Creación de órdenes de compra
- Cree categorías de gasto para órdenes de compra. Consulte Creación de categorías de gasto.
- Especifique laOpción de emisión deorden de compra en la tareaCreación de proveedorpara cada proveedor.
- Configure el proceso de gestiónEvento de orden de compray la política de seguridad en el área funcional Procurement.
- Seguridad:dominio Process: Purchase Order - Create/Editen el área funcional Procurement.
Puede crear órdenes de compra para emitirlas a proveedores.
Para realizar un seguimiento de las órdenes de compra por tipos de orden de compra, cree tipos de orden de compra en la tarea
Mantenimiento de tipos de orden de compra
.- Acceda a la tareaCreación de orden de compra.
- Mientras cumplimenta la secciónResumen, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Conexión de origen de ordenSeleccione un sitio de proveedor específico en el que desee emitir órdenes de compra. Workday rellena automáticamente las opciones de la tareaEdición de conexiones de origen de ordeny los siguientes campos, en función de las conexiones de origen de orden, en lugar del proveedor:- Correo electrónico de emisión de orden de compra por defecto
- Opción de emisión de orden de compra
- Método de envío
- Condiciones de envío
Importe de fleteOtros cargosPuede rellenar automáticamente estos costos de aterrizaje desde la cabecera del documento en las líneas. Añada una categoría de gasto que sea elegible para la asignación de fletes y otros cargos a al menos una línea, según lo definido en la tareaMantenimiento de categorías de gasto.Ejemplo: compra un equipo grande y tiene una línea para el equipo en sí y otra para la instalación.Reconocimiento previstoCuando configura el proveedor para que espere los POA automáticamente, puede desmarcar esta casilla para órdenes de compra individuales. - Mientras cumplimenta la secciónCondiciones e impuestos, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Condiciones de pagoTipo de pago por defectoSe rellena automáticamente a partir de las secciones Valores por defecto de orden de compra y Valores por defecto de pago de la tareaCreación de programa de orden de compra para contrato de proveedor.Fecha de vencimientoSeleccione la fecha de vencimiento para el cumplimiento del pedido.Condiciones de envíoMétodos de envíoInstrucciones de envíoWorkday muestra la información de envío en función de cómo se haya definido en la tareaMantenimiento de información de envío. Workday selecciona el origen de la información de envío en este orden de prioridad:- Conexión de origen de orden
- Proveedor
- Empresa
- Entorno de cliente
Puede especificar un método de envío al emitir órdenes de compra con EDI 850 para facilitar los pedidos urgentes. Utilice el campoCódigo EDIpara especificar un método de envío a su proveedor mediante transacciones EDI 850.Contrato de proveedorSeleccione un contrato de proveedor al que aplicar esta orden de compra.Cuando una petición especifica un contrato de proveedor y es la base para el abastecimiento de esta orden de compra, la información del contrato de proveedor se rellena automáticamente en la orden de compra.Contrato de proveedor por defectose muestra si selecciona la casillaActivar consolidación de peticiones entre contratos de proveedordurante la definición del entorno de cliente.Opción de impuesto por defectoWorkday rellena automáticamente este valor del proveedor. Si el perfil de proveedor no tiene una opción de impuesto definida o desea sustituirla, seleccione una opción de impuesto.Workday rellena automáticamente la opción de impuesto en la línea de la cabecera, pero puede sustituirla en el nivel de línea.Código de impuesto por defectoSe rellena automáticamente con valores del proveedor. Si no define el código de impuesto por defecto o lo sustituye, seleccione uno.El código de impuesto de la cabecera se rellena automáticamente en las líneas del documento de aprovisionamiento, que puede sustituir. - Mientras cumplimenta la secciónInformación de contacto, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Opción de emisiónSi no ha especificado ninguna opción de expedición, Workday rellena la opciónImprimirexpedición, que requiere un formato de impresión. - Mientras cumplimenta la fichaLíneas de bienes, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Aplicabilidad de impuestoSe rellena automáticamente a partir de la regla de impuestos específica del ítem en función de la dirección de envío, primero por ítem de compra y luego por categoría de gasto.Código de impuestoSi el ítem está sujeto a impuestos, el código se rellena automáticamente a partir delCódigo de impuesto por defectode la cabecera, que puede sustituir.Si lo ha configurado en la tareaCreación de regla de impuestos de transacciones para país, Workday lo rellena automáticamente aquí.Recuperabilidad de impuestoWorkday rellena automáticamente el porcentaje recuperable en la línea de transacción en función de la aplicabilidad de impuesto y el código de impuesto especificados. Puede sustituir esta selección. Cuando especifica la recuperabilidad de impuesto, Workday aplica el porcentaje recuperable y el método de asignación al importe de impuesto para los tipos impositivos dentro de un código de impuesto.Utilice la tareaMantenimiento de recuperabilidades de impuestopara especificar la recuperabilidad de impuesto de varios tipos impositivos para cada código de impuesto.Opción de impuestoSeleccioneCalcular impuesto autoliquidablecuando los proveedores o perceptores no cobren impuestos. De lo contrario, seleccioneCalcular impuesto adeudado a proveedorcuando un proveedor o perceptor vaya a cobrar impuestos. La opción de impuesto que seleccione se aplicará a determinados documentos que Workday genera a partir de la orden de compra.Solicitado sin cargoMostramos un campoSolicitado sin cargoen:- Líneas de orden de compra creadas a partir de líneas de petición marcadas como sin cargo.
