Pasos: definición, auditoría e impresión de formularios fiscales de cierre de ejercicio (EE. UU.)
- Revise las consideraciones de definición para los informes de impuestos de cierre de ejercicio de EE. UU.
- Configure la casilla 13 para los empleados que no eligieron el plan de pensiones de empresa (no se aplica a Puerto Rico).
- Asigne las percepciones y las deducciones a las casillas del formulario de declaración de impuestos de cierre de ejercicio. Es responsable de asignar la mayoría de los datos en el formulario; Workday asigna algunos datos, pero aún así debe verificarlos.
Ejecute al menos una nómina antes de crear formularios fiscales de cierre de ejercicio. Cuando haya finalizado toda la nómina, incluidos todos los pagos fuera de ciclo, puede crear, consultar e imprimir los formularios de cierre de ejercicio. Si define la nómina de EE. UU. para incluir a trabajadores con asignación internacional en EE. UU., Workday genera formularios W-2 para esos trabajadores.
Workday rellena los formularios de cierre de ejercicio combinando los datos del trabajador y la asignación de componentes de pago. Workday asigna algunos datos en el formulario de cierre de ejercicio, pero usted es responsable de asignar el resto de los datos.
- Oculte el número de control a los empleados (opcional).Acceda al informe correspondiente y seleccione :
- Consultar configuración de casilla W-2(a partir de 2017)
- Consulta de configuración de casilla de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.(a partir de 2017 para Guam y las Islas Vírgenes de EE.
Workday ya no mostrará los números de control en los PDF de W-2 en Employee Self Service (ESS). - En el caso de los trabajadores de Puerto Rico, acceda a la tareaEdición de informes de impuestos locales y estatales de empresa de EE. UU.para configurar los números de control de los formularios fiscales de cierre de ejercicio.En la fichaCierre de ejercicio, introduzca los números de control.Seguridad:dominio Process: US Territory Year End Forms (Run)en el área funcional USA Payroll.Puede utilizar los siguientes servicios web para asignar números de control de Puerto Rico al formulario W-2PR:
- Obtención de números de control W-2PR (servicio web)
- Introducción de números de control W-2PR (servicio web)
Debe ejecutar la tareaCreación de datos de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.antes de utilizar los servicios web para actualizar los números de control de Puerto Rico.Seguridad:dominio Process: US Territory Year End Forms (Reports)en el área funcional USA Payroll.Workday asigna un número de control exclusivo a cada formulario W-2PR cuando ejecuta la tareaCreación de datos de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. - Audite los datos de cierre de ejercicio de una o varias empresas para asegurarse de que sean correctos antes de crear datos para una ejecución de impresión. Acceda al informe correspondiente:
- Auditoría W-2 de empresa
- Auditoría de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. de empresa
Revise los datos fiscales resumidos a cierre de ejercicio de una o varias empresas.Cuando un tercero proporciona impuestos de cierre de ejercicio y formularios fiscales para la indemnización por enfermedad, el informe incluye un resumen de los pagos e impuestos (no se aplica a los territorios de EE. UU.).Para los trabajadores de Puerto Rico, confirme el rango de números de control.Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:- Proceso: presentación de impuestos/W2 (informes) - EE. UU.
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
- Identifique a los empleados con errores de formulario de cierre de ejercicio antes de una ejecución de impresión:Acceda al informe correspondiente:
- Consulta de errores de W-2
- Consulta de errores de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
Si lo desea, utilice el campoTipo de errorpara filtrar el informe y mejorar el rendimiento. Cuando no selecciona tipos de error, Workday devuelve todos los errores del W-2 (no se aplica a los territorios de EE. UU.).Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:- Proceso: presentación de impuestos/W-2 (informes) - Nómina de EE. UU.
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
- Obtenga una vista previa de los datos fiscales a cierre de ejercicio de los empleados de una o varias empresas antes de una ejecución de impresión.Acceda al informe correspondiente:
- Vista previa de W-2
- Vista previa de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:- Proceso: declaración de impuestos/W-2 (informes) - EE. UU.
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
- Cree datos de formulario de cierre de ejercicio mediante la tarea correspondiente:
- Creación de datos de W-2
- Creación de datos de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
- En el caso de los trabajadores de Puerto Rico, acceda a la tareaAsignación de número de confirmación de W-2PR/W-2CPR.Registre los números de confirmación que reciba del Departamento del Tesoro de Puerto Rico.Seguridad:dominio Process: US Territory Year End Forms (Run)en el área funcional USA Payroll.
- Acceda al informe correspondiente para consultar los importes de impuestos y salarios de los empleados y asegurarse de que son correctos:
- Consulta de datos de formulario W-2
- Consulta de datos de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:- Proceso: presentación de impuestos/W-2 (informes) - EE. UU.
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
- Informes: resultados de cálculo de pago para trabajador (formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.)
- Cree formularios fiscales de cierre de ejercicio mediante la tarea correspondiente:
- Creación de formularios W-2
- Creación de formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
Excepto en los territorios de EE. UU., cuando un tercero proporciona formularios W-2 para la compensación por enfermedad, Workday incluye un resumen de la compensación por enfermedad del tercero.Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:- Proceso: declaración de impuestos/W-2 (informes) - EE. UU.
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
- Si hay errores en los datos salariales e fiscales extraídos, cancele los datos y corrija los errores (opcional). Acceda a la tarea correspondiente:
- Cancelación de datos de W-2
- Cancelación de datos de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
Si ha creado datos del W-2C, no puede cancelarlos. Primero debe cancelar los datos del formulario W-2C.Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:- Proceso: presentación de impuestos/W-2 (ejecución) - EE. UU.
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (ejecución)
- Programe cuándo Workday genera formularios W-2 en PDF a nivel de empresa para reducir la carga de procesamiento en su entorno de cliente durante las horas pico. No disponible para formularios de corrección.Acceda a la tarea correspondiente:
- Preimpresión de horario W-2
- Programación de preimpresión de documentos fiscales de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
nombre de solicitudque introduzca se mostrará en la columnaSolicituddel informeMonitor de procesos.Seguridad: dominioProcess: W-2 Bulk Printen el área funcional USA Payroll.Workday muestra un vínculo al archivo W-2 en PDF en los perfiles de los trabajadores en lugar del botónVer/Imprimir. Los empleados no pueden acceder a este vínculo hasta que publique los formularios fiscales de cierre de ejercicio en ESS.Cuando un tercero proporciona formularios W-2 para la compensación por enfermedad, esta tarea también genera un resumen de la compensación por enfermedad de terceros (no se aplica a los territorios de EE. UU.) (opcional). - Inicie una integración (opcional).Inicie una integración de declaración de impuestos preconfigurada para enviar datos fiscales anuales desde Workday Payroll a su proveedor de servicios de declaración de impuestos.Seguridad: permisos de integraciónGetyPutpara los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:
- Process: Tax Filing/W-2s (Reports (USA)
- Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
Prepárese para el próximo año:
- Defina calendarios de periodos para nómina.
- Cree nuevos periodos de libro mayor y defina el estado comoAbierto.