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Última actualización: 2023-06-23
Publicación de formularios fiscales de cierre de ejercicio en autoservicio (EE. UU.)

Publicación de formularios fiscales de cierre de ejercicio en autoservicio (EE. UU.)

  • Consulte los datos de formulario de cierre de ejercicio de W-2 y territorio de EE. UU.
  • Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional USA Payroll:
    • Proceso: formularios de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU. (informes)
    • Proceso: presentación de impuestos/W-2 (informes) - EE. UU.
Publicar formularios fiscales de cierre de ejercicio para que los empleados puedan utilizar el autoservicio para consultar e imprimir sus formularios. Esta función está disponible para el ejercicio fiscal:
  • 2010 en adelante para los formularios W-2 y W-2C.
  • A partir de 2018 para los formularios W-2PR, W-2CPR, W-2GU, W-2CGU, W-2VI y W-2CVI.
  1. Acceda a la tarea correspondiente.
    • Publicación de documentos fiscales de cierre de ejercicio de EE. UU.
    • Publicación de documentos fiscales de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
  2. Seleccione las empresas para las que desea publicar los formularios fiscales de cierre de ejercicio.
  3. Introduzca las fechas en las que desea que los empleados puedan acceder a sus formularios. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Fecha de disponibilidad solo electrónica
    Los empleados que acepten recibir solo una copia electrónica de su formulario W-2 podrán acceder a su formulario en esta fecha.
    Fecha de disponibilidad de copia electrónica y en papel
    Los empleados que acepten recibir tanto una copia electrónica como una copia impresa de su formulario W-2 podrán acceder a su formulario en esta fecha.
    Si no introduce una fecha en este campo, se rellenará la
    Fecha de disponibilidad solo electrónica
    .
    Puede actualizar o eliminar la fecha de disponibilidad accediendo de nuevo a esta tarea.
    La
    Fecha de expedición
     muestra la última fecha en la que se extrajeron los datos del W-2 mediante la tarea correspondiente.
    • Creación de datos de W-2
    • Creación de datos de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
  • Los formularios están disponibles como acción relacionada para un trabajador al seleccionar
    Nómina
    Documentos fiscales
    . Además del escritorio, los trabajadores pueden consultar e imprimir formularios de cierre de ejercicio con Workday en Android, iPad y iPhone.
  • Los trabajadores dados de baja pueden consultar sus formularios W-2 en el dispositivo móvil buscando la tarea
    Mis documentos fiscales
     .
  • Workday muestra un botón
    Ver/Imprimir
     en el perfil de trabajador. Si preimprime los formularios, Workday muestra un vínculo al archivo W-2 PDF en el perfil de trabajador.
  • Hay disponible para los empleados un formulario W-2 compatible con lectores accesibles. Los empleados pueden seleccionar el botón
    Formulario accesible
     en la tarea
    Mis documentos fiscales
     . Este botón se muestra cuando los empleados seleccionan la casilla
    Vista simplificada
     en la tarea
    Cambio de preferencias
     . (Esta función no se aplica a los territorios de EE. UU.).
  • Puede anular la publicación de los formularios del autoservicio una vez que haya pasado la fecha de disponibilidad. Acceda a la tarea correspondiente y cambie la fecha de disponibilidad:
    • Publicación de documentos fiscales de cierre de ejercicio de EE. UU.
    • Publicación de documentos fiscales de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
    Workday recomienda crear formularios de corrección en lugar de anular la publicación de formularios, ya que es posible que los empleados ya hayan accedido a sus formularios.
  • Puede programar la generación de PDF de formularios W-2, W-2PR, W-2GU y W-2VI originales. Acceda a la tarea correspondiente:
    • Preimpresión de horario W-2
    • Programación de preimpresión de documentos fiscales de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
    La programación de la generación reduce la carga de procesamiento en su entorno de cliente durante las horas pico e incluye un vínculo directo al PDF del W-2 en el perfil de trabajador.