- Órdenes de cambio para órdenes de compra que tienen una línea de bienes sin cargo relacionada.
Sin cargono es válido para órdenes de compra independientes, ya que solo puede seleccionar el campo en la petición.EntregaTipo de envíose rellena automáticamente cuando activa ítems en stock en la categoría de gasto.Introduzca un Tipo de envío de:- Reaprovisionamiento de inventariopara almacenar bienes en un centro de gestión de inventario.
- Reaprovisionamiento de acopio a medidaal reaprovisionar una ubicación de acopio a medida.
No introduzca unTipo de entregasi los bienes van directamente a un usuario.El Tipo de entregaafecta a la contabilidad de la orden de compra y a la capacidad de realizar un seguimiento del ítem a través de Inventario.Al abastecer peticiones, elTipo de entregase rellena automáticamente en función del tipo de petición que haya configurado en la tareaMantenimiento de tipos de petición.Al crear nuevas órdenes de compra, elTipo de entregase rellena comoReaprovisionamiento de inventario.En el caso de los ítems JIT, la fecha de vencimiento de la orden de compra se rellena a partir del plazo justo a tiempo del catálogo de proveedor.Pago anticipadoSeleccione la casilla Pagoanticipadopara identificar esta línea como de pago anticipado.Workday selecciona automáticamente la casillaTiene línea(s) de pago anticipadoen la fichaDetalles de pago anticipadoy rellena las facturas de proveedor relacionadas con los detalles de pago anticipado de la orden de compra.Las categorías de gasto de las líneas de pago anticipado deben ser:- No rastreable
- Rastreable con el tratamiento contableGasto.
Cuando el impuesto no se asigna en una línea de pago anticipado, no se incluirá en la contabilidad de pago anticipado en las facturas relacionadas. En su lugar, utiliza la regla de contabilización en cuentaImpuesto de transacciones.Contacto de envíoSi la línea de orden de compra se origina a partir de una petición, Workday rellena el contacto de envío de la línea de petición correspondiente.Los contactos de envío en las cabeceras de orden de compra se rellenan a partir de líneas de petición cuando crea una orden de compra a partir de una petición porque no puede especificar un contacto de envío en el nivel de cabecera de petición.Entregar aLa ubicación de entrega es:- Una ubicación de acopio a medida para tipos de reaprovisionamiento de acopio a medida de peticiones.
- Un centro de gestión de inventario o una ubicación de inventario para los tipos de reaprovisionamiento de inventario de las peticiones.
- Cualquier ubicación, para tipos de peticiones que no sean de reaprovisionamiento.
Cuando activa la opción multiempresa, si elTipo de entregaesReaprovisionamiento de inventario, el valorde Destino de entregadebe corresponder a la empresa de inventario y a la empresa de línea de orden de compra correcta.Contrato de proveedorSe muestra si ha activado la consolidación de peticiones entre contratos de proveedor durante la definición del entorno de cliente.Identificadores de ítemIdentificadores de ítem alternativos para el ítem de catálogo, el ítem de enlace externo o el ítem de compra.Cuando configura órdenes de compra con identificadores de ítem principales en la tareaMantenimiento de opciones de visualización de tipo de identificador de ítem, Workday muestra hasta tres identificadores de ítem. Puede seleccionar los ítems restantes que no están marcados como identificadores de ítem principal en la columnaIdentificadores de ítem adicionales.UbicaciónSi registra y realiza un seguimiento de los ítems como activos empresariales, seleccione la ubicación para almacenar y utilizar los ítems.WorktagsUtilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tareaMantenimiento de uso de worktag. Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.Al activar el cuadre contable mediante worktags opcional en la tareaMantenimiento de configuración de cuadre contable mediante worktags, Workday cuadra por completo las líneas de asiento mediante worktags de cuadre contable opcionales. Automáticamente, las líneas de asiento:- Heredan los worktags de cuadre contable opcionales en función de los tipos de worktag seleccionados.
