activos con esta categoría de gasto a los trabajadores.Si una categoría de gasto de la que se puede hacer un seguimiento también contiene un uso en gastos, debe registrar manualmente los activos que se incluyen en los informes de gastos. No es posible configurar el proceso de gestión del informe de gastos para iniciar un evento de registro de activos automáticamente.IntangibleEsta opción está disponible cuando seleccionaRealizar seguimiento de ítems. Elija esta opción para definir la categoría de gastoIntangiblepor defecto, como suscripciones de software y derechos de servicio. En las categorías de gasto que contengan el atributoIntangiblees necesario llevar a cabo un seguimiento de los ítems.Únicamente es posible crear activos definidos con la categoría de gastos intangibles por defecto a partir de líneas de nota de recepción de contrato, no directamente a partir de órdenes de compra o facturas de proveedores.La opciónArrendamientono se puede elegir cuando se ha seleccionado la opciónIntangible.ArrendamientoEsta opción está disponible cuando seleccionaRealizar seguimiento de ítems. Elija esta opción para designar la categoría de gasto que se va a utilizar con los activos arrendados financieros y operativos. Workday crea activos definidos con la categoría de gastoArrendamientode las líneas de contrato del proveedor.No es posible seleccionar la opciónIntangiblecuando se ha elegido la opciónArrendamiento.Clase de activo por defectoElija esta opción para asignar una clase de activo a esta categoría de gasto.Configure clases de activo en la tareaMantenimiento de clases de activo.Tipo de activo por defectoElija esta opción para definir un tipo de propiedad de activo en la categoría de gasto.Configure los tipos de activo en la claseMantenimiento de tipos de activo. - Mientras rellena la secciónSeguimiento de inventario, tenga en cuenta lo siguiente (solo en el inventario):
Opción Descripción Ítems en stockElija la opción para activar esta categoría de gasto en los ítems en stock.Workday considera los ítems asociados a esta categoría de gasto como ítems de inventario o disponibles en existencias.Un ítem fuera de stock es un ítem de compra o de proveedor con una categoría de gasto que no tiene seleccionada la casilla Ítem en stock.Ejemplo: la categoría de gasto Suministros de oficina con ítems como Lámpara de escritorio o Tóner de impresora. Suministros de oficina no están marcados como Ítems en stock.Tratamiento contable de inventarioEn el tratamiento contable de inventario elija la opciónGastooInventario.- Los elementos cuyo tratamiento contable seaInventariose consideran activos en el momento en el que se almacenan y posteriormente se registran como gasto cuando se entregan, se transfieren o se ajustan a la baja.
- Los elementos cuyo tratamiento contable seaGastose cargan como gasto cuando se almacenan y se lleva a cabo un seguimiento de los saldos de cantidad a partir de ese momento.
- Si se conecta a sitios web de proveedores mediante un enlace externo, identifique todos los rangos de códigos de mercancías estándar que coincidan con su categoría de gasto en la cuadrículaAsignación de código de mercancías de vínculo de proveedor.Cuando se conecta al sitio web de un proveedor durante la petición mediante un enlace externo, el sitio web del proveedor mostrará un código de mercancía. Workday identifica la categoría de gasto en función del rango del código en el que se encuentra. Workday también almacena este código en la orden de compra que se genera a partir de la petición cuando se devuelve la orden de compra al proveedor mediante XML.En el caso de las órdenes de compra que no proceden de una petición, puede identificar un código de mercancía concreto al enviar las órdenes de compra a sus proveedores a través de XML. Introduzca el mismo código en los camposRango inicialyRango finaly compruebe que ha seleccionado la opciónUso en orden de compra.
- Active los tipos de identificador de ítem alternativos en las categorías de gasto a fin de recoger los identificadores de los ítems de compra, como el número de pieza del proveedor o el número de pieza del fabricante.
- Cree jerarquías de categorías de gastos y segmentos de seguridad de categorías de gastos (opcional).
- Desactive las categorías de gasto que ya no se utilicen.