- Generan entradas por pagar y por cobrar para las transacciones de saldo.
- Para especificar una orden de compra como de pago anticipado, acceda a la fichaDetalles de pago anticipado.Mientras selecciona un Tipo de amortización anticipada, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción ManualSeleccione esta opción para amortizar manualmente la amortización de gasto anticipado en una fecha futura.Introduzca laFecha prevista de amortizacióncon fines de seguimiento y generación de informes (opcional).Puede utilizar laFecha prevista de amortizaciónpara generar informes y crear alertas personalizadas, pero Workday no realiza la validación con respecto a esta fecha.Liquide y pague los pagos de tipo de amortización anticipada manuales antes de poder amortizar el gasto.Nota de recepciónSeleccione esta opción para amortizar el gasto de pago anticipado después de que finalice el proceso de gestiónNota de recepciónpara:- Órdenes de compra
- Facturas de proveedor generadas a partir de órdenes de compra o contratos de proveedor
ProgramaciónDefina un programa para amortizar el gasto de pago anticipado después de la aprobación de la orden de compra. - Complete la fichaArchivos adjuntospara añadir archivos a la orden de compra (opcional).Seleccione categorías de archivos adjuntos para especificar el tipo de documento. Puede definir un paso de proceso de gestión para enviar las órdenes de compra con una categoría de archivo adjunto específica a un aprobador alternativo.Seleccione la casillaExternopara incluir el archivo adjunto con el documento de gestión .PDF que envía a su proveedor. Si no selecciona esta opción, el archivo adjunto solo estará disponible para los trabajadores de su organización.
Workday inicia los siguientes procesos de gestión cuando envía órdenes de compra:
- Evento de orden de compra
- Evento de emisión de orden de compra
- Si utiliza la opción Emisiónautomática de XML, el proceso de gestiónEvento de emisión XML de orden de compraemite automáticamente órdenes de compra XML. No emite órdenes de compra en Workday.
- Si ha definido los detalles de pago anticipado de la orden de compra, se rellenan automáticamente las facturas de proveedor de pago anticipado, que puede modificar según sea necesario.
- Cuando consulta la transacción:
- Detalles de líneamuestra la distribución contable de los importes de costo en destino asignados desde la cabecera a las líneas y elImporte brutototal (el importe ampliado neto más los impuestos, el flete y el resto de cargos asignados). Workday utiliza el importe bruto para lo siguiente:
- La introducción de la contabilidad de gastos en el Debe
- Los devengos de notas de recepción
- La comprobación de presupuesto de las transacciones de gastos
- El costo de adquisición por defecto durante el registro de activos
- La fichaImpuestomuestra el porcentaje recuperable y la distribución de los importes de impuesto recuperables y no recuperables en función de lo siguiente:
- La aplicabilidad de impuesto
- El código de impuesto
- El importe gravable
- En el informeConsulta de orden de compra, Workday muestra lo siguiente:
- Las cantidades pedidas, recibidas y facturadas en la fichaLíneas de bienes.
- Los importes pedidos, recibidos y facturados en la fichaLíneas de servicio.
- En el caso de las cantidades y los importes ya facturados, Workday incluye valores de ajustes de factura.
- Cuando la verificación de tarjeta de compras o las líneas de contrato de proveedor hacen referencia a líneas de orden de compra, se muestran en la columnaLíneas de documento de gestión.
- Si la petición incluye archivos adjuntos externos, estarán disponibles para los proveedores:
- Cuando emite órdenes de compra en PDF mediante la opción de emisión por correo electrónico.
- Desde la vista del portal de proveedor de la orden de compra.
- SeleccioneVersión imprimibleen el menú de acciones relacionadas de la orden de compra para ver una versión imprimible con el estadoAprobadooEmitido. Esto es independiente de la opción de emisión que haya utilizado.
- Puede crear programas de amortización de gasto anticipado para una orden de compra si tiene líneas de pago anticipado y un tipo de amortizaciónPrograma.
- Si la orden de compra incluye archivos adjuntos externos, los archivos adjuntos están disponibles para los proveedores:
- Cuando emite órdenes de compra en PDF mediante la opción de emisión por correo electrónico.
- Desde la vista del portal de proveedor de la orden de compra.